Softwarová podpora rozhodování ve veřejné správě

Dlouhodobou prioritou dodavatelů informačních a komunikačních technologií musí být orientace na vytváření podpory rozhodování managementu organizací. Přesto nejsou výjimkou nářky ze strany vedoucích pracovníků, kteří po nasazení informačního systému nevidí skutečný přínos těchto technologií pro svou každodenní praxi nebo řešení krizových situací.

Chyba může být jak na straně dodavatele, který nedokáže dostatečně razantně prezentovat své možnosti, tak i na straně řídících pracovníků, kteří ne vždy jsou ochotni seznámit se s možnostmi nadstavbových programových modulů. Také vedoucí ekonomických, ale i dalších odborů nedokáží vždy „prodat“ svoji každodenní mravenčí práci se sběrem dat. Přitom právě prostřednictvím pravidelnému zpracování výstupů a jejich efektní prezentace svým nadřízeným a zastupitelům mohou zvýšit zájem o ekonomiku organizace i svou vlastní prestiž. Data, která tímto způsobem vznikají, jsou velmi cenným materiálem, a pokud jsou správně prezentována a interpretována, mohou včas varovat management úřadu před negativními tendencemi a usnadnit jeho rozhodování nejen v ekonomických otázkách.

Rozdíly oproti podnikatelskému sektoru

Není pochyb, že dnes už běžně využívané komplexní informační systémy jsou krokem k optimalizaci procesů v organizaci. Dnešní systémy pokrývají všechny potřebné agendy, ale cílem jejich implementace není pouze náhrada lidské práce strojem a programem. Jde o zachycení a provázanost všech dat, která při výkonu veřejné správy vznikají, zejména o zajištění průkazného vedení rozpočtu, podchycení jeho změn prostřednictvím rozpočtových opatření, zajištění průkazného vedení podvojného účetnictví, správy závazků a pohledávek, vedení evidence majetku, řízení lidských zdrojů atp.

Ve veřejné správě jsou na rozdíl od komerční sféry výše uvedené procesy ovlivněny velkým množstvím různých zákonů, vyhlášek ministerstev, opatření vlády. S ohledem na specifika oboru jsou dodavatelé nuceni orientovat se v odlišném a často se měnícím legislativním prostředí (s vysokými nároky na bezpečnost a autentičnost). Musejí také poskytovat řadu specializovaných modulů pro podporu specifických činností úřadů. V této oblasti jde o sledování plnění rozpočtu, sledování platební morálky daňového poplatníka, správa veřejných prostranství, veřejného majetku, výplaty dávek sociálního zabezpečení a výkon mnoha dalších funkcí veřejné správy. To vše nikoliv za účelem dosahování zisku, ale splnění úkolů definovaných příslušnými právními normami. Také zde však hrají úlohu kritéria efektivnosti vynaložených prostředků a jejich transparentnosti. Nabízené moduly přispívají k promyšlenějšímu a průkaznějšímu vedení jednotlivých agend, to však ještě neznamená, že takto „zaopatřená“ organizace se snáze a efektivněji řídí. Důležité je, jak systém dokáže analyzovat informace do něj vložené, modelovat a předpovídat situace dalšího vývoje, nabízet variantní řešení. Tedy to, co od něho management na různých úrovních stále více očekává.

Možnosti současných IS

Softwarová podpora rozhodování je dnes v ekonomických informačních systémech realizována jednak ve formě standardních i specializovaných výstupů z ekonomických agend, jednak formou budování různých typů manažerských nadstaveb podle potřeb i finančních možností uživatelů. Tyto nástroje dnes mají širokou škálu podob, od jednoduchých, na MS Office založených řešení, až po velké datové sklady a k nim příslušející analytické nástroje (data warehouse). Při jejich správném využívání není proces zpracování účetnictví a rozpočtu pouze samoúčelným sběrem dat pro zabezpečení informací pro předávání na vyšší stupeň (kraj, ministerstvo financí), ale výrazně přispívá k zabezpečení vnitřního kontrolního systému účetní jednotky a analýze informací o ekonomickém dění.

