Váhavost malých a středních

Pojem business intelligence (BI) je, zejména mezi širokou odbornou veřejností, natolik známý, že psát články na toto téma vypadá jako nošení dříví do lesa. Není tomu tak. I když se tento pojem stal vcelku běžným už i v segmentu malých a středních společností, tak se v praxi stále nedaří překonat "poslední míli".

A právě malé a střední podniky mohou správnou implementací řešení založeného na BI posílit svou konkurenceschopnost. Článek si klade za cíl stručně shrnout základní poznatky o BI a dále se věnovat možnostem, které může implementace řešení BI přinést malým a středně velkým společnostem. V neposlední řadě by měl přinést zamyšlení nad příčinami, proč tyto společnosti stále váhají s nasazováním BI.

BI vnáší do práce s daty a jejich vyhodnocování významnou efektivitu. Můžeme, s mírou přesnosti danou použitým příkladem, o ní mluvit jako o navigaci. O navigaci, kterou si pořizují řidiči, motocyklisté a cyklisté, či pěší turisté, aby se rychleji pohybovali ve více či méně známém prostředí. Ale i přesto, že BI je založena na jednoduché myšlence, symbolizuje pro mnoho uživatelů drahé a složité řešení. Přitom vývoj databázových technologií a souvisejících analytických nástrojů jde stále rychleji kupředu a současně s tím dochází k masovému nasazování. Výsledkem jsou levné a kvalitní technologie, pomocí kterých lze nasazovat ekonomická řešení z řady BI s očekávanou rychlou návratností.

Hlavní příčinou rozmachu řešení založených na BI a dalších řešení, zaměřených na vyhodnocování dat, je jejich neustálý nárůst, kterému musí dnes společnosti čelit, ať už jsou z jakéhokoliv segmentu nebo oboru.

CO HLEDAT POD BI?

Čtenářům, kteří pojem business intelligence již znají, mohou tuto pasáž přeskočit. Pro ty, kteří se chtějí dozvědět víc o podstatě BI, na následujících řádkách podrobněji vysvětlujeme principy a základní pojmy.
Business intelligence vychází z principu účinného zpracování velkého množství dostupných údajů tak, aby se odhalily podstatné informace v nich ukryté. Analýzou těchto informací lze dospět k poznatkům a po určité době k jejich zobecnění. Na základě těchto poznatků je pak možné vytvářet pravidla a znalostní báze přispívající k lepšímu řízení společností.

Základem většiny BI řešení bývá OLAP (On-line Analytical Processing) neboli analytická databáze. Je to databáze optimalizovaná pro analytické a vykazovací řešení. Uchovává předem spočítané, "vícerozměrné" struktury - kostky. Kostka představuje pohled na vybrané faktické údaje pro dané předmětné oblasti, její rozměry představují tzv. dimenze. Například údaje o prodejích za dané časové období, produkty a prodejní regiony. Přestože mluvíme o kostce, počet rozměrů může být ve skutečnosti daleko větší.

Datově náročnější projekty z oblasti BI vyžadují implementaci dalších speciálních databází - datových skladů. Datové sklady se stávají základem pro budování strategických reportovacích systémů, které pomáhají sledovat a řídit vlastní podnikání. Ty představují jakýsi mezisklad, kde se musejí různorodá data konsolidovat a srovnat informace z různých obchodních jednotek a dalších informačních systémů. Následně se připraví zdroj pro sestavování požadovaných výkazů a tvorbu analýz prodejní nebo obecně ekonomické výkonnosti podniku.

Základním sjednocujícím prvkem všech informací je jednotná časová základna. Ta umožňuje transparentní provádění analýz z časového hlediska (např. sezonnost prodejů, analýzy historického vývoje apod.). Zpracovávané výstupy mohou pocházet jak z datového skladu, tak z analytické databáze.

Celé řešení je navrženo tak, aby pro koncové uživatele - analytiky, manažery, vlastníky podniku - představovalo rychlý a srozumitelný přístup k požadovaným výsledkům.

Srozumitelnost je podpořena také zpracováním výstupů v důvěrně známém prostředí tabulkového kalkulátoru. Jiným využívaným způsobem je propagace údajů formou webového přístupu. Jedná se obvykle o webové části zpřístupňující analytické databáze nebo data z datových skladů v prostředí firemních intranetů, extranetů nebo jiných internetových řešení.

VÁHAVÝ POSTOJ MALÝCH A STŘEDNÍCH

Na základě dostupných údajů se dá obecně říci, že společnosti v České republice, na rozdíl od vyspělých západních společností, BI nepřikládají takový význam. Zdá se, že mezi malými a středními společnostmi je o BI ještě menší zájem. Samozřejmě i zde existuje několik výjimek, které mají nasazené BI řešení zaměřené na finanční výkaznictví, měření prodejní výkonnosti či optimalizaci věrnostního programu. Tyto společnosti si uvědomují obrovský potenciál takových řešení a postupně z nich získávají rychlé pohledy na určité aspekty jejich podnikání. A na základě pozitivních zkušeností se zajímají o možnosti dalšího rozšiřování o další výkonnější nástroje nebo o vytvoření komplexnějšího řešení.

Proto bychom na několika následujících příkladech z praxe rádi poukázali na typické postoje společností, které váhají s nasazováním řešení, založených na BI, do reálného života. Současně bychom na nich chtěli ozřejmit výhody, které přinášejí, a přispět tak k postupné změně ve vnímání těchto řešení.

Jedním z typických příkladů může být společnost, která má zavedený, dobře fungující informační systém. Nad ním vytváří výkazy, a to jak běžné, vycházející z účetních standardů, tak další pohledy na finančně-ekonomickou výkonnost, přičemž část z nich je navíc transformována do pohledů požadovaných zahraničním vlastníkem. Sestavy musejí dále zohledňovat různé parametry neboli dimenze. Například pobočkovou síť, zakázkové členění a jiné. Sestavy jsou vytvářeny ručně v prostředí tabulkového kalkulátoru. Nese to s sebou mnoho neefektivně vynakládané a současně časově náročné práce. V neposlední řadě i údržba sestav a jejich distribuce je časově náročná. Pro společnost bylo proto navržené BI řešení, které je velmi flexibilní a v budoucnosti snadno upravovatelné vůči dalším požadavkům. Řešení nabízí sestavy do prostředí tabulkového kalkulátoru v již známé podobě a současně je schopno nabídnout výstupy do prostředí firemního intranetu. Výsledky se dají cíleně zobrazovat bezpečným způsobem různým uživatelským skupinám a dle regionálního členění.

Pro společnost byly na několika jednáních odprezentovány jak základní principy BI, tak potenciál pro ně navrženého řešení. Na vzorku dat byl vytvořen prototyp modelu, který názorně demonstroval možnosti řešení. Po dlouhém váhání společnost nakonec řešení zamítla s odůvodněním, že je to příliš složité.

Musíme konstatovat, že naše zkušenosti jsou opačné. Běžní konzultanti, kteří před tím s BI vůbec nepracovali, dokázali po krátkém zaučení velmi rychle pracovat s olapovskými kostkami. Tady vidíme prostor pro další osvětu BI řešení mezi klíčovými vlastníky a manažery společností. Dále bude vhodné pro ně připravit zkušební verze olapovských kostek nebo analytických databází.

Jiným příkladem společnosti, která váhá s nasazením BI řešení, může být taková, která už má vytvořeno vykazování výsledků hospodaření právě pomocí jiného, nicméně zastaralého, BI řešení. Toto řešení bylo vytvořeno v době, kdy relační databáze neměly v sobě zabudovanou tak robustní podporu pro analytické služby.

Společnost potřebovala, obdobně jako předchozí zmíněná, řešení pro vykazování výsledků hospodaření pro svou matku v zahraničí. Vzhledem k významným časovým posunům zde bylo navrženo řešení, které má více časových os. Dalším významným požadavkem byla možnost vytvářet různé scénáře pro odhady a plány budoucího vývoje. Řešení je velmi pružné a v případě dalších požadavků i dále rozšiřitelné například o možnosti publikace na intranetu a další možnosti. I když původní řešení si vyžaduje významný podíl ručních vstupů, společnost stále není rozhodnuta o nasazení nového řešení. Je nutné poznamenat, že ani tady váhavost už není namístě, protože technologie použité k návrhu řešení prošli stabilním vývojem a jsou bezpečně nasazovány u mnoha dalších společností.

Svou roli možná hraje tradičně konzervativní přístup k zavádění nových a efektivnějších technologií a řešení u manažerů a vlastníků českých firem. V minulosti to nejspíše bylo zapříčiněno ekonomickými možnostmi podniků. V dnešním světě však taková váhavost může mít dramatický vliv na konkurenceschopnost. Důkazem jsou úspěšné společnosti, kde inovace mají nezastupitelné místo v jejich podnikání.

Autor je konzultantem business intelligence pro informační systémy Helios ve společnosti LCS International.