Elektronizace agendy
Protože hlavní proud zájmu pro omezení nákladů tisku směřuje k elektronizaci dokumentové agendy, je celkem logické, že na poli ECM/DMS systémů jsou aktivní i tradiční představitelé tiskových technologií. Jaké jsou zkušenosti se zaváděním elektronických systémů pro práci s dokumenty a hlavní problémy při jejích zavádění? Na nutnost koncepční změny tady upozorňuje i Martin Šolc z firmy Janus. „Ve většině firem se pracuje s kombinací adresářů a e-mailových klientů. A pochopitelně s rostoucím objemem dat je stále těžší dohledat tu správnou informaci. A právě to, v kombinaci s větším povědomím o existenci nástrojů pro výrazné vylepšení stavu, vede k rostoucí ochotě zákazníků hovořit s námi o zavedení ECM systému,“ vysvětluje Šolc. Trvalý rostoucí zájem o DMS/EMS systémy potvrzuje i Barbora Kolaříková ze společnosti Konica Minolta Business Solution Czech. „Firmy se zamýšlejí, jak zefektivnit svoji činnost i práci svých zaměstnanců, zejména při aktuální situaci na trhu práce, kdy o každého kvalifikovaného pracovníka mezi sebou svádějí tvrdý boj,“ doplňuje aktuální pohnutky Kolaříková.
Lukáš Netík dodává, že spolu s elektronizací se jim daří řešit také typický problém v některých firmách, kterým je zastaralost tiskáren. „Tento problém umíme vyřešit naším přidaným displejem a terminálem k obsluze tohoto zařízení, tak aby jej bylo možné ovládat společně s dalšími modernějšími stroji,“ říká Netík. Vede to i ke zkrácení administrativních úkonů a zefektivnění práce. „Po zavedení MyQ solution se v některých případech obsluha tiskáren zkrátila na jednu pětinu času. A další jsou na řadě finanční úspora a chybějící potřeba přerušovat tok myšlenek z projektů u jednotlivých tiskových operací,“ uvádí další možnosti úspor a zdrojů efektivity Netík.
Robert Kuzma ze společnosti Sefira zasazuje zavádění digitalizace dokumentů do rámce celkové digitální transformace organizací, která je jedním ze základních předpokladů úspěšného fungování v digitálním prostředí. „Revoluci ve snižování objemu potištěného papíru přineslo až nařízení eIDAS, jež postavilo listinný a digitální dokument na stejnou úroveň. Díky tomu tak zmizely poslední překážky pro přechod k efektivnímu e-governmentu a zavádění bezpapírového řešení. V poslední době se tak množí komplexní projekty na zavádění DMS, ECM, spisových služeb, spisoven, správních archivů, které zahrnují služby vytvářející důvěru. Prioritou v těchto projektech se stává práce s elektronickým podpisem, elektronickou pečetí, časovými razítky, na nichž je postaveno důvěryhodné vytváření, ověřování a dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů,“ specifikuje Kuzma.
Motivátorem je i GDPR
Kateřina Peštová ze společnosti Ricoh Czech Republic připomíná, že poptávka po ECM/DMS systémech je aktuálně vyšší s blížícím se nástupem GDPR. „Firmy se snaží digitalizovat dokumenty a mít v nich přehled, a to platí i pro ochranu osobních údajů,“ konkretizuje to Peštová a dodává, že se to týká všech segmentů i velikosti organizací; společnosti jsou si vědomy, že musejí zavést nějaký systém, kde budou mít dokumenty přehledné, dostupné a zabezpečené. Martin Šolc k tomu dodává, že ECM řadu požadavků GDPR řeší nativně. „Umožňují sledovat, kdo a kdy pracoval s dokumentem, dovolují přehledné nastavení přístupových práv, vyhledání a dávkové operace s dokumenty určitého subjektu je také velice intuitivní a rychlé,“ uvádí příklady Šolc. Barbora Kolaříková dodává, že to, že nabízená řešení odpovídají chystané legislativě, považuje za samožejmé. „Zařízení společnosti Konica Minolta lze využít i pro vlastní procesy spojené s GDPR, např. pro vyhledávání dat či jejich automatizovaný výmaz,“ doplňuje Kolaříková.
Miroslav Nečas ze společnosti Tovek má zkušenost, že již nyní začínají zákazníci přicházet s požadavkem na identifikaci osobních údajů, a to jak v ECM/DMS systémech, tak i mimo ně, v tzv. šedých datech. „Rozhodli jsme se nabízet prvotní analýzu jako službu, protože klient zpravidla není schopen udělat takovou analýzu sám, nebo by to pro něj bylo příliš pracné a zdlouhavé. Po prvotní analýze může využít některý z našich produktů pro stálý dohled nad daty v ECM/DMS i mimo ně,“ vypočítává nabízené služby Nečas.
> Část 1 - Kdo šetří, má za tři
> Část 2 - Elektronizace agendy
> Část 3 - Dopady na byznys
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU