Zlepšete si hybridní schůzky

Stručně řečeno, flexibilní práce tu zůstane, alespoň pokud chcete najmout a udržet zaměstnance. Pokud se tedy někteří z vašeho týmu stěhují, alespoň částečně, zpět do kanceláře, pravděpodobně se u vás v dohledné budoucnosti dostane na hybridní schůzky, spočívající v tom, že někteří lidé se scházejí v konferenční místnosti, zatímco jiní volají odjinud.

Tento model schůzek se liší od schůzek kompletně přes videohovory nebo kompletně osobních schůzek. Vyvolává technické problémy, vyžaduje nové dovednosti a také to, aby někdo – možná mnoho lidí – zvládl provádět bláznivé zprostředkovatelské kousky.

Abych s tím pomohl, mluvil jsem s vedoucími, kteří toto umění zvládli. Řekli mi, co funguje a co ne, co je potřeba koupit, aby byl hybrid bezproblémový, a jak proměnit schůzky v produktivní část vašeho dne.

Vylaďte svoje technologie

„Pokud se snažíte zajistit, aby bylo zapojení stejné u virtuálních i osobních účastníků,“ říká Ray Kimble, zakladatel a generální ředitel společnosti Kuma, „začíná to u technologií.“

V minulosti bylo umístění hlasitého telefonu na konferenční stůl a vytáčení vzdáleného týmu rozsahem investic většiny společností do hybridní technologie pro jednání. „Hybrid byl před pandemií běžný,“ říká Jim Kalbach, hlavní evangelista ve společnosti MURAL. „Jen nám příliš nešel.“

Pište pro CIO Business World

Máte dobré nápady, máte co říct? Chcete se podělit o své znalosti se čtenáři CIO BW?

Je tu ideální příležitost. V redakci neustále hledáme externí autory, kteří rozšíří náš záběr. Nabízíme možnost publikací zajímavých článků nejen na webu, ale také v našem tištěném magazínu. Pokud máte zájem, ozvěte se šéfredaktorovi na e-mail: radan.dolejs@iinfo.cz

Málokdo, kdo zažil tato setkání, by nesouhlasil. Vzdálený tým – vytáčený přes hlasitý telefon – byl často ignorován, neslyšel ani nebyl slyšen nebo byl úplně zapomenut. Nikdo v konferenční místnosti nevěděl, kdo byl na hovoru. Lidem bylo skákáno do řeči. Někteří lidé se ani jednou nedostali ke slovu. Ozýval se křik. Často to bylo špatné. „Obnovená konverzace o hybridech není taková, že by byla nová; jde o to, že to tentokrát musíme udělat správně,“ říká Kalbach.

Přidání videa – ve formě videokamery přímo v místnosti a nástěnných videokonferenčních obrazovek – je významným krokem k vyrovnání zapojení lidí v místnosti a volajících, a proto mnoho společností přepracovalo konferenční místnosti tak, aby tyto technologie zahrnovaly.

„Jedním z klíčových prvků je zajistit, abyste měli správné nastavení a aby ten, kdo schůzku koordinuje, věděl, kdo je kde,“ říká Molly Brownová, viceprezidentka pro inženýrství ve společnosti Qumulo.

Stejně jako mnoho společností vybudovalo i Qumulo své konferenční místnosti tak, aby vytvořilo lepší hybridní zážitek ze setkání. „Máme několik místností, které mají obrazovky Zoom Room,“ říká Brownová. „To jsou velké dotykové obrazovky, které vyrábí Zoom. Ty jsou vhodné pro středně velké a malé místnosti a snadno se nastavují.“ Ostatní místnosti mají konferenční kamery Owl nebo jiné video systémy.

Přidejte i nějaké nástroje pro spolupráci

Pokud do svého konferenčního zařízení přidáte nástroje pro on-line spolupráci, můžete úroveň zapojení ještě dále zvýšit. Tyto nástroje posouvají těžiště schůzky pryč od bezduchého blábolení směrem k úkolu, který je na dosah ruky, což je směr, kterým chcete, aby se pozornost ubírala, pokud doufáte ve spolupráci.

„Máme rádi nástroj jménem Miro,“ říká Brownová. „Ten je užitečný pro retrospektivy, sdílení myšlenek a brainstormingová cvičení.“ Někdy však v jejím týmu stejně dobře funguje i držet kus papíru směrem ke kameře, říká. „Když hovoříe o základních návrzích, někteří lidé prostě chtějí mít po ruce kus papíru a pero, aby mohli nakreslit návrh nebo všem ostatním ukázat vizuál.“

Dejte všechny na obrazovku

Dobrá hybridní setkání vyžadují také to, aby lidé byli dobří v jejich moderování, facilitaci a účasti na nich. K tomu potřebujete dovednosti, návyky a hygienu jednání.

Marku Schlesingerovi, vedoucímu technologickému kolegovi z Broadridge, přinesly všechny videohovory, které se během pandemie staly výchozí metodou schůzek, zvýšenou úroveň spolupráce, o kterou jeho tým nechtěl přijít ani na hybridních schůzkách.

„Najednou měli všichni svůj hlas,“ říká o hovorech na Zoomu. „Ne vždy to byla konferenční místnost, která převzala konverzaci.“ Když společnost přešla na hybridní model, „potřebovali jsme solidní řešení, abychom zachovali tuto spolupracující povahu.“

Schlesinger objevil řešení – směs videohovorů a osobních schůzek – když diskutoval o problému se svou dcerou, navštěvující vysokou školu. Ta mu řekla, že pro hodiny v její škole platí pravidlo: „I když se nacházíte přímo na místě, každý musí převrátit své zařízení a povolit video, aby se viděli všichni navzájem, včetně instruktora a vzdálených studentů, na svých obrazovkách.“

To je v podstatě to, co dělají v Broadridge, i když pro lepší věrnost používají stávající zvukové zařízení v místnosti. Toto nastavení zachovává hlas všech, poskytuje vizuální podobu – a jméno a titul – všem účastníkům schůzky a „je méně pravděpodobné, že hovor v konferenční místnosti zastíní vzdálené účastníky,“ říká Schlesinger.

Získejte pomoc s moderováním

Dobrý facilitátor je pro hybridní setkání nezbytný. A všichni, s nimiž jsem mluvil, souhlasili s tím, že zlepšení vašich vlastních dovedností facilitace a rozvoj těchto dovedností ve vašem týmu je zásadní pro budoucnost světa hybridního setkávání. Ale někdy i ten nejlepší facilitátor potřebuje pomoc.

„Snažím se, aby někdo moderoval chat,“ říká Brownová. Protože sledování chatovacího kanálu při mluvení se skupinou vyžaduje více smyslových vstupů a šedé hmoty, než je většina lidí vybavena. Zadáním jiného člena týmu, aby sledoval tento kanál, pomůžete vzdáleným lidem klást otázky a získat na ně odpovědi, takže je účastníci v místnosti nezastíní.

Dean Guida, zakladatel Slingshotu a též CEO a zakladatel společnosti Infragistics, věří v ustanovení zapisovatele, který by na schůzkách dělal poznámky. „Tento zapisovatel zachycuje podstatu diskuse a akčních položek,“ vysvětluje. „Na konci schůzky si vždy nechám pět minut na to, abych si prostudoval úkoly a ubezpečil se, že každý rozumí tomu kdo, co a kdy, a je možné zaznamenat, jestli něco bylo vynecháno.“

Guida také věří v to, že práci zapisovatele a facilitátora je třeba předávat z jednoho člověka na druhého, takže úkoly nemusí vždy připadnout stejné osobě. Protože pokud jste facilitátor nebo zapisovatel, změní to způsob, jakým se účastníte setkání.

Udržujte lidi v zapojení

Mnoho lidí, s nimiž jsem mluvil, navrhuje vydat zásady etikety schůzek, aby byla očekávání ohledně účasti a záležitostí, které si jednou určí pracoviště, vysvětlena na schůzkách, které se částečně konají v obývacích pokojích, suterénech a volných ložnicích.

„Tato očekávání můžete kdykoli nastavit,“ říká Trish Bishopová, projektová manažerka IT, která se stala koučkou vedení, „Můžete říct, že máte pocit, že se tým v tomto hybridním prostředí plně nezapojuje. Stanovme si společná očekávání.“

Navrhuje přimět tým, aby pravidla vymýšlel sám, a nikoli je vydávat z výšky, protože je snazší získat buy-in a očekávání budou pravděpodobněji odrážet realitu domácího života lidí. Pravidla mohou pokrývat vše od toho, zda má být zapnutá videokamera, jaké je přijatelné pozadí – alespoň pro jednání směřující navenek – nebo zda je vyžadována reprezentativní garderoba.

Ale žádná směrnice pravidel, jakkoli rovnostářská, nepřekoná špatně naplánované nebo řízené setkání.

„Udržovat lidi v zapojení je zvyk, který začíná agendou,“ říká Kimble ze společnosti Kuma. „Pokud se nedržíte stanoveného programu a nerespektujete čas lidí, odpojí se.“

A ztráta lidí na schůzkách je problém, který přesahuje konferenční místnost.

„Nic nezabíjí kulturu a neničí motivaci jako příliš mnoho schůzek nebo schůzky, kde se nic nedělá,“ říká Guida. „Ovlivňuje výkon a to, zda lidé skončí, nebo zůstanou.“

Vytvořte rovnost prostřednictvím účelu

Kalbach říká, že dobré hybridní schůzky potřebují více než jen agendu. „Potřebujete účel a způsob, jak se k němu dostat,“ říká.

I s agendou se podle něj rozvine obvyklá dynamika. Dominantní hlasy mluví, zatímco tišší hlasy ustupují a možná – pokud mají vypnutou kameru – vaří těstoviny nebo perou. Budete hledat způsoby, jak přitáhnout pozornost všech zpět.

„Pokud však přinesete aktivitu, pak řekněte: ‚Udělejme matici dva na dva a rozhodneme se společně hlasováním‘ – tímto způsobem zajistíte účast,“ říká Kalbach.

Dalším trikem, jak udržet zaměření na schůzku, je vytvořit systém pro střídání.

„Oblíbený je popcorning, kdy poslední člověk, který mluví, vybírá dalšího,“ říká.

Nejen, že tyto triky překonávají verbální provozní problémy, „můžete začít přemýšlet o schůzkách jako o místech, kde věci vyřídíte,“ dodává.

Jakmile začnete hledat účel místo programu, najdete ho. Pokud někdo řekne: „Potřebujeme dát tento dokument dohromady“ a vaše schůzka potřebuje nějaký účel, můžete přinést dokument a práci na schůzce dokončit.

„Tímto způsobem odejdete ze schůzky bez úkolů, protože jste práci už dokončili,“ říká Kalbach.