K určitým posunům přesto dochází a já se nedávno zeptal znovu, konkrétně na jejich pohled na přesun ERP do cloudu. Tentokrát kupodivu začali sdílením svých negativních zkušeností. Historicky většina ERP projektů prý podceňuje časovou náročnost a pracnost. Jako hlavní problémy lokální implementace ERP nejčastěji zmiňovali špatně nastavené procesy, nekvalitní řízení a zanedbání řízení změn v podniku.
Obecně však cloud vítají. Přesun datového centra do IaaS má pro IT řadu výhod, ale pokud není ERP systém na provoz v cloudu uzpůsobený, nebude jeho přesun pro podnik nijak přínosný. Přechod na ERP ve formě SaaS považují za náročný projekt, který vyžaduje velké změny a překopání podnikových procesů. Oproti IaaS navíc SaaS obvykle neumožňuje specifické úpravy. Na druhé straně běží na lépe optimalizované infrastruktuře.
Veřejné cloudové služby vyspěly a jejich vnímání se mění. Vedení firem v cloudu a SaaS spatřuje příležitost posílit bezpečnost, soustředit zdroje na to podstatné a snížit náklady. Stoupá také ochota zkoušet nové věci. CIO si navíc zvykají na to, že i složité aplikace mohou běžet v podobě služby. Zároveň ERP už není jediným „klenotem" podnikového IT.
Mezi hlavní přínosy obecně patří rychlost a pravidelnost aktualizací, omezení nebo eliminace dopadu změn a upgradů na zákazníky, zbavení se historické zátěže, rozhraní API pro propojení s dalšími systémy, agilita, přesun personálních nákladů na poskytovatele služby a možnost soustředit se více na strategické záležitosti a odlišení od konkurence než na údržbu a rozvoj systému. Podnik může migraci využít k vyjednání výhodnějšího modelu financování, než jsou tradiční licenční poplatky, to znamená posunout se směrem k placení za skutečné využití.
Je však nutné zmínit, že podle CIO není pouhý přesun lokálního ERP systému do cloudu dobrý nápad. Přechod do cloudu proto fakticky znamená migraci na nové ERP, protože výhody cloudu nestačí k ospravedlnění tak riskantního a nákladného počinu. Někteří také varují před vynakládáním příliš velkého množství času, peněz a práce na migraci podpůrných back-office komponent ERP, které nejsou strategické povahy. Přechod navíc bude vyžadovat změny – nebo zavedení pořádku – v interních procesech.
ERP systémy jsou nákladnou záležitostí a přechod z použitelného a podporovaného lokálního systému na cloudové ERP může být z ekonomického hlediska obtížně obhajitelný. Ve většině případů cloud neprosazují ani tak CIO, CFO nebo CEO, ale výrobci softwaru. Nahrává jim skutečnost, že až příliš mnoho firem považuje své ERP za problematické a je ochotných ke změně. Mnohdy ale nevidí, že za problémy stojí jejich vlastní lidé a procesy. Bez zásadní revize v takových případech přechod na cloud nepřinese očekávané zlepšení. Ve firmě proto musí panovat shoda na potřebě nového systému, o niž se bude opírat ochota ke změnám. Na konci totiž musí podnik pocítit pozitivní dopad na provoz, nikoli pouze změnu prostředí a ovládání aplikace.
Problémy nejčastěji spočívají v lidech a procesech, a teprve potom v technologiích. U lidí jde především o jednoznačnou odpovědnost a pravomoci. Chybí také znalost celkového kontextu IT, sdílených dat nebo integrace v rámci celého ERP prostředí. Problémem může být i rozdílná úroveň připravenosti různých částí nebo úrovní organizační struktury.
Migrace vyžaduje personální strategii, procesní strategii a integrační strategii. Řada problémů a potenciálně vysoké náklady se mohou pojit s migrací a integrací dat. CIO zmiňují také technický dluh. Při přechodu na SaaS může být bolestivé vzdát se vlastních úprav systému. A bez zásadních změn podnikových procesů migrace nepřinese očekávaný výsledek. To znamená, že pravděpodobně půjde o zbytečně vynaložené peníze.
Mezi hlavní překážky úspěchu patří předchozí zkušenost s tak zásadní změnou, kdy se mnozí manažeři obávají možného dopadu na své týmy. Náročné bývá také vysvětlit vedení, co takový krok bude znamenat z hlediska užitku, nákladů a rizik. ERP obvykle bývá součástí rozsáhlejšího ekosystému a všemi navazujícími systémy je nutné se zabývat současně s ním.
Oslovení CIO se domnívají, že musejí prokázat návratnost investice (ROI) a ekonomický užitek. To nemusí být snadné a bylo by chybou považovat za jediný přínos snížení mzdových nákladů. Nutné je ukázat přínos z hlediska efektivity, úspor i přeskupení zdrojů tam, kde podpoří odlišení od konkurence. To znamená, že CIO musejí přemýšlet o skutečných nákladech příležitosti a reálném užitku. CIO, se kterými jsem hovořil, nedoporučují užívat módní buzzwordy jako blockchain, big data a umělou inteligenci a prezentovat je jako kouzelný lék na neefektivní procesy, nedostatky ve správě dat a špatné návyky.
Migrace není projekt, ale změna přístupu. CIO se musejí ptát, co se od změny očekává a čeho se má dosáhnout. Přitom je potřeba myslet na to, jak zajistit přenositelnost, integritu a bezpečnost dat, kontinuitu provozu, efektivitu atd. To vše je nutné prokázat i při přechodu do veřejného cloudu.
Je-li jediným efektem migrace výhodnější cenový model při zachování úrovně funkcionality, je možné o změně uvažovat, ale pečlivě zvážit náklady. A v některých typech organizací – zejména ve veřejné správě – nikdy nedochází k redukci stavu zaměstnanců. Z hlediska pracovní síly se jako užitečnější argument jeví zdůrazňovat možnost ulevit pracovníkům od neproduktivních činností spojených se správou a údržbou systému a využít jejich schopnosti ekonomicky přínosnějším způsobem.
CIO se obávají, že výrobci softwaru přestanou lokální systémy podporovat a podnik nakonec nebude mít na výběr – konec podpory bude znamenat konec rozvoje a inovací. Zamýšlet se nad migrací a všemi jejími aspekty raději dříve, fundovaně rozhodnout a mít vše zcela ve své režii je rozhodně lepší než jednat narychlo a pod tlakem.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU