Svižné „workflow“ - Elektronický oběh dokumentů šetří čas i energii

Čas od času nastávají situace, kdy řízení procesů ve firmě začíná být nezvladatelně komplikované. Kdo si má neustále pamatovat, jaký je předepsaný administrativní proces či kdo je zodpovědný za akceptaci faktury? Automatizaci některých postupů dokáží řešit podnikové informační systémy – přesněji integrovaný nástroj pro pracovní postupy, tedy workflow. Správně nastavené workflow dokáže podpořit zjednodušení a zrychlení mnoha činností nebo odstranění schvalovacího procesu prostřednictvím kolujícího papíru, o kterém stejně nevíme, ve které kanceláří zrovna leží.

Elektronický oběh dokumentů lze rozdělit na dvě oblasti. První z nich je evidence předpisů, směrnic, norem apod. U dokumentů můžeme evidovat změny – tzv. řízená dokumentace – nebo pouze archivovat aktuální verzi – tzv. neřízená dokumentace. Druhá oblast zahrnuje tok dokumentů souvisejících s doklady evidovanými v informačním systému. Nejjednodušším příkladem práce s workflow je faktura došlá. Ta se naskenuje a připojí k „faktuře došlé“ vytvořené v informačním systému. Naskenovaná podoba faktury pak obíhá prostřednictvím tzv. workflow – podle nastavených stupňů jednotlivých odpovědných zaměstnanců. Ti pak provádějí příslušné úkony, jako např. akceptace, schválení, zaúčtování, zaplacení apod., podle odpovídajících kompetencí konkrétního zaměstnance.

Zavedení elektronického oběhu dokumentů se zpočátku nemusí některým zaměstnancům líbit, po určité době ale i pesimisté zjišťují podstatné usnadnění práce. Zrychlí a zjednoduší se realizace procesů a odpadá složitější manipulace s papírovými dokumenty. Vedoucím pracovníkům pak workflow přináší nejen zefektivnění práce jejich zaměstnanců, ale především lepší průhlednost a kontrolu nad oběhem dokumentů.

V pokročilejších informačních systémech můžeme obvykle definovat procesy workflow jako jednotlivé stupně a tzv. uzly (uzel je místo, kde systém čeká na rozhodnutí typu „ano/ne“, „schváleno/neschváleno“ – tedy např. samotné zaškrtnutí políčka „schváleno“ ). Definici je možné provést pro jednotlivé uživatele nebo pro role uživatelů. V podnikovém systému je možné stanovit libovolnou délku procesů workflow i libovolný počet uzlů a jsou zde jasně definované odpovědnosti a postupy – tím je zabezpečen správný sled požadovaných kroků.

Úkol je systémem přidělen konkrétnímu uživateli informačního systému. Každý uživatel má k dispozici svůj „úkolovník“ – tedy přehled aktuálních úkolů k řešení, do kterých je možné vstupit přímým „rozkliknutím“ určitého zápisu v systému, například faktury. Po věcné kontrole dotyčný uživatel zaškrtne „schváleno“, tím se proces posune o jednu úroveň dále, až posléze dojde do finálního zpracování. Nemusí se však jednat jen o faktury. Workflow znamená také řízení toku dalších dokumentů. Například došlé pošty, smluv, nabídek, objednávek atd. – můžeme říci, že veškerých firemních dokumentů či procesů, které by měly „projít rukama“ více lidí ve firmě.

JAKÉ MOŽNOSTI NÁM POMOCNÍK V PODOBĚ WORKFLOW PRO

PODPORU POSTUPŮ DÁLE NABÍZÍ?

Můžete řešit libovolné procesy schvalování – např. schvalování objednávek, dovolených, faktur přijatých, schvalování zápisu ze schůze a podobně, opět v několikastupňové hierarchii, podle organizační struktury. Skýtá také možnost upozorňování podle libovolných podmínek (faktury po splatnosti, vypršení garance/záruky, termín školení řidičů…). Upozorňování lze nastavit i mimo systém, a to např. přes SMS nebo e-mailem (i s odkazem přímo do informačního systému).

Workflow ani informační systémy však nejsou „samospasitelné“. Jen správně implementovaný systém zabezpečí kýžené přínosy. Zrychlení procesů, jejich zjednodušení a přesné mapování průchodu dokumentů ušetří čas a tím i finanční náklady. Získá se tím prostor a čas pro jiné, důležitější činnosti.

Autor pracuje jako manažer značky Helios ve společnosti LCS.