Oblast podnikového tisku se již nachází ve vyspělé produktivní fázi, kdy mnoho převratných novinek neočekáváme a předpokládáme spíše evoluční vývoj. To však neznamená, že by tento segment nebyl důležitý, spíše naopak. Sen o bezpapírové kanceláři se zatím nenaplnil a připomíná hledání svatého grálu. Podobně jsou, možná překvapivě, v propadu i technologie, které už byly považovány za perspektivní, jako cloudové tiskové služby, mobilní a NFC tisk.
To, že v oblasti technologií se zásadní obraty nejspíš neodehrají, potvrzuje i Lukáš Erben ze společnosti KPC Group. „Pokud ano, budou se týkat spíše oblasti 3D tisku než tisku klasického,“ upřesňuje Erben a dodává: „Co se nicméně mění, je chování a přístup firemních i koncových zákazníků, tedy uživatelů. Podle analytiků Gartneru dokončí do roku 2020 60 % středních a velkých firem konsolidaci své tiskové infrastruktury.“ Podle těchto analýz se průměrná délka životnosti firemních tiskáren a multifunkcí zvýší na pět let a tato hranice se v Česku už dost pravděpodobně překonala. Navíc plných 15% tiskových zařízení nebude po ukončení svého životního cyklu (end-of-life, EOL) nahrazováno. „Na trh bude mít významný dopad také pokles domácího tisku o 30 %, ke kterému dojde mezi roky 2016 a 2020,“ dodává Erben a vysvětluje, že v rámci boje o trh spotřebního materiálu se výrobci tiskáren snaží ve stále větší míře obsluhovat zákazníky přímo, a to i ve spotřebním segmentu. Důsledkem toho bude, že do roku 2019 půjde celosvětově plná třetina výdajů na podnikový tisk přímo k výrobcům tiskáren.
Zajímavá je i situace v oblasti středních a malých firem (SMB) v České republice. Podle průzkumu, který uskutečnila loni agentura IDC, jsou veškeré nákupní a investiční aktivity společností v oblasti tiskové a dokumentové infrastruktury podmíněny snahou ušetřit. „Tato skutečnost vede ke zvýšenému zájmu o zařízení s nízkými náklady na tisk, o tiskové služby a také o alternativní spotřební materiál. Snaha snižovat náklady na tisk ústí též v klesající objemy tisku v důsledku restrikcí a elektronizace,“ komentuje výsledky průzkumu analytička Zuzana Babická.
Spíše jednotlivá dílčí technologická vylepšení, která firmy uskutečňují v rámci vývoje nových modelů, ilustruje i Vasilij Vosáhlo ze společnosti Janus: „U Kyocery je to například nová technologie toneru, která rozšiřuje jeho barevný gamut. Výsledkem jsou obrázky s jasnými a živými barvami, které dosahují ještě lepší barevné věrnosti.“ Dalším směrem je zajištění vyššího uživatelského komfortu při použití tiskových zařízení. „Kromě otevřených platforem pro aplikace třetích stran, jako je např. MyQ, sledujeme stále silnější podporu mobilního tisku – standardem se stávají zařízení s rozhraním Wi-Fi nebo NFC,“ dodává Vosáhlo.
Pavel Kelča (Konica Minolta Business Solutions Czech) upozorňuje na to, že i v letošním roce bude pokračovat trend stále větší provázanosti systémů: „Tisková zařízení mohou mít například přímý přístup na týmová úložiště, ať již pro tisk nebo pro skenování.“ Asi nejznámějším řešením z oblasti, která se tím zmiňuje, je Google Cloud Print. „Přichází post PC éra, ale tisk zůstává,“ říká Kelča.
Další zástupce z řad výrobců, Alexandr Stoces (Sharp Electronics CEE), připomíná, že sice každý rok představí výrobci nové technologie nebo funkce, avšak často nejde pouze o zajímavé doplňky, ale o funkce, které skutečně mohou změnit pracovní procesy. „Společnostem tak umožňují pracovat efektivněji a šetřit peníze,“ uvádí Stoces a současně připouští, že vždy nějakou dobu trvá, než je nová technologie akceptována. „Věříme, že technologie je pouze nástrojem, který je třeba k efektivní podpoře tiskových procesů přizpůsobit potřebám každé společnosti,“ rozvádí vize své společnosti Stoces.
Outsourcing na postupu
Řízené tiskové služby (MPS, managed print services) – jako alternativa ke klasickému provozování tiskáren ve vlastní režii – jsou atraktivní zejména pro velké podniky. „Do roku 2020 je celosvětově v nějaké formě nasadí 80 % velkých organizací a 40 % středně velkých podniků,“ cituje výsledky analýz Lukáš Erben. Poměrně velký díl tohoto byznysu si ponechají výrobci a na partnery a nezávislé poskytovatele připadne asi 30 % obratu MPS. Více než třetina kontraktů MPS bude navíc zahrnovat i významný prvek řízených služeb obsahu (MCS, managed content services). „Nějakou formu nástroje pro správu tisku nasadí globálně do roku 2020 tři čtvrtiny všech organizací bez ohledu na velikost. Může jít třeba o pull tisk, zajišťující lepší bezpečnost a ochranu dokumentů nebo sledování tiskových úloh a rozúčtování nákladů,“ pokračuje Erben a dodává, že trh MPS naroste ve střední a východní Evropě (bez Ruska) mezi roky 2016 až 2020 na více než dvojnásobek, a to ze 112 milionů na 242 milionů dolarů. Oblast DMS čeká v regionu jen mírný růst ze 76 na 84 milionů dolarů.
Aktuální lokální údaje o růstu tiskových služeb má Zuzana Babická. Podle předběžných výsledků rostl náš trh v roce 2016 asi 7% tempem a obdobný vývoj IDC očekává i v letošním roce. „Rostoucí zájem o tiskové služby se především odvíjí od klesající průměrné ceny za vytištěnou stránku,“ vrací se ke dříve zmiňovanému momentu ceny Babická a upřesňuje, že růst poptávky po tiskových službách v ČR se týká jak servisních a materiálových smluv na jednotlivá zařízení, tak komplexních projektů optimalizace tiskového prostředí a řízení oběhu dokumentů. „Podle našeho výzkumu využívají servisní a materiálové smlouvy nejvíce společnosti poskytující veřejné infrastrukturní služby, jako např. dodávky vody a elektřiny nebo dopravy, a dále veřejné organizace, mezi které patří např. místní samosprávy, média, školy a zdravotnická zařízení. Tiskové služby jsou převážně využívány v podnicích se stem a více zaměstnanci,“ precizuje Babická.
Stoupající popularitu tiskového outsourcingu potvrzují i dodavatelé. „Outsourcing tiskových řešení a systémů je standardem již několik let,“ říká Vasilij Vosáhlo a dodává: „Dříve se outsourcing týkal jen velkých firem, dnes není výjimkou, že tuto službu poptává střední podnik nebo organizace.“ Díky outsourcingu se totiž firmy mohou dostat k nejnovějším tiskovým technologiím bez nutnosti vysoké vstupní investice a za výhodných provozních podmínek. Podle Vosáhla není outsourcing v dnešní podobě doménou jednoho určitého segmentu, ale je zajímavý pro firmy napříč segmenty celého trhu.
Zájem zákazníků jakékoli velikosti i oboru potvrzuje i Pavel Kelča. „Je zde vidět posun oproti minulosti, kdy outsourcing požadovali spíše velcí zákazníci. Nyní si již i ti menší uvědomili, že pro ně jsou výhody často ještě významnější než pro ty velké, protože potom opravdu nepotřebují žádného zaměstnance, který by se touto problematikou zabýval – vše je na dodavateli,“ vysvětluje výhody Kelča.
Že mezi největší výhody outsourcingu nepatří jen samotná úspora peněz, ale také zlepšení důležitých obchodních procesů, což může přinést ještě větší úspory, připomíná Alexandr Stoces. „Automatizace má jasné výhody a může souviset s každým procesem, který zahrnuje manipulaci s tištěnými nebo digitálními dokumenty. Tato činnost je časově náročná, jednotvárná a náchylná k lidským chybám. Proto je ve zjednodušení těchto procesů velký potenciál,“ říká Stoces. Podle něj by se téměř každá společnost měla více zajímat o outsourcingové služby. Sharp se orientuje na středně velké společnosti a mezi nimi nachází v České republice 80 % svých zákazníků.
