Microsoft Outlook: 10 důvodů pro použití ve firmě

A mnozí z nás mají obdobný vztah také ke klientům elektronické pošty. Avšak, jak desktopový klient, tak webové rozhraní, mají jedno společné - při správné konfiguraci a využívání nám agendu e-mailu velice zjednoduší, v opačném případě se ocitáme v pekle elektronické pošty. A klientem, který je v korporátních kruzích používaný velice často, je Microsoft Outlook.

Říkejte si, co chcete, musíte však uznat, že Outlook doznává zlepšení s každou novou verzí. Jednodušeji se používá, je čím dál tím chytřejší a lépe si rozumí s ostatním softwarem. My se dnes podíváme na 10 důvodů, proč si za svého korporátního e-mailového klienta vybrat právě Outlook 2007.

1. Outlook a Microsoft Exchange jsou perfektní dvojkou

Pokud na vašem mailserveru běží Microsoft Exchange, sáhněte po Outlooku. Exchange a Outlook jsou ideálním párem.

Proč? Uživatelé k jejich propojení nemusejí umět skoro nic. Jen spustí Outlook, zadají svou adresu elektronické pošty a jejich klient sám začne transparentně komunikovat s Exchange. Díky tomu uživatelé vše zvládají sami a není třeba ke každému klientovi zvlášť volat IT podporu.

2. Outlook si skvěle rozumí také s Active Directory

Ověřování údajů, neboli autentizace v Active Directory (AD) se vztahuje také na Exchange. To znamená, že se uživatel může snadno přihlásit na počítač, spustit Outlook a jeho autentizační údaje z Active Directory jsou dále předány na Exchange server - není vyžadováno další separátní přihlašování.

A jelikož je elektronická adresa součástí dat uložených v Active Directory, nemusí uživatel při autentizaci přes AD zadávat ani tu. Outlook automaticky přiřadí správnou e-mailovou adresu, přihlásí uživatele a vše je hotovo.

3. Outlook lze integrovat do mnoha zařízení a propojit s velkým množstvím aplikací

Pokud jste náruživým uživatelem PDA nebo smartphonu, můžete jej s outlookem (většinou) hravě synchronizovat. Někteří výrobci dokonce do svých přístrojů vůbec žádný obdobný software sami nedodávají a spoléhají na to, že uživatelé po Outlooku sáhnou sami.

S Outlookem dokáží komunikovat také add-on aplikace třetích stran na BlackBerry a dalších zařízeních. S Outlookem dokáže komunikovat například Skype. Vlastně lze říci, že je spíše těžší nalézt aplikace, které si s Outlookem nerozumí. Krom toho lze najít spoustu add-inů, které funkcionalitu Outlooku ještě umocňují - zkuste například http://www.office-addins.com/-outlook-addins/.

4. Outlook pomáhá s lepší organizací

Většina klientů elektronické pošty nabízí možnost nastavení určitých pravidel pro třídění a správu e-mailu, Outlook 2007 (ve spojení s Exchange 2007) však v tomto ohledu opravdu zvedá laťku. Jistě, že můžete třídit poštu do různých adresářů nebo jí přesměrovávat na základě zvolených kritérií.

Krom toho si však můžete navolit různé automatické vzkazy v nepřítomnosti (tzv. Out of Office vzkazy) pro interní a externí e-mailové adresy. To se hodí například pokud jste přihlášeni k mnoha externím mailing listům (a OOO odpovědi na ně by odesilatel mohl považovat za spam), ale lidem ve firmě potřebujete dát vědět, že jste zrovna na dovolené a zastupuje vás třeba Honza Novák z třetího patra. A třešničkou na dortu je snadné sledování vybraných zpráv nebo možnost automatického značení e-mailů z určité adresy (třeba od vašeho nadřízeného).

5. Outlook pasuje také k SharePointu

Microsoft Sharepoint je platforma pro spolupráci, která nabízí nástroje pro tvorbu a správu webových stránek, intranetů a pracovních ploch (workspaces). Microsoft si ovšem uvědomuje, že mnozí uživatelé nemají ani čas, ani nervy na to, přihlašovat se na další server, aby zkontrolovali diskuzní fórum nebo si prohlédli sdílené dokumenty.

Co s tím? Uživatelé Outlooku si mohou navolit zasílání upozorněný na nový či změněný obsah na svůj e-mail. Z něj se pak proklikem dostanou přímo na stránku SharePointu. Krom toho mohou také přidávat obsah na sdílené pracovní plochy nebo se prostřednictvím elektronické pošty podílet na diskuzích. To vše díky integraci s Outlookem a Exchange.

6. Outlook urychluje workflow

Funkce Outlooku nejsou limitovány jen na přijímání a odesílání elektronické pošty. Společnosti mohou nastavit workflow pro akce, jako je hlasování on-line. Například pokud se skupina pracovníků rozhodne vyrazit na společný oběd, může koordinátor poslat zprávu a nabídnout lidem na výběr paletu restaurací. Adresáti pak jen kliknou na vybrané místo a odešlou tak své odpovědi.

Za použití formulářové funkce Outlooku lze pak kupříkladu automaticky směrovat žádosti o dovolené na kompetentní osoby a po schválení či zamítnutí je poslat zpátky žadateli.

7. Uživatelské rozhraní Outlooku je uživatelům známé

Jelikož je sada Microsoft Office na trhu softwaru pro produktivitu jedničkou a většina lidí s ní již přišla do styku, nebude pro ně rozhraní Outlooku žádnou neznámou. Uživatelé jistě nebudou znát vše, ale základy jsou skutečně intuitivní pro všechny znalé Microsoft Office. To může při případném školení ušetřit spoustu času i peněz. A jelikož se tento druh familiarity vztahuje také na vývojářské prostředí, je rovněž relativně snadné pro vývojáře používat k úpravě Outlooku (přidání funkcí apod.) Microsoft Visual Studio.

8. Outlook nabízí integrovaný kalendář

Outlook zahrnuje adresář, kalendář, seznam úloh a virtuální samolepky na poznámky. Všechny součásti jsou přitom vzájemně provázané: přetáhnutím e-mailové zprávy můžete vytvořit schůzku, úlohu i poznámku. Úlohy lze navíc delegovat pouhým kliknutím či dvěma. A nejen, že je pověřená osoba informována o svém úkolu, krom toho může pověřovatel také dostávat pravidelné reporty o stavu jeho úlohy. Ve spojení s Microsoft Business Contact Manager se pak Outlook stává v podstatě vším co je třeba pro fungování malého podniku.

9. Outlook má - kupodivu - i dobré zabezpečení

Ano, Microsoft má na bezpečnostním poli poměrně špatnou pověst. Outlook 2007 jí však o něco vylepšuje. Defautlně disponuje dobrým filtrováním nevyžádané pošty (pokud jej pravidelně aktualizujete samozřejmě), blokuje externí obsah (stažené obrázky, data z neznámých webových stránek apod.), nepovoluje spustitelné přílohy a zabraňuje spouštění ActiveX appletů. To vše lzde samozřejmě vypnout, u nezkušených uživatelů je však dobré toto ponechat zapnuté.

10. Outlook umí spravovat více účtů

S Outlookem nejste limitováni na jediný účet. Můžete jich v klidu zároveň užívat více (a vůbec nevadí, že používají různé protokoly, např. POP3 či IMAP). E-maily pak lze stahovat buďto do jediné složky, nebo třídit podle toho, na jakou adresu vám byly zaslány.

Ano, i další klienti elektronické pošty dokáží integrovat více e-mailových účtů, výhoda Outlooku ovšem tkví v jeho nativní podpoře Exchange. Microsoft Outlook je dnes robustním, bezpečným a dostatečně flexibilním nástrojem. A dodatečná funkcionalita je jen třešničkou na beztak načechraném dortíku.