Od toho je tu právě digitalizace – skenování a další nakládání s daty převedenými do elektronické podoby. Ruční přepisování položek z faktury už se pomalu stává věcí minulosti. Zvykáme si na automatizaci procesů a čím dál méně je potřeba, abychom do nich manuálně zasahovali – a je to tak správně. Technologie pracují za nás, šetří nám čas a pomáhají předcházet omylu.
Blesková digitální proměna
Stejně nápomocná může být i multifunkční tiskárna. Misí MyQ vždy bylo zjednodušovat svým uživatelům práci: co byl dřív výběr mezi třemi akcemi, které chce s dokumentem udělat (tisk, sken, fax), dnes už znamená možnost kombinovat několik akcí v rámci jednoho procesu. Uživatel na panelu stiskne jedno tlačítko a tiskové řešení dokument nejen naskenuje, ale také převede do editovatelného formátu a pošle do zvolené složky, na e-mail nebo do uživatelem preferovaného cloudového úložiště.
Takovému řetězci akcí se běžně říká document workflow. Právě popsaný proces lze nastavit v rámci funkce Easy Scan v edici MyQ X Enterprise, ale možnosti skenování s MyQ jdou ještě mnohem dál.
MyQ X Ultimate nabízí pokročilé skenovací scénáře, napojení na 25 různých systémů pro správu dokumentů (ECM, ERP aj.) a integruje v sobě řadu funkcí k hladkému zpracování dokumentů jediným kliknutím: OCR, rozdělení dokumentu na zóny, vytěžení dat, jejich propsání do příslušných míst v databázi a další. Proces digitalizace je tak plně automatizovaný.
Praktické skenovací scénáře
IT specialista jednoduše nastaví scénář, který budou mít jeho kolegové k dispozici. Bankéřům se bude například hodit „checklist" všech dokumentů doprovázejících žádost o hypotéku: občanský průkaz, potvrzení o příjmu, doložení bezdlužnosti, návrh kupní smlouvy a samozřejmě samotná žádost. MyQ X Ultimate ví, že má všechny tyto dokumenty naskenovat do složky pro konkrétního žadatele a také odeslat compliance oddělení. Na terminálu tiskárny se tak postupně zobrazí všechny potřebné položky a odškrtávají se během skenování, což bankovnímu poradci významně usnadní práci a zároveň eliminuje možné chyby.
MyQ X Ultimate je tedy neocenitelným pomocníkem při digitalizaci. Stále však platí, že je jeho instalace vázaná na server zapojený v místní síti, případně jej lze instalovat do tzv. soukromého cloudu. Funguje tedy jako on-premise (lokální) nebo private cloud řešení, což je praktické především pro větší organizace.
Konečně pravý cloud
V minulém roce, kdy se doslova celý svět přesunul na home office, vznikla poptávka po flexibilním tiskovém řešení, které je možné využívat odkudkoli, a MyQ se rozhodlo na ni okamžitě odpovědět. Vznikl produkt nové generace – MyQ Roger. Běží výhradně v tzv. public cloudu, díky čemuž zákazník nemusí zajišťovat fyzický server ani nastavovat VPN nebo zabezpečení dat zaměstnanců mimo kancelář. Je zapotřebí mít jen kompatibilní multifunkční tiskárny a smartphone, který má koncový uživatel tak jako tak v kapse.
MyQ Roger je Smart Digital Workplace Assistant, tedy virtuální asistent, který přebírá od uživatele maximum manuální práce nutné pro tisk, skenování a správu dokumentů. Umožňuje bezdotykově ovládat tiskárnu z mobilní aplikace, skenovat do oblíbených cloudových služeb, jako je např. OneDrive, a spouštět přednastavená workflow. Aplikace je navíc stavěna tak, aby si ji mohl uživatel přizpůsobit podle svých potřeb a pracovních návyků.
Letošní rok bude zcela jistě pokračovat v trendu nastaveném v roce 2020. V pracovním životě budeme potřebovat flexibilitu a možnost vyřizovat co nejvíce pracovních úkolů z mobilních zařízení. MyQ na tyto potřeby myslí a dává uživateli do ruky nástroj k rychlé a efektivní digitalizaci, kde má vše dostupné na jedno dvě kliknutí. Nemusí se tak zdržovat od kreativní práce, kterou (zatím) žádný stroj ani umělá inteligence zastat nedokáže. n
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU