Tisk a dokumenty (3) - Dopady na byznys

Dopady na byznys

Zákazníci při zavádění DMS/ECM systémů ovšem neočekávají jen zlevnění agendy s dokumenty, ale věří, že se zlepší i jejich obchodní procesy. Daří se to? Kateřina Peštová říká, že v praxi dokonce dochází ke zlepšení obchodních procesů, i když s tím klienti původně nepočítali: „Jako první požadavek skutečně přichází od zákazníků zjednodušení jejich práce s dokumenty, ale po zapracování a zjištění všech možností, které jim DMS/ECM nabízí, dochází i ke zlepšení obchodních procesů.“

To, že s efektivitou obchodních procesů bezprostředně souvisí požadavek na mobilitu, připomíná Barbora Kolaříková. „Řešení Konica Minolta umožní pracovníkům v terénu co nejvíce využívat mobilní zařízení, a nebýt tak, jsou-li zainteresovaní v procesu, vázaní na pobyt v kanceláři,“ říká Kolaříková a doplňuje, že to lze krásně demonstrovat na možnosti schvalování přijatých faktur manažery na služebních cestách, vytěžování dat prostřednictvím mobilního telefonu nebo na aplikacích pro servisní techniky. „Tlak na zvyšování efektivity a snižování nákladů je logický, stále častěji se ale setkáváme se zákazníky, kteří se na tuto problematiku dívají komplexněji. Přechod na bezpapírové fungování totiž dává prostor pro zavádění nových obchodních modelů, produktů a služeb a oslovení nových klientů,“ shrnuje své zkušenosti Robert Kuzma.

Při zavádění oběhu elektronických dokumentů a propojování s ostatními informačními systémy ve firmě je ale často třeba překonat řadu problémů. Že to ale v praxi nemusí být příliš komplikované, dosvědčuje Martin Šolc. „Většina systémů má nějaké možnosti pro import nebo export dat, případně vrstvu API pro komunikaci s okolím. Technicky se propojení systémů zpravidla nějakým způsobem vyřeší,“ vypočítává Šolc a dodává, že je ale důležitější, aby celek umožňoval pohodlnou a intuitivní práci. Podobnou zkušenost má Barbora Kolaříková, která uvádí, že jejich dokumentová řešení nabízejí široké možnosti integrace s ostatními vnitropodnikovými systémy. Přitom lze využít webové služby, API nebo i výrobcem předpřipravené konektory. „S dodavatelem dalšího podnikového systému se zpravidla vzhledem k tomu, že jde o požadavek jeho vlastního klienta, není problém dohodnout na optimální možnosti,“ doplňuje Kolaříková.

Kateřina Peštová připomíná, že zavedením nového systému do firem přicházejí i pravidla a systematika. „Pokud se propojuje s jejich původními informačními systémy, je potřeba mít veškeré informace o těchto systémech a jejich možnostech propojení,“ upozorňuje Kolaříková a dodává, že obvykle je potřeba dostatečná součinnost s IT oddělením zákazníka. Robert Kuzma má za to, že typickým problémem v této oblasti je nepochopení rolí, které mají jednotlivé informační systémy zastávat. „Zavedení systému pro správu dokumentů by proto měla předcházet důkladná analýza, jak dokumenty vytvářet, spravovat a dlouhodobě uchovávat. Velmi často se totiž setkáváme se zákazníky, kteří požadují zavedení rozsáhlých ECM/DMS, ale ve skutečnosti potřebují vyřešit ‚pouze‘ zpřístupnění elektronických dokumentů ostatním informačním systémům, řízení a monitoring procesů a konsolidaci datových úložišť. V takových případech jsou ale robustní ECM/DMS zbytečná a jejich implementace by byla ztrátou času a peněz,“ vysvětluje Kuzma.
Tomáš Vejlupek ze společnosti Tovek dává důraz na systémový přístup. „Velkým problémem je roztříštěnost dat, a to z pohledu relevance obsažených informací ke konkrétní potřebě rozhodování, kontroly nebo řešení problému,“ upozorňuje Vejlupek a dodává, že kumulovat všechna data do jednoho systému není možné. „Vyvstává tak jasná potřeba implementovat nadstavbové systémy, které dokážou informace z různých systémů propojit a vytvářet z nich správné, jasné a včasné odpovědi na otázky. Právě takové řešení nabízíme společně s konceptem ‚firemního syntetika‘, který takové zařízení dokáže efektivně využívat,“ doplňuje Vejlupek.

Zkušenosti z veřejného sektoru

Jaký je vlastně rozdíl v přístupu k elektronizaci dokumentace ve veřejném sektoru a soukromých podnicích? „Specifikem veřejného sektoru jsou povinnosti vyplývající z platné legislativy a termíny pro jejich splnění, které jsou v současné době hlavním motivem k zavádění nových systémů,“ vysvětluje Robert Kuzma a dodává, že v komerční sféře je naproti tomu stále prioritou hledání nových příležitostí, zvyšování efektivity a snižování nákladů.
Kateřina Peštová má zkušenost, že v případě veřejné sféry jde obvykle o poměrně složitější proces. „Už proto, že ve státní správě jsou daná výběrová řízení, jasná kritéria hodnocení nabídek a většinou bývá na prvním místě cena, která ne vždy je tím správným kritériem,“ upřesňuje Peštová. Nutnost vypořádat se s výběrovými řízeními potvrzuje i Lukáš Netík, jehož firma zaváděla systém MyQ solution v České správě sociálního zabezpečení již roku 2012. Podle Netíka má ale v praxi veřejný sektor obdobné požadavky na funkčnost jako komerční sektor.

Respondenti:

• Václav Dvorský, marketing manager, Janus
• Barbora Kolaříková, MCS product manager, Konica Minolta Business Solution Czech
• Robert Kuzma, marketing manager, Sefira
• Miroslav Nečas, business development manager, TOVEK
• Lukáš Netík, marketing specialist, MyQ
• Kateřina Peštová, professional services consultant, Ricoh Czech Republic
• Martin Šolc, produktový manažer DMS, Janus
• Vít Vyhnálek, area sales manager, Brother Central and Eastern Europe

> Část 1 - Kdo šetří, má za tři
> Část 2 - Elektronizace agendy
> Část 3 - Dopady na byznys