Správný výběr informačního systému je pro každou společnost poměrně zásadní. Ostatně od této volby se bude dále odvíjet běh a organizace firmy a s jistou nadsázkou tak lze říci, že výběrem informačního systému management určuje další budoucnost organizace. V soukromé sféře je proces výběru informačního systému běh na dlouhou trať, protože většina manažerů si je vědoma závažnosti tohoto tématu. Není důvod si myslet, že státní nebo státem zřízené organizace mají zásadně odlišné potřeby – stejně jako soukromé firmy, i ty státní potřebují fungovat a mít přehled o svém dění. Při výběru IS jsou však limitovány mnoha faktory, zvláště pak rámcem zákona 137/2006 Sb. O veřejných zakázkách (dále ZVZ). V souvislosti s připravovanou novelou ZVZ se tedy pojďme zamyslet nad některými oblastmi, které by pomohly organizacím zvýšit jejich šance na rovný boj.
Geografická příslušnost
S prorůstající globalizací se dnes již nikdo nepozastaví nad tím, že americké softwarové firmy mají call centra v Indii a testují na součástkách z Číny. Principiálně to totiž ničemu nevadí. Ovšem, pouze v případě, že vyvíjíte univerzální software „pro všechny“ jako jsou běžné operační nebo antivirové systémy. Zcela odlišná situace nastane v případě, že jako zákazník potřebujete informační systém, který splňuje základní požadavky specifické pro váš provoz a pro legislativu, kterou musíte ze zákona dodržovat.
Univerzální a customizovatelné účetní osnovy se to netýká – ostatně Má dáti / Dal platí jak v GAAP tak v IFRS. Problém se projeví v oblastech, jako jsou například mzdy nebo personalistika. Při prezentaci produktu vám každý dodavatel předvede jak jeho systém rychle a snadno zaúčtuje mzdy, nebo sestaví výkazy pro statistický úřad, ale co když se změní legislativa – ostatně jako snad každý rok – a vy budete potřebovat update? Za jak dlouho zareaguje dodavatelská firma, když budete jediný zákazník v ČR a pro dodavatele budete mít jen minimální ekonomický přínos?
Současné znění zákona o veřejných zakázkách je dosti svazující, co se týče vymezení podmínek pro původ dodavatele. Bohužel ani chystaná novela v tomto ohledu neskýtá světlo naděje, kdy v §6 odst. 2 přibylo ustanovení o tom, že „Zadavatel nesmí omezovat účast dodavatelů, kteří mají sídlo v členském státě Evropské unie a ostatních státech, které mají s Českou republikou či Evropskou unií uzavřenou mezinárodní smlouvu zaručující přístup dodavatelů z těchto států k zadávané veřejné zakázce“.
Trhu jistě prospěje konkurenční tlak na snížení cen informačních systémů – i když o tom se dá jistě polemizovat. Každopádně si však zákazníci budou muset dát větší pozor na důsledky svých rozhodnutí, protože se jim může snadno stát, že vítězný dodavatel sice bude mít schopný software, ale obtížně jej bude nasazovat v českém legislativním prostředí, ještě hůře jej bude udržovat v chodu a dodržovat SLA a samozřejmě nesmíme opomenout českou lokalizaci a jazykovou bariéru mezi implementačním týmem a zákazníkem.
Jedinou obranou tak zřejmě i nadále zůstane důsledné vyžadování referencí o minulých implementacích v českém legislativním prostředí a pečlivé prověřování schopností dodavatele.
Kvalita a způsob jejího dosažení
Zákon 137 / 2006 Sb. v platném znění poskytuje dostatek prostoru pro definování vlastních hodnotících kritérií – samozřejmě za předpokladu zachování ekonomické výhodnosti. Ekonomická výhodnost v případě informačních systémů je sama o sobě tématem na samostatný článek a s kvalitou vlastně nesouvisí, nebo ano?
Informační systém lze poptat mnoha způsoby, např. výčtem funkcionality, nebo pouze popisem oblastí, které má řešit, nebo naopak detailní studií včetně nasazení. Každá z variant má své klady a zápory, rozdíly jsou také v nákladech na přípravu zadání, jedno však mají společné – pokud dodavatel slíbí, že poptanou věc splní, nelze dál hodnotit, jak toho dosáhne.
Důsledky jsou zřejmé:
• Problémy při implementaci – zdržení a prodražení projektu.
• Špatná integrita funkcí, kdy systém může být „poslepovaný“
• Nízká míra otestování v případě individuální funkcionality
• Drahý provoz a správa
Skutečně se tak může stát, že díky nižší ceně budete muset vybrat řešení, které vašim zaměstnancům přinese více starostí, více ikon na ploše a IT oddělení pak nebude mít čas na nic jiného než zálohování a konsolidaci deseti různých aplikací, které se vydávají za systém.
Pokud v chystané novele zákona skutečně nebude paragraf 55 – Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady, pak se výše popsané riziko jen zvyšuje. Jediným způsobem ochrany investice zadavatele pak bude na vlastní náklady zpracovat nebo nechat zpracovat podrobnou předimplementační studii a analýzu potřeb a poptat konkrétní funkce informačního systému, včetně návrhu řešení. Sice tak vlastně poskytne know-how dodavatelům, ale v celkovém součtu ušetří peníze za dodavatelskou analýzu, za průtahy projektu a sníží i náklady na provoz. Benefitem je, že takovouto studii lze přiložit ke smlouvě a precizně definovat podmínky SLA.
Implementace - neovlivňuje snad výsledek?
Každý kdo se někdy podílel na nákupu nebo nasazení informačního systému ví, že základním determinantem úspěchu je kvalita implementace. Zkušenosti, dostatečná kapacita, sehranost a profesionalita implementačního týmu ovlivňují průběh nasazení informačního systému nejen po technické, nýbrž i po lidské stránce, která by neměla být opomíjena, protože úspěšně nasadit a provozovat informační systém bez součinnosti pracovníků zákazníka prostě nelze.
Při výběru dodavatele tak nestačí poptat pouze seznam techniků, je nutné přihlédnout i k jejich znalostem a praxi. Ideální je, pokud je dodavatel držitelem certifikátu jakosti, pak nemusíme zkoumat přílišné detaily – ostatně, ani bychom neměli. Vzhledem k návrhu nového znění zákona, kde je vynecháno ustanovení o možnosti požadovat předložení certifikátu pro řízení jakosti, se zadavatelů opět budou muset pracně věnovat zjišťování detailů o konkrétních implementačních partnerech, protože to je jediný způsob jak snížit riziko kolapsu projektu hned v začátku. Pak už zbývá jen najmout si profesionálního a zkušeného projektového manažera na své straně, aby hájil zájmy dodavatele lépe než zákon o veřejných zakázkách.
Současné znění ZVZ i připravovaná novela přináší mnohá další úskalí pro zájemce o informační systém. O nich ale až někdy příště, abychom nepředjímali událostem – to se také nesmí. Příště se podíváme, jaká administrativní úskalí na nás číhají při vypisování veřejné zakázky.
Ing. Martin Stoilov - Autor je Consulting unit lead ve společnosti Conceptica s.r.o.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU