Předsedové představenstva, jako je Jean Holley, mohou být pro CIO nejlepším přítelem, ale také nejhorší noční můrou. Holley, sama bývalá CIO, vždy před zasedáním představenstva osloví CIO, aby mu poradila, jak zvládnout nevyhnutelné otázky. „Je neuvěřitelné, kolikrát mě neberou vážně,“ říká Holley.
Co se dozvíte v článku
- Za prvé, poznejte své publikum
- 1. „Jsme zranitelní vůči současným kybernetickým hrozbám?“
- 2. „Investujeme do správných technologií, které jsou v souladu s naší strategií?“
- 3. „Jak udržujete a získáváte schopné odborníky?“
- 4. „Měli bychom se zaměřit na automatizaci, abychom nahradili nedostatek pracovníků?“
- 5. „Jak v IT týmu rozvíjíte rozmanitost, rovnost a inkluzi?“
- 6. „Co by nás ještě mělo zajímat, o čem jsme nehovořili?“
- Jak čelit neočekávanému
„Někteří CIO, zejména ti, kteří jsou ve své roli noví, jsou mnohdy příliš technicky zaměření, mimo kontakt s obchodní činností, nebo jim chybí přehled, které by si ve své funkce měli udržovat.“ Ve třech různých firmách se jí představenstvo zeptalo, zda je CIO člověk na svém místě, a třikrát odpověděla, že ne. A o takovou nálepku jistě nikdo nestojí.
CIO mají v představenstvech větší vliv než kdy dříve. Generální ředitel a představenstvo řídí loď, ale spoléhají se na radar CIO, aby viděli, co přijde. Příprava je klíčová a může posílit, nebo zničit vztah. Připravte se na takovéto otázky a záludnosti.
Za prvé, poznejte své publikum
„Před prvním setkáním s představenstvem je důležité se seznámit s pozadím každého člena včetně dalších funkcí, které mohou zastávat v jiných firmách,“ říká Gary Cantrell, bývalý CIO a viceprezident pro IT ve výrobní společnosti Jabil, který se se svým představenstvem setkával čtvrtletně.
„Většina členů představenstva není příliš zběhlá v IT, ale ze zpráv nebo ze svého působení v představenstvech jiných firem vědí, co je důležité,“ říká Cantrell. „Pokud víte, které firmy sledovat, a dočtete si o bezpečnostním incidentu, na příštím zasedání představenstva budete schopni snadno odpovědět na otázky. Pokud dění nesledujete, budete muset improvizovat.“
1. „Jsme zranitelní vůči současným kybernetickým hrozbám?“
Kybernetická bezpečnost zůstává hlavní obavou představenstva, zejména vzhledem k válce na Ukrajině a přetrvávající globální nestabilitě. CIO by se měli vždy připravit na tuto citlivou otázku, aniž by předpovídali soudný den nebo působili příliš sebevědomě.
„Na otázky ohledně kybernetické bezpečnosti je nutné odpovídat v kontextu rizika,“ říká Jay Ferro, IT ředitel ve společnosti Clario. „Vysvětlete, že pravděpodobnost výskytu určitého rizika je velmi nízká, ale dopad by mohl být značný, a že děláme to a to k zmírnění rizik. Pohovořte i o slabinách zabezpečení, ale okamžitě dodejte, jak se zabezpečení zlepšuje a jaké máte další plány.“
Jak dále navrhuje, zde mohou CIO představenstvu dokumentovat zlepšování pomocí grafů a časových řad, které mezi jednotlivými zasedáními vždy zaktualizují, aby byly patrné pokroky.
Zranitelnost není jedinou otázkou související s kybernetickou bezpečností, na kterou by CIO měli být připraveni reagovat. Ferro říká, že byl mnohokrát dotázán: „Vynakládáme dost na kybernetickou bezpečnost?“
„Vždy byste chtěli utrácet více, ale váš CEO je v místnosti také a musíte být velmi opatrní, jak odpovíte, protože ho nechcete dostat do nepříjemné situace,“ říká Ferro.
Na druhou stranu může současné ekonomické klima vést představenstvo k otázce: „Můžete to udělat levněji?“ říká Alexander Lowry, moderátor podcastu „Boardroom Bound“ a jedním dechem dodává, že obvykle zní odpověď „ne“, pokud chce firma zůstat dobře chráněna nebo potřebuje udržet schopné pracovníky. Jak vysvětluje, čas, náklady a kvalita tvoří vyvážený trojúhelník a CIO musí být schopen vysvětlit důležitost všech tří faktorů.
Ředitelé, kteří sedí v několika správních radách, se mohou také zeptat na hierarchii řízení v oblasti bezpečnosti, říká Jean Holley. Z tohoto důvodu bývají CIO často dotazováni: „Měl by CISO podléhat CIO nebo někomu jinému?“
„Zhruba 90 % CIO řekne ano, tak to chci. Ale pokud jste IT společnost a vyvíjíte informační nebo bezpečnostní technologie na prodej, neměla by odpovědnost spočívat na CIO.“ Představenstvo bude nejspíš v takovém případě preferovat systém brzd a protivah dvou různých manažerů.
2. „Investujeme do správných technologií, které jsou v souladu s naší strategií?“
Představenstvo chce ujištění, že CIO má přehled o technologických investicích spjatých s firemní strategií. „Demystifikujte toto spojení,“ radí Ferro. „Vysvětlete investice v širším kontextu a v maximální míře ukažte okamžitou návratnost.“
Anupam Khare, CIO a CDO výrobní společnosti Oshkosh Corp, se ve svých prezentacích snaží představenstvo vzdělávat. „Moje prezentace je z velké části v kontextu obchodní činnosti, takže vidí nejprve ekonomický přínos a samotnou technologii až následně. To vzbuzuje zájem se dozvědět, jak daná technologie tvoří hodnotu,“ říká Khare. „Když řeknu: ‚Tento projekt nebo technologie měla takový a takový vliv na provozní výnosy‘, tak tím posluchače zaujmu. Poté vysvětlím mechanismus tohoto vlivu, a to pomáhá lépe pochopit, jak technologie funguje.“
Členové představenstva mohou také přijít s vlastními návrhy na zavedení technologií, o kterých slyšeli od konkurentů nebo v představenstvech jiných firem, kterých jsou členy. CIO by tedy měl být také připravený odpovědět na otázku: „Měli bychom používat stejnou technologii jako společnost X?“
„Vyhněte se technikáliím a nevysvětlujte výhody nových cloudových platforem, aplikací pro zákazníky nebo Slacku jako komunikačního nástroje, ale odpovězte na tuto otázku z obchodního hlediska,“ doporučuje Jean Holley. „Odpověď závisí na tom, jak si podnik stojí, jak je konkurenceschopný a kam směřuje. Snaží se být lídrem nebo rychlým následovníkem v digitálním prostoru?
Chcete dostávat do mailu týdenní přehled článků z CIO Business Worldu? Objednejte si náš mailový servis a žádná důležitá informace vám neuteče. Objednat si lze také newsletter To hlavní, páteční souhrn nejdůležitějších článků ze všech našich serverů. Newslettery si můžete objednat na této stránce.
Je také moudré připravit si seznam tří oblastí, do kterých byste investovali, kdyby byly k dispozici finanční prostředky,“ radí Holley. To je klíčová otázka, na kterou je třeba vždy mít dobrou odpověď v případě, že si podnik může dovolit více utrácet nebo některá jednotka přidělené prostředky nevyužije. „Pokud například nyní přidělíme tomuto aktivnímu projektu 5 milionů dolarů, investice by se mohla vrátit do šesti měsíců. Ani se nemusí týkat jenom IT. Pokud plánuje nakoupit nové technologie v 1. čtvrtletí příštího roku, proč je nenakoupit už v letošním 4. čtvrtletí, protože lidé mají volnou kapacitu.“
Jean Holley měla podobný krátký seznam projektů, které by naopak bylo možné zbrzdit nebo pozastavit, pokud by se firmě nedařilo a potřebovala šetřit. Hlavními kandidáty byly projekty, které nemají takový dopad na obchodní činnost, nebo takové, kde podnik nedokázal zajistit dostatečné personální kapacity, aby projekt běžel rychleji.
3. „Jak udržujete a získáváte schopné odborníky?“
Členové představenstva čtou o celosvětovém nedostatku kvalifikovaných IT odborníků a ptají se CIO, co interně dělají pro rozvoj pracovníků a jak si je udržují, říká Cantrell. Ptají se také na fluktuaci a na to, jak se daří získávat nové lidi. Nabízíte pouze vyšší plat, nebo i jiné výhody?
4. „Měli bychom se zaměřit na automatizaci, abychom nahradili nedostatek pracovníků?“
Bez dostatečného počtu kvalifikovaných pracovníků se někteří členové rady mohou také ptát na automatizaci nebo robotiku jako alternativu, říká Lowry. „Otázka by mohla znít: ‚Vzhledem k tomu, že stejně nedokážeme získat dostatek pracovníků pro tyto činnosti, mohli bychom je provádět efektivněji pomocí automatizace? Nejen dnes, ale ve střednědobém nebo dlouhodobém horizontu – byl by tím podnik odolnější nebo by nám to pomohlo fungovat levněji?‘“ CIO by měli sestavit seznam oblastí, které by mohly nebo měly být automatizovány, doporučuje Lowry.
5. „Jak v IT týmu rozvíjíte rozmanitost, rovnost a inkluzi?“
Důraz na rozmanitost, rovnost a inkluzi (DEI) jako klíčový cíl na pracovišti všeobecně stoupá a i CIO by měli být připraveni popsat své iniciativy v této oblasti, včetně toho, jak postupují při náboru, zda spolupracují s příslušnými organizacemi a podobně, říká Ferro.
A jak dodává, témata společenské odpovědnosti mohou zahrnovat také otázky udržitelnosti. „Co děláte pro to, abyste vaše podnikové IT bylo udržitelnější? Ať se jedná o zmenšení uhlíkové stopy datového centra nebo přesun do cloudu,“ říká.
6. „Co by nás ještě mělo zajímat, o čem jsme nehovořili?“
Představenstvo se spoléhá na váš rozhled, který jim pomůže utvářet obchodní strategii. Dobré je stručně předestřít tři nejdůležitější témata. „Není to výzva k apokalyptickým proroctvím, přílišnému rozpovídání nebo přehnaně detailnímu vysvětlování,“ říká Jean Holley.
„Vždy jsem si předem promyslela odpověď z interního a externího pohledu. Začnu něčím jako: ‚Externě existuje příležitost zvýšit výnosy o x %.‘ Nebo se zeptám: ‚Víte, co dělají naši konkurenti?‘ A to dále rozvedu. Nebo bych začala slovy: ‚Konkurent, kterého dnes ani nevidíme, pravděpodobně dělá to a to‘.
Namísto rozvíjení každé myšlenky se zeptám, zda by se chtěli dozvědět víc. Předseda představenstva nebo výboru obvykle řekne, že ano, nebo že se tomu budeme věnovat později.
Jak čelit neočekávanému
Pokud zazní otázka, na kterou nejste připraveni odpovědět, nikdy si odpověď nevymýšlejte, radí Ferro. „Buďte připraveni říci něco ve smyslu: ‚Rád bych se této otázce podrobně věnoval později‘, nebo jen: ‚To je velmi aktuální otázka. Rozhodně jí věnujeme pozornost. Pojďme ji probrat jindy samostatně‘.“
Příprava se může velmi vyplatit, říká Cantrell. „Vždy jde o první dojem. Pokud se vám podaří zapůsobit na prvních třech schůzkách, budete mít život mnohem jednodušší. Pokud ne, bude to výzva.“
CIO Business World si můžete objednat i jako klasický časopis (v tištěné i v digitální podobně) Věnujeme se nejnovějším technologiím a efektivnímu řízení podnikové informatiky. Přinášíme nové ekonomické trendy a analýzy a zejména praktické informace z oblasti podnikového IT se zaměřením na obchodní a podnikatelské přínosy informačních technologií. Nabízíme možná řešení problémů spojených s podnikovým IT v období omezených rozpočtů. Naší cílovou skupinou je vyšší management ze všech odvětví ekonomiky.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU