Vize Software602: budoucnost bez papírování

Podle předpovědí Software602 se v českých a slovenských podnicích a úřadech radikálně zmenší objem mechanické práce. Zaměstnanci budou věnovat mnohem větší podíl času práci s vysokou přidanou hodnotou, to znamená takové práci, která vyžaduje přemýšlení, kreativitu, rozhodování apod. Tato revoluční změna již v řadě organizací začala, její dovršení nebude trvat déle než dva roky. Vyplývá to z poznatků, které S602 nashromáždila.

„Hovořili jsme s představiteli stovek firem z různých sektorů trhu i úřadů a trend je zcela jednoznačný. V desítkách organizací již začaly reálné projekty, na mnoha místech už jsou vidět výsledky,“ říká předseda představenstva Software602 Richard Kaucký. „Hovoří-li se o největší změně od doby Marie Terezie, je to nadsázka, ale nijak zavádějící. Skutečně stojíme na prahu revolučního zlomu.“

Zmíněný přechod souvisí s nahrazováním oběhu papírů a s přechodem od nestrukturovaných elektronických dokumentů, což je v podstatě jen papír přenesený na obrazovku počítače, ke strukturovaným dokumentům, které za uživatele dělají mechanickou část práce (přepisování, kontrola správnosti, přenos dat z jiných zdrojů, výběr z roletek místo vyplňování apod.). Také čas věnovaný archivaci, vyhledávání, připravování materiálů ke schválení atd. se sníží na zlomek současného stavu.

Změny proběhnou velmi rychle, mimo jiné, z následujících důvodů:

• - jsou k dispozici technologie, které jsou dost jednoduché a cenově dostupné

ještě donedávna nebylo možné reálně nahradit oběh papírového dokumentu bez nasazení informačního systému, což bylo nákladné, zdlouhavé a mnohdy tak složité, že organizace raději zůstaly u papírů. Současné technologie umožňují nasazení formulářového řešení v některých případech i za několik hodin a za zlomek ceny informačního systému.

• - české úřady přestávají vyžadovat papírové dokumenty a podporují využívání elektronických dokumentů i mezi podniky

nejvýznamnějším projevem tohoto trendu je zákon o eGovernmentu, který vstoupí v platnost 1. července tohoto roku. Právě nutnost vyhovět legislativním požadavkům nebo požadavkům některého konkrétního úřadu byly v mnoha případech hlavním důvodem vytváření a archivace papírů (daňové doklady, smlouvy apod.)

• - ekonomická situace zesiluje tlak na snižování nákladů

pro podniky čelící obtížnější situaci na trzích bude obtížnější ignorovat, kolik pracovních hodin nebo dnů věnují zaměstnanci činnostem s minimální produktivitou.

„Důležité je i to, že existují konkrétní příklady. Podobných velkých vizí tu byla v minulosti celá řada, a ne všechny se naplnily. Ale dnes jsme v situaci, že pokud chcete odbourat papírování u jakéhokoliv typu procesu, prakticky vždycky najdete konkrétní organizaci, kde již takový krok proběhl. To je také jedním z důvodů, proč organizujeme semináře a proč provozujeme portál www.bezpapiru.cz, který slouží právě ke sdílení těchto zkušeností,“ konstatoval Richard Kaucký.

Semináře zaměřené na praktické aspekty nahrazování oběhu papírových dokumentů pořádá Software602 přibližně od poloviny loňského roku. Probíhají pravidelně v Praze, Brně a Plzni a během posledních několika měsíců se již zúčastnili představitelé více než 100 organizací ze všech sektorů trhu. Seminář zpravidla trvá 2-3 hodiny, témata jsou uzpůsobena účastníkům každého setkání.