Umíte plně využít multifunkční kopírky?

Informační technologie jsou zcela jistě jednou z nejprogresivnějších oblastí z hlediska vývoje v posledních několika letech. Počínaje mobilními telefony a PDA po výkonné servery a síťové prvky se vše vyvíjí přímo kosmickou rychlostí. Co bylo loni špičkovým zařízením využívajícím všech nejnovějších technologií, je po roce převálcováno mnohem výkonnějším a navíc levnějším nástupcem.

I když v oboru tiskových a kopírovacích zařízení není vývoj tak znatelný, přeci jen došlo v posledních letech k několika zásadním změnám i zde. Milníkem pro podstatný rozvoj tohoto oboru bylo především uvedení prvních digitálních kopírek na trh. Díky digitalizaci obrazu se totiž otevřela cesta k integraci čtyř kancelářských zařízení, kopírky, tiskárny, skeneru a faxu, do jediné multifunkční kopírky (MFP) s množstvím velice pokročilých funkcí. Většina uživatelů však ani netuší, jaké možnosti jim toto plně vybavené zařízení poskytuje, a využije proto pouze minimum z jeho funkcí a to takové, které používala na starších samostatných zařízeních. Zkusme si proto alespoň v krátkosti uvést pár příkladů, jak nám mohou mnohdy nevyužité funkce zjednodušit práci a ušetřit čas i peníze.

Funkce hromadného odesílání využijeme, pokud máme naskenovaný dokument, který potřebujeme odfaxovat do jiné firmy, uložit do složky v elektronickém archívu a zároveň poslat e-mailem kolegovi. Běžným způsobem bychom museli v prvním kroku dokument poslat faxem, ve druhém jej naskenovat do počítače, ve třetím zkopírovat do archivu a ve čtvrtém odeslat e-mailem kolegovi. Na moderním MFP můžeme všechny tyto kroky sloučit do jednoho. Zvolíme si možnosti odeslání a zadáme, případně vybereme z databáze uložené na MFP faxové číslo, e-mailovou adresu a složku archivu. Potom jedním stisknutím tlačítka dokument naskenujeme a stroj jej automaticky rozešle na všechny zvolené cíle.

Funkce síťového faxu opět šikovně využívá kombinaci skeneru, tiskárny a faxu v jednom zařízení. U příjmu faxu lze nastavit, aby se přijatý fax namísto tisku převedl do PDF nebo TIFF formátu a uložil do předem zvoleného adresáře na pevném disku serveru, nebo jiného síťového PC. Kromě úspory papíru máme zajištěno i to, že se přijatý fax nikde neztratí, nebo nezaloží. Síťové odesílání faxu je ideální v případě, že dokument, který chcete odeslat, máte v elektronické podobě. V normálním případě byste jej museli vytisknout a pak běžným způsobem odfaxovat. Se síťovým faxem pouze odešlete dokument přímo z aplikace (Word, Excel, Acrobat aj.) na MFP přes speciální ovladač, který umožňuje zadat faxové číslo příjemce. Fax se automaticky převede na korektní formát a odešle přes faxovou linku.

Práce s pevným diskem se může podstatně lišit podle výrobce zařízení, ale uveďme si alespoň jednu z dostupných možností. Dejme tomu, že na konferenci potřebujeme připravit každému účastníkovi složku s deseti dokumenty, z nichž šest máme v elektronické podobě a čtyři v papírové. Na pevném disku MFP si založíme kombinovanou schránku, do které můžeme elektronické dokumenty vytisknout a papírové naskenovat. Dokumenty ve schránce sloučíme, zvolíme počet kopií, možnosti sešití i další vlastnosti a dáme vše vytisknout. Na výstupu si pak jenom odebereme hotové a setříděné sady materiálů pro každého účastníka, navíc můžeme z disku kdykoli velice jednoduše dotisknout další kopie celé složky.

Funkce podtisku může být zajímavou alternativou k použití předtištěného hlavičkového papíru. Šablony s grafickým podtiskem nahrajeme přímo na pevný disk stroje a při tisku nebo kopírování snadno vybereme, která šablona se má použít. Kromě úspory hlavičkového papíru toto řešení přináší i menší nároky na MFP z hlediska počtu vstupních podavačů. Stejnou funkci lze použít i pro přetisk nějaké důležité informace na dokument – tajné, originál, kopie a podobně. V tomto případě lze volit i průhlednost nápisu tak, aby text pod ním byl snadno čitelný. Ve speciálních případech můžeme funkci podtisku použít i pro dotisk čárového kódu.

Výše uvedené příklady jsou pouze ukázkou toho, co všechno je na moderních multifunkčních kopírovacích strojích možné, v žádném případě se nejedná o seznam funkcí, kterými jsou standardně vybavena všechna MFP na trhu. Cílem článku je spíše upozornit, že dnešní multifunkční kopírovací stroje už nejsou pouze jednoduchými přístroji na rozmnožování dokumentů, ale že se jedná o sofistikovaná zařízení s vlastní řídící jednotkou, která umožňují mnohem více funkcí než jejich nedokonalí předchůdci.