Starejte se o své bohatství

"Žijeme v informačním věku." S touto větou jsem se osobně poprvé setkal před zhruba deseti lety a již tehdy byla brána jako samozřejmý fakt, nikoli jako novinka. Pokud se ale podíváme na způsob, jakým ještě donedávna přemýšlely a jednaly téměř všechny organizace (a valná většina jich dosud takto přemýšlí a jedná), najdeme v něm kromě standardních proklamací o důležitosti informací jen málo prvků zabývajících se efektivní správou a využitím informací, respektive dat.

Zcela jistě teď namítnete, že to přece není pravda, neboť právě vaše organizace investovala nemalé prostředky do aplikací CRM, ERP, SCM, business intelligence a mnoha dalších - se zkratkami známými více či méně - s cílem dodat organizaci funkcionalitu pro zachycení a reportování údajů o zákazních, produktech, službách či partnerech.

S tímto typickým názorem se setkáváme dnes a denně při diskusích s našimi zákazníky a partnery o jejich problémech a možných řešení. V čem je tento názor diskutabilní? Místo odpovědi si pojďme položit několik doplňujících otázek:

Je ředitel vaší firmy, divize nebo oddělení schopen získat ucelený obrázek o stavu svěřené jednotky? O rozsahu, směřování a problémech svého byznysu?

Je koncový uživatel reportů (počínaje top managementem a konče operátorem kontaktního centra) spokojený s rozsahem, úplností a korektností informací, které z informačních systémů organizace získává? Umožňují mu stávající informace, které má k dispozici, dobře a efektivně odvádět svoji práci?

Využívá organizace ke svému řízení a rozhodování (opět od strategického až po operativní) všechny dostupné a relevantní informace?
Jsou informace pro rozhodování dostupné vždy na tom správném místě v potřebný čas?

Rozumějí si vzájemně všichni byznys uživatelé - tedy chápou pod stejnými pojmy stejný obsah?

V určitých případech není pochyb o tom, že odpovědi budou kladné, většinou ale bude reakce buď "ne", nebo "ne zcela".

NENÍ VŠECHNO ZLATO, CO SE TŘPYTÍ

Je mnoho příčin, proč dnešní organizace nedokážou využít bohatství ukryté ve vlastních datech. Mezi hlavní patří:

Nedostatečné zapojení byznys oddělení do procesu správy dat, respektive informací - kdo jiný než byznys oddělení zadávající a primárně využívající určité informace by si měla uvědomovat důležitost svých dat, respektive informací, a měla by být přímo zaměřena na jejich kvalitu, dostupnost a dostatečný popis, respektive vysvětlení.

Nepřijatá zodpovědnost za správu dat na straně byznysu - kolik procent firem si uvědomuje, že v informačním věku je největším bohatstvím firmy právě informace, a má proto nastaveny patřičné byznys procesy a KPI (Key Performace Indicators) jednotlivých rolí či osob. Mluvíme zde opět o zodpovědnosti za kvalitu, dostupnost a popis spravovaných dat.

Nedostatečná komunikace a osvěta - pokud existuje (a ona vždy existuje) hrstka jedinců, kteří si výše uvedené uvědomují a snaží se organizaci změnit směrem k lepší "informační hygieně", většinou zapomínají na propagaci a komunikaci do ostatních útvarů ("interní public relations") nebo ji už časově nezvládají.

Prostor pro zlepšení není samozřejmě jen na straně obchodního oddělení, i když si troufnu tvrdit, že zde hlavně. IS/ICT oddělení byla - a stále jsou - primárně aplikačně zaměřena. Běžně dnes potkáváme oddělení Enterprise IS/ICT architektury, která mají aplikační architekty a infrastrukturní architekty. V méně případech existuje ale také datová architektura. Existují funkční modely celopodnikového IS/ICT, ale není již zcela běžné, že existuje korporátní datový model. Metodiky popisují, jak má vypadat standardní uživatelské rozhraní a co má být ve standardní funkcionalitě systémů, ale neexistují již tak obsáhlé metodiky pro správu a zajištění kvality dat.

Za oběma částmi organizace - obchodními/byznys a IS/ICT odděleními - jde potom poslední zde zmíněný fenomén - vzájemná řevnivost, osočování, nedůvěra a neschopnost konstruktivní spolupráce. Často slýcháme stesky byznys uživatelů na nedůvěryhodnost IS/ICT oddělení, nízkou proaktivitu a neschopnost poskytovat požadované služby (mj. i data) včas a v dané kvalitě. Na druhou stranu barikády pak dopadají stesky na neschopnost formulovat své požadavky, jejich neustálou změnu a nedostatek financování. Hlavní příčinou tohoto jevu je ale chybějící ochota najít společnou řeč a konstruktivně a bez emocí komunikovat.

GLOBÁLNÍ ORGANIZACE SÁZÍ NA DATA

Všechny výše uvedené problémy a jejich nejčastější příčiny jsou důvodem ke vzniku a rychlému šíření přístupů, postupů, metodik a v neposlední řadě samozřejmě IS/ICT nástrojů, které pomáhají zaměřit pozornost na data, respektive informace, efektivně je spravovat a správně je využít. Jedním z komplexních přístupů k řešení diskutované problematiky je Data Centric Organization (DCO). Do češtiny lze termín přeložit jako organizace orientovaná na data, i když přesnějším termínem by byla "organizace přátelská k datům". Jak může DCO pomoci vyřešit výše uvedené problémy? Nejprve si pojďme popsat, co vlastně DCO znamená.

Základní principy Data Centric Organization je možné definovat následovně:

1. Data vnímají všichni pracovníci organizace jako její bohatství.
2. Organizace vynakládá účelně dostupné prostředky pro zajištění kvality spravovaných dat.
3. Všichni pracovníci organizace mají přístup k patřičným datům v místě a čase, kdy jsou tato data potřeba.
4. Všichni pracovníci organizace shodně chápou význam dat, respektive informací.

ZÁKLADNA PRO PRÁCI S DATY - ČTYŘI PILÍŘE

Data Centric Organization staví na čtyřech pilířích, kterými jsou:

datová architektura
integrace dat
popis dat a příslušných objektů
datová kvalita

Cílem datové architektury je zajistit korektní správu a kvalitu dat pomocí jejich patřičného umístění do celkové enterprise IS/ /ICT architektury. Podnikoví datoví architekti tak rozhodují, ve kterých systémech budou data primárně vznikat, jakým způsobem budou dále přenášena mezi systémy (a mezi kterými systémy) a také činí rozhodnutí týkající se volby a umístění nástrojů pro zajištění kvality dat. Dalším posláním datové architektury je spravovat informace o umístění, struktuře a tocích dat v rámci celé organizace. Datoví architekti by měli být také zapojeni do plánování změn celkové IS/ICT architektury, podporovat výběrová řízení a rozhodovat o výběru nových nástrojů, služeb a jejich dodavatelů.

Druhý pilíř DCO - datová integrace - přispívá k celku v podobě definice způsobu a vlastního provedení integrace dat z různých systémů. Korektní integrace dat je klíčovou potřebou dnešních organizací kvůli velkému množství různorodých informačních systémů, jejich různorodému obsahu a také kvůli různorodým požadavkům byznys oddělení. Cílem datové integrace je tak definovat přesný způsob integrace a konsolidace dat vznikajících ve sdílených databázích (Operationl Data Stores, Data Warehouses, Master Data Integration Hubs apod.).

Třetí pilíř - popis dat - je obecně znám též pod názvem metadata. Jeho cílem v prostředí DCO je nejen poskytnout všem koncovým uživatelům komplexní porozumění datům díky přesnému a v organizaci shodně vnímanému popisu jejich významu, ale současně i poskytnout další informace. Třetí pilíř tak kromě vlastního byznysového i technického popisu dat zahrnuje popis toků dat v organizaci, popis informačních výstupů všech IS/ICT systému a nezřídka bývá doplněn o katalogy koncových uživatelů a jejich požadavků.

Posledním pilířem v tomto výčtu - nikoliv však co se významu týče - je kvalita dat, respektive informací. Díky současným debatám je notoricky známým důvodem existence datové, respektive informační kvality snaha organizací vylepšit obsah svých databází tak, aby poskytovaná data odpovídala potřebám svým uživatelům a nepostrádala atributy, jakými jsou úplnost, přesnost, dostupnost, konzistence, integrita a další.

STAVEBNÍ PRVKY PILÍŘŮ DCO

Jak je z výše uvedeného - velmi stručného - popisu pilířů organizace přátelské k datům patrné, každý pilíř je tvořen řadou komponent, respektive aspektů. Pokud bychom chtěli dospět k dostatečnému zobecnění a kategorizaci těchto aspektů, přišli bychom na následující:

• procesy
• organizace
• řídicí dokumenty
• metriky
• nástroje IS/ICT

Zde zmíněná množina nám opět napovídá, že DCO spočívá hlavně v obchodních aspektech, i když nepochybně podporovaných podnikovou informatikou. Příznivci IS/ICT systémů mohou též namítnout, že i poslední řádek lze rozdělit do mnoha částí - a nelze s nimi nesouhlasit. Pro účely tohoto článku však vystačíme s množinou touto.

Pokud se vrátíme zpět k našim pilířům, lze v jejich rámci identifikovat následující konkrétní aspekty:

Aspekty datové architektury:
- Procesy
- Definice a správa datové architektury včetně veškerých architektonických metadat.
- Podpora výběrových řízení.
- Podpora změnových procesů v rámci podnikového IS/ICT.
- Komunikace s byznysovými uživateli, respektive jejich zástupci ohledně obsahu datové architektury organizace.
- Monitoring procesů i stavu datové architektury organizace.
- Komunikace a vzdělávání.

Organizace:
- Hlavní organizační jednotkou je oddělení datové architektury, sdružující datové architekty, jejichž hlavní zodpovědností je zajistit výše uvedené procesy.
- Nesmíme však zapomenout na architekty celopodnikové typicky působící v oddělení Enterprise IS/ICT architektury.

Řídicí dokumenty - sem patří zejména:
- Celopodnikový datový model.
- Celopodnikový model datových toků.
- Integrační framework.
- Metodiky a standardy tvorby a popisu datové architektury.

Metriky řízení a správy datové architektury zahrnují kvantitativní i kvalitativní ukazatele stavu procesů a dokumentace správy datové architektury.

Hlavním IS/ICT nástrojem datového architekta je kromě CASE nástroje balík kancelářských systémů umožňující tvorbu dokumentů, schémat a prezentací.

Aspekty datové integrace:

Procesy - klíčovým procesem je správa integrace dat a v dnešní době zejména master (klíčových) dat. Sem patří zejména správa byznysových pravidel pro konsolidaci dat v jednotlivých integračních datových úložištích organizace.
Organizační zajištění mají na starosti kromě datových architektů také role programu Data Governance - vlastníci dat (Data Owners) a datoví správci (Data Stewards).
Hlavními řídicími dokumenty jsou byznys pravidla integrace/konsolidace a integrační framework.
Obdobně jako v předchozím případě monitorují metriky řízení datové integrace stav relevantních procesů a dokumentace.
Typickou IS/ICT podporou datové integrace jsou datové sklady, Operational Data Stores a Master Data Integration Hubs.

Aspekty metadat:

Klíčovými procesy jsou zde samozřejmě popis a správa metadat pro všechny výše zmíněné objekty. Zdůrazněme zde však důležitost odsouhlasení navržených metadat byznys vlastníky i organizací a hlavně propagaci těchto informací do organizace jako celku.
Organizační zajištění je jednoznačně v kompetenci programu Data Governance a hlavní tíha zde leží na správcích dat.
Hlavními řídicími dokumenty jsou zde pak součásti obecných metodik obsahující datové modely a jejich popisy, pro organizaci konkrétní (upravené) slovníky dat (data dictionary) a ostatní modely. V rámci tohoto pilíře se využívá značné množství metodik a řídicích dokumentů pro podporu sběru a správy metadat.

Metriky tohoto pilíře jsou oproti předchozím dvěma více kvantifikativní a měří typicky poměr a absolutní hodnoty popsaných a odsouhlasených objektů včetně stáří těchto definic. Nechybějí samozřejmě metriky monitorující patřičné procesy.
IS/ICT podporu daného pilíře tvoří různé metadatové repository, e-mailové systémy a opět balíky kancelářského softwaru.

Aspekty datové kvality:

Kromě "standardních" procesů zajišťujících datovou kvalitu na straně IS/ICT systémů je zde třeba zdůraznit potřebu změn v byznys procesech tak, aby byly "přátelské k datové kvalitě". Patří sem mj. i definice KPI pro jednotlivá obchodní oddělení tak, aby jejich pracovníci byli přímo motivováni pořídit, případně udržet data v definované kvalitě. Opět zde klademe důraz na komunikaci a vzdělávání pracovníků organizace.

Organizační zajištění je opět v kompetenci programu Data Governance.

ZMĚNA FIREMNÍ KULTURY VEDE K NALEZENÍ POKLADU

Co říci závěrem? Velmi stručný úvod do problematiky DCO snad vyvolal pocit, že zavedení podobného konceptu není činností jednoduchou, neboť požadujeme změnu firemní kultury, přemýšlení i chování jednotlivců i celku. Nutno však okamžitě dodat, že se nejedná o změnu samoúčelnou, avšak změnu vyvolanou nejprve latentní, nyní již však zřejmou potřebou organizací chovat se patřičně k největšímu bohatství v době informační - a to informacím. A jedním dechem k tomu přidejme, že při zavádění těchto změn se můžeme dočkat mnoha příjemných překvapení a již v průběhu cesty k nirváně se můžeme těšit na mnoho přínosů.