Systémy, které se celé roky vyvíjely v prostředí požadavků veřejné správy, dnes disponují řadou předdefinovaných (legislativně závislých a nejčastěji používaných) grafických tiskových výstupů, stejně jako stovkami dalších specializovaných sestav, vytvářených podle potřeb jednotlivých uživatelů. K těm nejžádanějším patří různé druhy přehledů pohledávek a závazků, které slouží veřejné správě jako podklad pro hodnocení platební morálky a sledování „neplatičů“; rozbory příjmů a výdajů, tedy grafické zobrazení čerpání výdajů rozpočtu a plnění jeho příjmů nebo oblíbený „výkaz 120 – přehled pro hodnocení plnění rozpočtu“. Ten může obecním zastupitelstvům posloužit k rychlým a nenáročným prezentacím hospodaření města či obce na webových stránkách. V posledních letech stoupá zájem uživatelů o zpracování návrhů rozpočtu na další roky ve formě tzv. rozpočtového výhledu. Na veřejnou správu specializované systémy nabízejí podporu pro sledování plánu akcí a jsou schopny „sledovat“ akci od vyhlášení veřejné zakázky přes uzavření smlouvy a vystavení objednávky až po evidenci závazků plynoucích z faktur k dané akci a jejich úhradu. Centrální evidence akcí provazuje přes jedinečný identifikátor data vytvářená v různých modulech a poskytuje komplexní informace o konkrétní akci. Použití prezentačních nástrojů pak umožňuje přehledné a graficky příjemné zobrazení a vyhodnocení všech údajů.

Vedle podpory ekonomických procesů poskytují vyspělé informační systémy veřejné správy také manažerské pohledy na oběh dokumentů příslušné organizační jednotky. Manažer získává základní informační přehled o dokumentech a spisech organizační jednotky podle stavu zpracování či podle jednotlivých referentů. Ještě širší možnosti získání pohledů (přehledných grafů a tabulek) v tomto směru nabízí uživatelům využití technologie datových skladů. Jde o silný nástroj například ke kontrole, srovnání dílčích celků, jako nástroj motivace při tzv. skórování srovnatelných celků, jako zdroj informací a přehledů zveřejňovaných na intranetu nebo internetových stránkách organizace.

Distribuce informací

Vytvořený výstup by měla analyzovat osoba schopná odborně posoudit vzniklou situaci. Ta může vhodným komentářem doplnit výstup o informace, které z výstupu přímo vyčíst nejdou. Díky běžnému používání e-mailu ve většině organizací je možná distribuce výstupů oprávněným osobám právě touto cestou. Spolupráce informačního systému s e-mailovým klientem umožňuje autorizovaný příjem i odeslání evidovaných dokumentů, generování zpráv ze systému při stanovených událostech atp. Manažer tak může být tedy každý den ráno po spuštění e-mailu informován například o zůstatcích na běžných účtech, o uhrazených závazcích během minulého dne, o inkasu pohledávek z předchozího dne atd. Vyspělejší informační systémy nabízejí tzv. odložené zpracování výstupů. Jedná se o funkčnost zabezpečující plánování a generování výstupů dle předem definovaného časového plánu, třeba v době nižšího zatížení databázového serveru. Umožňuje předem definovat čas spuštění, ale i automatizovat odeslání výstupů konkrétním osobám.

Zajímavou alternativou pro vedoucí pracovníky trávící hodně času mimo své hlavní pracoviště mohou být softwarové nástroje pracující off-line. K vlastní funkčnosti takové aplikace tedy není nutné trvalé připojení na síť úřadu či organizace, uživatel může prohlížet data kdykoliv a kdekoliv, například na služební cestě. Často požadované pohledy lze uložit mezi „oblíbené“ a prostřednictvím grafů a tabulek je pravidelně sledovat. Aktuální data jsou na notebook přenášena dvěma možnými způsoby. V případě, že je uživatel on-line připojen na vnitřní síť organizace a spustí aplikaci, data lokální databáze na počítači uživatele jsou automaticky aktualizována daty z centrální databáze na serveru. Druhou možností aktualizace dat je zasílání aktuálních dat e-mailem přímo uživateli.

Autor pracuje jako metodik ve společnosti Gordic.