Sen o bezpapírové kanceláři
Lukáš Erben připomíná, že jen málokdo si dnes vzpomene, že fenomén „kanceláře bez papíru“ představil Vincent Giuliano, tehdy působící ve společnosti Arthur D. Little, a to již v roce 1975. Tehdy předvídal nástup bezpapírové kanceláře již v roce 1980 a praktickou eliminaci kancelářského tisku do roku 1990. Jaká však byla realita? „V roce 1975 spotřeboval průměrný kancelářský zaměstnanec v USA 30 kg papíru, v roce 1999 byla spotřeba dvojnásobná – přes 60 kg,“ říká Erben a vrací mýtus o bezpapírové kanceláři zpět na zem. Navíc se situace doposud příliš nezměnila. „Jen v roce 2013 bylo vytvořeno přes půl bilionu dokumentů MS Office a vloni bylo celosvětově vytištěno na čtyři biliony stran, z toho asi 116 miliard stran v regionu střední a východní Evropy,“ uvádí novější statistiky Erben a dodává, že v letech 2014–2016 sice objem tištěných stran v našem regionu mírně klesal, a to ze 120 na 116 miliard stran, a tento trend by měl pokračovat i v letošním roce na 112,5 miliardy, nicméně v roce 2018 očekávají analytici Gartneru opět mírný růst o necelé procento. „Se 113,5 miliardy vytištěných stran tak kancelář bez papírů zůstane i v příštím roce pouhou utopií,“ konstatuje závěrem historického exkurzu Erben.
Víceméně setrvalý stav nebo mírný pokles do 10 % ukazuje jako typický i průzkum, který uskutečnila agentura IDC v Česku v loňském roce. Do tohoto ranku se z hlediska počtu vytištěných stran vejde přibližně 80 % malých a středních podniků (SMB). „Obdobné výsledky přináší i naše analýza vývoje instalované báze tiskových zařízení a prodaného spotřebního materiálu,“ doplňuje Babická a konstatuje, že objem vytištěných stránek klesl meziročně v jednotkách procent. „Za poklesem stojí především ekonomické motivy a s tím související elektronizace firemních procesů a komunikace. Zajímavým momentem, který též přispívá ke snížení tisku, je optimalizace činností a z toho vyplývající pokles pracovníků,“ říká Babická. Na vývoj objemu tisku tak má vliv několik protichůdných faktorů. Razantnějšímu poklesu tisku zase třeba brání zákonné požadavky na uchovávání některých dokumentů ve fyzické podobě nebo pracovní návyky uživatelů. „Podstatná část pracovníků považuje práci s vytištěným dokumentem za efektivnější a nezanedbatelný pozitivní vliv na objemy tisku má také nárůst obchodních aktivit firem v důsledku ekonomického růstu,“ komentuje příčiny Babická.
Neustálý růst objemu vytvářených dokumentů z praxe potvrzuje Vasilij Vosáhlo. Je to tím, že množství zpracovávaných firemních informací stále roste. „I přestože čím dál tím více informací zpracovávají firmy elektronicky, objemy tisku sice příliš nerostou, ale ani nijak znatelně neklesají,“ uvádí své zkušenosti Vosáhlo. Mírný nárůst tisku potvrzuje zase Pavel Kelča, má však za to, že roste pomaleji, než by odpovídalo růstu a rozvoji organizací.
Alexandr Stoces připomíná, že existuje tlak na organizace všech velikostí, aby snížily svou ekologickou stopu. „Rozvoj prostředí bez nutnosti tisku je významným způsobem, jak toho dosáhnout. Před dvaceti lety bychom mohli očekávat, že v roce 2017 se papír nebude používat. Očividně tomu tak není, ale stále tu existuje prostor pro zlepšení,“ říká Stoces a dodává, že nejjednodušším způsobem, jak šetřit papírem, je tisknout pouze to, co společnost skutečně potřebuje mít v papírové podobě. K úsporám mohou přispět třeba funkce tisku až na vyžádání nebo rozšíření možností digitální spolupráce s využitím cloudového úložiště. Zde lze snadno sdílet dokumenty napříč řadou projektových skupin a oddělení. „Kanceláře, školy a společnosti tisknou méně informací, ale na druhou stranu spotřebovávají více dat a psaného materiálu než kdykoli předtím. V důsledku toho se s ohledem na množství dat, která jsou v současnosti k dispozici, objemy tisku v podstatě zvyšují,“ ukončuje svou analýzu Stoces.
V oblasti omezení tisku v důsledku elektronizace agendy jsou k dispozici pozitivní případy i z veřejného sektoru; jeden za všechny uvádí Robert Kuzma ze společnosti Sefira. „Příkladem úspěšného projektu může být projekt zavedení DMS uskutečněný Českým úřadem zeměměřickým a katastrálním, na kterém se naše společnost podílela dodávkou Dlouhodobého archivu,“ říká Kuzma a v této souvislosti připomíná, že revoluci v zavádění skutečné bezpapírové agendy do veřejného sektoru přináší nařízení eIDAS, které dává jasná pravidla pro elektronickou identifikaci osob a vytváření důvěryhodných elektronických dokumentů napříč Evropskou unií. Teoreticky je to hladká cesta k efektivnímu e-governmentu. Jaká bude realita, to ukáže až čas.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU