Výhody nasazení globálního informačního systému

Termín globální vykládá slovník jako souhrnný, celkový nebo celosvětový. Avšak pokrývat souhrnně nebo celkově potřeby některé konkrétní firmy může stejně dobře jak produkt lokální, tak i produkt globální. Podstata a zásadní odlišnost globálních ERP systémů tak souvisí se třetím významem onoho slova: celosvětový.

Za lokální informační systém se obvykle považuje produkt firmy s lokální působností, například v jedné zemi, který co nejpodrobněji řeší problematiku společností nebo organizací v daném místě. Lokální dodavatelé kladou většinou daleko větší důraz na co nejširší nabídku místních funkcí a pokrytí specifických požadavků například jenom českých a slovenských zákazníků.

Dodavatelé globálních ERP systému oproti tomu mají celkově stovky tisíc nebo miliony uživatelů v nejrůznějších lokalitách po celém světě. Globální ERP produkty bývají proto navrženy tak, aby vyhovovaly co největšímu počtu těchto uživatelů a daly se s minimálními náklady parametrizovat nebo upravit pro konkrétní potřeby firem působících v různých zemích a regionech. Důležitým rysem globálních produktů je zejména podpora více jazyků, více měn a  více legislativních verzí současně.

Je důležité zmínit i to, že globální systém lze vytvořit také za pomoci integrace několika lokálních produktů. Obvykle to ale vyžaduje poměrně vysoké náklady na propojení těchto systémů a na údržbu jejich rozhraní. S rostoucím počtem různých aplikací také enormně rostou organizační nároky na časové sladění technologických změn jednotlivých komponent.

Jaký systém je tedy pro firmu nebo organizaci nejvhodnější? Záleží samozřejmě na strategii firmy, na oboru, ve kterém firma působí, a na řadě dalších faktorů. Malá společnost působící pouze v rámci jednoho města nebo okresu si určitě lépe porozumí s lokálním systémem. Firma působící na více kontinentech, ve třech časových pásmech a vykazující ve více účetních standardech bude zajisté vybírat spíše mezi globálními systémy.

Absolutní většina firem se ale nachází někde mezi těmito dvěma extrémy. Ve prospěch globálních informačních systémů pak u takových firem hovoří zejména následující požadavky:

• Plánované otevření zahraničních poboček, například v zemích jako je Rusko, Ukrajina, Čína nebo kdekoliv mimo působnost současného lokálního dodavatele.
• Nutnost konsolidace výkazů z více společností v různých zemích.
• Vstup zahraničního investora, který vyžaduje průhledné sestavy o finančním stavu společnosti bez nutnosti studovat používání lokálních aplikací.
• Plánované akvizice zahraničních firem.
• Komunikace se zákazníky nebo dodavateli ve více zemích.

Globální dodavatelé ERP systémů také obvykle investují mnohem vyšší částky do technologických, bezpečnostních a dalších inovací ve svých produktech. Z toho pak plyne pro většinu uživatelů důležitá dřívější podpora celosvětových standardů, nových operačních systémů, portálových řešení, moderních komunikačních nástrojů, bezpečnostních řešení, datových skladů nebo například nejnovějších mobilních technologií přímo uvnitř daného informačního systému.

CO MŮŽE IMPLEMENTACE GLOBÁLNÍHO INFORMAČNÍHO SYSTÉMU PŘINÉST?

Kromě přínosů, které přímo nesouvisejí s tím, že informační systém je mezinárodní, a kterými mohou být například optimalizace skladových zásob, zrychlení zpracování zakázek, optimalizace nákladů, lepší informovanost zákazníků nebo lepší přehled o finančních ukazatelích firmy, nabízí informační systém od globálních dodavatelů i přínosy, kterých lze dosáhnout pouze nasazením informačního systému napříč všemi společnostmi ve skupině ze všech zemí. Takový globální IS pak uživatelům nabízí například tyto specifické přínosy:

• Expanze na nové trhy bez nutnosti pořizovat jiný informační systém. Je to pouze otázka manažerského rozhodnutí a použití podpory další legislativy.
• Podpora lokálních standardů v různých zemích, vše v rámci jednoho systému. V takovém režimu je důležité, že zůstává zachována možnost on-line konsolidace výsledků z různých zemí a možnost vykazování v různých měnách a různých účetních standardech.
• Podpora mezinárodního systému pro různé lokální standardy nebo regulativy, jako je například podpora informačního systému pro naplnění požadavků Sarbanes-Oxley.
• Standardizace analytických a reportovacích nástrojů ve všech mezinárodních pobočkách. Rozhodování ve společnosti pak může probíhat pro všechny regiony, země nebo pobočky na základě standardizovaných, relevantních a aktuálních dat. Důležitým přínosem může být výrazné zkrácení času potřebného ke tvorbě výstupů pro mezinárodní reporting (např. US GAAP, IFRS a české účetní standardy současně) a controlling.
• Využívání znalostí a zkušeností zaměstnanců a manažerů ze společností ve skupině v jiných zemích, a to bez nutnosti je zaškolovat na jiný informační systém.
• Spolupráce s mezinárodními auditorskými a účetními společnostmi a jejich nahlížení do informačního systému, který je mezinárodně používaný a uznávaný.
• Podpora mezipodnikového obchodování napříč pobočkami nebo propojenými společnostmi v různých zemích. Jedna společnost může být dodavatelem jiného člena skupiny v jiné zemi a obráceně, mohou spolu korektně obchodovat v závislosti na nastavení. To vše v rámci jednoho globálního IS s automatizací mnoha operací, správným sledováním finančních toků, konsolidací výsledků a například možností sdílet pojistné zásoby na skladech.
• Plánování výroby napříč lokalitami a regiony, sledování a možnost využívání skladových zásob ze skladů v různých zemích.
• Možnost využít pro rozvoj vlastního informačního systému vývojové kapacity a znalosti dodavatelských firem z různých zemí a regionů.
• Centralizace nákupů nebo centralizace plateb pro více poboček nebo společností v regionu, využití optimalizace nákladů v rámci regionu.
• Možnost konsolidace objednávek od zákazníka v rámci regionu.
• Efektivní řízení nákladů na rozvoj a provoz IS v mezinárodním měřítku, zvýšení bezpečnosti a dostupnosti firemních dat, snížení nákladů na administraci.

Pro správné rozhodnutí ohledně výběru informačního systému nejsou však jeho vlastnosti na prvním místě. Toto rozhodnutí se musí odvíjet od firemní strategie. Není-li váš firemní rozvoj limitován žádnými hranicemi, neměl by do vašeho rozvoje zavádět hranice ani váš informační systém.