Šest chyb, kterých je třeba se vyvarovat při výběru ERP

Cesta k úspěšnému zhodnocení potenciálu, které dnes systémy nabízejí, však není jednoduchá. Jakých chyb je třeba se vyvarovat?

1 – Uvidíme, jak to dopadne

Největší překážku při snaze o úspěšné zavedení ERP systému můžete překonat sami. Na začátku je třeba uvnitř firmy jednoznačně nadefinovat nejen to, co očekáváte od systému samotného, ale také to, co očekáváte od vlastních zaměstnanců, co ze strany dodavatele, a jasně popsat kritéria pro výběr řešení. Bez vlastní aktivity a plného zapojení managementu jde o slepou uličku.

2 – To nám na pár let bude stačit

Nevybírejte systém pouze jako odpověď na vaše aktuální problémy – dívejte se do budoucnosti! Bude vámi zvažovaný systém schopný růst s vámi, nebo vás bude spíše brzdit svou omezenou funkčností a nutností nových investic do jeho upgradu? Je dodavatel připraven garantovat služby v dané kvalitě i za předpokladu, že se vaše firma rozroste a zvýší se počet uživatelů, rozsah výroby či množství položek a dokladů?

A stejně důležitý je potenciál na straně produktu. Tlačí dodavatel vývoj produktu neustále kupředu a reaguje na měnící se potřeby vašeho trhu? Jen to vám zaručí absolutní konkurenceschopnost! Trh je dynamický a přístup naimplementovat, zakonzervovat a za sedm let vyměnit nefunguje – konkurence se žene kupředu a může vám ujet vlak.

Neinvestujte do něčeho, co vás bude již příští rok brzdit. Při výběru systému si vyberte řešení a partnera, se kterým si dokážete představit úspěšnou budoucnost vaší firmy.

3 – S levným řešením ušetříme

ERP systém je investice na dlouhou dobu a každá opomenutá maličkost se dříve či později projeví. V praxi to znamená, že pokud při nákupu ušetříte na úkor funkčnosti, nejde o vítězství. Dříve či později totiž chybějící funkčnost budete potřebovat a projeví se to v mnohem vyšší pořizovací investici v podobě dodatečné implementace či napojení jiného řešení k vašemu ERP systému. Nechte si vždy nabídku zpracovat tak, aby pokryla veškeré vaše potřeby, a případné rozpočtové problémy řešte změnou platebních podmínek, nikoli škrtáním funkčnosti. Pozor si dejte také na to, zdali nabídka obsahuje cenu za zaškolení zaměstnanců a jsou v ní rezervovány poimplementační konzultační hodiny. Budou se hodit a jejich dodatečný nákup – případně chyby a tápání vašich zaměstnanců – vás vyjde mnohem dráž.

4 – Však se už nějak domluvíme

Nepodceňujte smluvní podmínky, obzvláště v případech, kdy se o vaši IT infrastrukturu stará více dodavatelů. Minimalizujete tak čas nutný k nápravě problémů, protože předejdete situacím, kdy si jednotliví dodavatelé budou problém vzájemně přes vás přehazovat jako horký brambor a vymlouvat se jeden na druhého. Obecně musí platit, že snaha o nápravu musí být v zájmu dodavatele služby. A to když už ne z důvodů jeho vlastního proaktivního přístupu, tak alespoň ze smluvních podmínek.

5 – Je to dobrý produkt, budeme spokojeni

Nevybírejte systém podle toho, jestli se vám líbí. A dokonce ani neklaďte největší důraz na jeho funkčnost. Základem úspěchu je kvalitně zpracovaný projekt a jeho realizace. Právě proto si zjistěte reference nejen na produkt, ale především na práci projektového manažera, který bude mít implementaci na starosti. Jeho zkušenosti z ostatních firem stejného oboru, případně adaptované know-how z oborů jiných, kterým dokáže posunout vaši firmu kupředu, je základem každého úspěšně nasazeného ERP řešení.

Při samotném projektu pak naslouchejte – nediktujte implementátorovi, co má udělat. Jeho zkušenosti jsou často cennější než produkt samotný. Snažte se dojít k cíli vzájemnou diskuzí, hledejte řešení společně.

6 – Hurá, jsme v cíli!

Implementací ERP systému vše nekončí, naopak. Proto klaďte důraz na následný servis. Bude se o vás starat stejný tým, který řešení u vás implementoval, nebo budete volat na anonymní helpdesk a budou k vám dojíždět konzultanti, kteří vaší firmu a řešení neznají? Je vaším partnerem pružný dodavatel, se kterým si můžete kdykoli o svých vizích do budoucna promluvit? Proto je důležité, aby byl servisní tým s vaší společností v co nejintenzivnější symbióze a znal vaše vize a možnosti co nejlépe.

Autor pracuje jako ředitel oddělení systémové integrace
ve společnosti K2 atmitec

Čtěte také:
→ Firmy chtějí jednoduchost, funkčnost, spolehlivost
O problematice ERP systémů v sektoru malých a středních firem s námi hovořil Ing. Pavel Motan, obchodní ředitel společnosti K2 atmitec.
→ Strasti ERP projektů se stále hromadí
Šedesát procent respondentů výzkumu uvedlo, že ze svých ERP projektů získalo méně než polovinu očekávaných přínosů.