Zpráva o stavu ECM

Technologie podnikové správy obsahu se jako tržní kategorie prezentuje něco málo přes deset let. Vyvinula se z lokální správy dokumentů a zobrazovacích systémů, jež vycházely z papírových předloh. Nyní je její funkční pokrytí mnohem širší. Oboroví specialisté sdružení AIIM vypracovali studii, v níž se svých členů dotazovali na stav a perspektivy řešení ECM.

Podle jejich představy se pojetí ECM rozšíří nad tradiční rámec správy, sdílení a zpracování elektronického obsahu v organizaci. Posune se funkčně směrem ke vzdáleným a mobilním pracovníkům, své výstupy a rozhraní má nabídnout rovněž třetím stranám. Současnou podnikovou praxi reprezentuje především nejednotnost systémů ECM. Ta vznikla v důsledku fúzí, organizačních změn a iniciativ dílčích pracovišť. Obvykle tedy podniky provozují a podporují hned několik řešení ECM, což zvyšuje nároky na integraci a snižuje efektivitu využití.

Podniky si podle analytiků organizace AIIM kladou otázku, jak situaci s mnoha prvky heterogenity řešit. Které systémy zvolit pro jednotlivé funkce a úkoly, zda konsolidovat nebo vytvořit zcela nový projekt. V úvahu přichází i změna technologická. Obsah musí být nově zpřístupněn i mobilním pracovníkům, řešení kategorie on-premise lze doplnit nebo nahradit cloudovými. Jaké byly parametry výzkumu s tématem ECM? Dotazovaný vzorek čítal 538 členů organizace AIIM. Pocházeli z nejrůznějších hospodářských oborů, zhruba dvě pětiny z nich se profesně věnovaly správě informací, další dvě pětiny působily v podnikových IT odděleních. Nezisková organizace AIIM má celkem 65 tisíc členů, sdružuje již 70 let profesionály z oboru informačních technologií. Výzkum s tématem podnikové správy informací se uskutečnil vloni v měsících březen a duben.

Stav ECM v kostce

Pouze 18 procent respondentů mělo dokončenou celopodnikovou implementaci jednotného řešení ECM. 54 procent na tomto úkolu pracuje, případně integruje systémy pro document management a record management (DM/RM). O náhradě existujícího systému ECM uvažuje pět procent dotázaných podniků. 54 procent přijalo strategickou volbu, v jejímž rámci chce celou platformu podnikové správy obsahu sjednotit na produktech jednoho dodavatele. Necelá pětina počítá s pořízením nových systémů, stále však od jednoho dodavatele.

Již zmíněná různorodost a vícenásobnost řešení ECM v podnicích má následující kvantifikaci: 75 procent organizací provozuje více než jeden systém kategorie ECM/DM/RM. 26 procent respondentů disponovalo čtyřmi a více nástroji těchto kategorií. Služby sdílení souborů nemají v provozu tři procenta organizací. Na druhé straně 12 procent je nahradilo systémy ECM. Více než třetina respondentů chce sdílení souborů opustit a přejít na vyspělejší řešení. Pro 61 procent však tyto služby stále představují důležitou součást jejich obsahových struktur.

Existence řešení ECM v podniku ještě nezaručuje jeho efektivní využití. 61 procent organizací má polovinu nebo i více obsahu uloženu v jiných systémech, jako jsou například ERP, HR nebo finanční programy. Komplikují si tak možnosti vyhledávání a výkon funkcí record managementu.

Téma mobility ve spojení se správou obsahu výzkum specifikuje spíše v oblasti potřeb než stavu. Pro 45 procent respondentů představuje mobilní přístup k obsahu velmi důležitý parametr. Dalších 14 procent podniků tento pohled ještě zintenzivňuje, když považuje mobilní rozhraní ECM za životně důležité. Necelá třetina organizací indikuje potřebu svých zaměstnanců pracovat s obsahem na mobilních zařízeních. 22 procent respondentů dokonce považuje za velmi důležité mobilní pořizování dokumentů, resp. obsahu. Čtvrtina společností vyžaduje, aby obsah byl přístupný i v režimu off-line. Většina organizací zpřístupňuje obsah systémů ECM především osobním počítačům. Pouze 11 procent respondentů disponovalo optimalizovaným rozhraním prohlížeče pro mobilní zařízení a deset procent specifickou aplikací. 21 procent podniků umožňuje přístup k ECM třetím stranám prostřednictvím VPN. Cloudové zprostředkování přístupu nabízejí jen čtyři procenta organizací. Má podobu hybridních řešení, do jejichž cloudové části se umístí část obsahu. K té potom třetí strany přistupují on-line.

Polovina dotazovaných organizací neplánuje provoz cloudových řešení ECM. Povětšinou je odrazují bezpečnostní a regulatorní důvody. 47 procent podniků by však zvážilo implementaci cloudové formy pro record management, 14 procent ji již využívá. Dalším vážným kandidátem na cloudovou formu nasazení je skenování a pořizování dokumentů. Pokud podniky o cloudu uvažují, má to primárně nákladový rozměr. Na druhém místě je dostupnost včetně mobilní.

Čtěte také:
→ OMS – Konec záplavy dokumentů
Pravidelné obesílání zákazníků obchodní korespondencí a cílenými marketigovými materiály, propagace aktuálních kampaní prostřednictvím e-mailu či SMS. To je jen několik běžných příkladů aktivit, které jsou nedílnou součástí fungování většiny firem. Ty přitom ale čelí nemalým výzvám.
→ Pět trendů ECM pro rok 2014
Rostoucí objemy nestrukturovaných dat v organizacích vytvářejí tlak na správu tohoto typu obsahu. Bez ní nelze pořizované vstupy efektivně zpracovávat a využívat v interních procesech. Tento aspekt představuje hlavní motiv zvýšeného zájmu o řešení kategorie ECM (Enterprise Content Management).

Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.