I přes perfektně propracované cloudové služby na sdílení, archivaci, úpravy a oběh dokumentů v čistě digitální podobě dochází ve firmách dennodenně k situacím, které se neobejdou bez tiskárny. Neznamená to ale, že by bylo nutné zcela obětovat komfort mobility a cloudových služeb. Aktuální technologie tiskové infrastruktury totiž umožňují naplno využít i smartphony a tablety – nejen pro čtení a úpravy dokumentů, ale také pro jejich tisk nebo digitalizaci.
Tiskněte kdekoli
Technologie mobilního (nebo také bezdrátového) tisku rozšiřují možnost tisknout z pracovních stanic a notebooků připojených do firemní sítě o tisk dokumentů, fotek a dalšího obsahu přímo ze smartphonů a tabletů. Pro tisk na jakékoli firemní tiskárně není třeba mobilní zařízení nijak složitě konfigurovat. Cestou z porady nebo třeba na schůzku je díky mobilnímu tisku možné vytisknout si poznámky, prezentaci či nabídku na tiskárně, která je zrovna nejblíže.
Pro zabezpečení důvěrných dokumentů, které by neměly po vytištění zůstat v tiskárně všem na očích, se využívá cloudová služba, do níž se dokumenty k tisku odešlou, aby je bylo možné následně vytisknout na kterékoli z firemních tiskáren, na které oprávněný uživatel potvrdí tisk. Kromě bezpečnosti citlivých dat je tímto způsobem vyřešen i případný problém s odesláním dokumentu do tiskárny, která je například mimo provoz nebo se z nějakého důvodu (barevný tisk, formát papíru atd.) pro tisk tohoto konkrétního dokumentu nehodí.
Mobil jako skener
Smartphony a tablety lze využít nejen pro tisk, ale také k digitalizaci dokumentů. Proč chodit ke skeneru, když máte po ruce neustále mobilní zařízení s kvalitním fotoaparátem? Tisková infrastruktura propojená se systémem na správu dokumentů (Document Management System – DMS) zajistí rovněž digitalizaci papírových předloh, které stačí vyfotit telefonem. Příslušná aplikace pořízený obraz dokumentu vylepší (opraví zkreslení a další nedostatky vzniklé při focení) a odešle jej do DMS.
Cesta z mobilu do DMS samozřejmě není jednosměrná: listiny digitalizované dokumentovým skenerem nebo v multifunkčním zařízení jsou během okamžiku dostupné i v mobilních zařízeních s přístupem k firemnímu DMS.
Zbavte se starostí
Na samotném tisku dokumentů se pro jeho vyšší efektivitu už mnoho udělat nedá – současné tiskárny šetří spotřební materiál i elektrickou energii. V zájmu úspor a efektivity lze ovšem řešit i nákup a provoz tiskáren a multifunkčních zařízení – tím, že jej svěříte specialistům.
Poskytovatelé řízených tiskových služeb (Managed Print Services – MPS) analyzují tiskové prostředí ve firmě a navrhnou jeho optimalizaci. Výsledkem může být změna rozmístění původních tiskáren a multifunkčních zařízení (resp. jejich přidělení pracovním týmům) stejně jako doporučení nákupu nových přístrojů lépe odpovídajících současným potřebám firmy v oblasti tisku dokumentů.
Podstatou MPS ovšem není jen analýza a optimalizace tiskového prostředí, ale také samotného provozu tiskových zařízení. Outsourcingový partner poskytující řízené tiskové služby je vlastníkem všech tiskových zařízení a stará se o jejich údržbu a opravy i dodávky spotřebního materiálu. Také na základě SLA garantuje dostupnost tiskových služeb a například i dobu reakce na nahlášenou poruchu tiskárny. Firma využívající MPS pak platí pevně stanovenou částku za každý vytisknutý dokument.
Kolik stojí tisk?
Analýza uskutečněná poskytovatelem řízených tiskových služeb je jednou z cest, jak opravdu přesně vyčíslit náklady na tisk, tedy nejen ty přímé (pořízení a servis tiskáren, spotřební materiál atd.), ale i nepřímé v podobě časových nákladů na řešení problémů s tiskem a nákup spotřebního materiálu nebo nákladů souvisejících s jeho skladováním či zajišťováním alternativního řešení tisku v případě poruchy tiskáren. Porovnání těchto nákladů s cenou za tisk v rámci MPS řešení ukáže, zdali je efektivnější tiskárny vlastnit, nebo outsourcovat tisk jako službu.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU