Klíč k úsporám je jednoduchý: stačí více kontroly a rozvážnosti při nákupu softwaru, což může každý rok ušetřit středním a velkým podnikům řádově statisíce až miliony, které pak vaše firma využije třeba na léta odkládané ambiciózní projekty. Software Asset Management (SAM) je v zásadě postupný strategický proces, na jehož začátku je nutné si stanovit jasný plán. Ten by měl zahrnovat dobu, kdy chcete s projektem začít, které oblasti by měl obsáhnout a v neposlední řadě jasně definovat procesy řízení této oblasti.
Dosažený úspěch lze měřit nejen nižšími náklady na software, ale úsporami plynoucími z automatizace některých procesů v IT či lepším propojením obchodních a technologických cílů. Na začátku je proto třeba si rozmyslet, co je ve vašem případě cílem: KPI o výdajích a snižování nákladů, analýza právních a finančních rizik, nebo vyšší produktivita zaměstnanců? To vše může kvalitní správa softwarových licencí přinést.
Dlouhodobá strategie
Pokud chcete projekt SAM pojmout seriózně a dlouhodobě, je na místě určit skupinu zaměstnanců či tým, který bude mít správu licencí na starosti. Ten by se měl skládat z lidí, kteří mají rozsáhlou znalost o smlouvách vaší firmy, licenčních podmínkách, vztazích s prodejci a využití softwaru uvnitř společnosti. Zjednodušeně řečeno, měli by o licencích a smlouvách vědět to, co nikdo jiný ve firmě neví – a tento fakt v budoucnu změnit.
Jakmile je tým vhodně sestaven, měli byste přidělit jednotlivým lidem role, v nichž budou moci maximálně využít své přednosti, a nejvíce tak přispět k úspěchu celého projektu. Každý SAM tým by měl mít obsazeny pozice: Compliance Officer, License Manager, Contract Officer, Product Manager a Software Inventory Manager. Zároveň je klíčové si hned na začátku odpovědět na otázky:
- Kde začít – u serverů, či klientů?
- Kterých produktů (výrobců) se bude zkoumání týkat a v jakém časovém horizontu
- Co do projektu zahrnuto nebude
- Nalézt odpovídající zdroje dat
- Kdo je zodpovědný za jaké informace
- Informovat – vzdělávat uživatele
Dále je potřeba určit strategie použitelné během projektu i to, kdo je bude uplatňovat. K tomuto kroku se vážou především následující úkoly:
- Komu je dovoleno nakupovat licence
- Kdo má přístup k jakým informacím (smlouvám, databázím atd.)
- Určení procedury pro žádost o software, jeho distribuci a instalaci
Projekt se rozjíždí
S vaší pomocí by měly být všem stranám zapojeným do projektu jasně a srozumitelně řečeny výhody, které pro ně z celé akce plynou. Manažeři databází spatří výhodu ve sjednocení dat, vyšší kvalitě a spolehlivosti. IT bude spokojeno s menším počtem dotazů na servisní lince a rychlejším nasazováním a instalacemi softwaru. Přínosem pro celou firmu jsou poté nižší náklady na software, vyšší míra bezpečnosti vnitřní sítě a lépe fungující souznění mezi IT a byznysem. A konečně vy, coby CIO, se můžete těšit na možnost přesnějšího plánování rozpočtu, vyhnutí se nákladným překvapením a získání peněz navíc pro projekty, které byly třeba odloženy.
- Jsme ale stále na začátku: SAM tým nyní musí vybrat či navrhnout řešení pro analýzu a správu licence, které by mělo splňovat několik podmínek:
- Vyhovovat povaze softwarových aktiv a brát ohled na specifické požadavky obchodního modelu, podle něhož je software prodáván a licencován.
- Obsahovat detailní seznam všech licenčních požadavků a rozpoznávacích informací.
- Zahrnovat rozsáhlé informace o každém softwaru. Může jít například o synonyma a další rozpoznávací kritéria, která mají zajistit, aby velké množství dat o aktivech bylo možné dobře využít.
- Dále je vhodné vymyslet metodu, která by dala každému softwarovému titulu unikátní identifikátor (SKU identifikace), aby jakýkoli program nalezený na počítači mohl být ihned spojen s konkrétním nákupem licence na software.
- Zároveň by měla být vytvořena „knihovna“ veškerého softwaru, obsahující smluvní podmínky jednotlivých licencí, jejich cenu a případné náklady na rozšíření, prodloužení či změnu licencí.
- Koordinace s obchodní činností firmy tak, aby jejich softwarovým nárokům bylo vyhověno co nejefektivnější možnou formou.
- Nakonec by vám celé řešení projektu mělo umožnit zjistit náklady na konkrétní software, analyzovat celkové licenční náklady a porovnat jejich vliv na uskutečňování klíčových procesů ve firmě.
Vybrané řešení je třeba integrovat do podnikových systémů tak, aby pracovalo transparentně – potřebná data jsou sbírána z různých zdrojů. V této fázi hraje důležitou roli i dodavatel softwaru, který by měl pomoci vašemu týmu sesbírat data o současných licencích, a rozjet tak jejich správu a zároveň provést integraci a nastavení procesů v rámci podnikových systémů.
Když je správa softwarových licencí plně funkční, můžete to pořádně rozjet. Spojte se s prodejci softwaru a pošlete za nimi své zástupce, aby vyjednávali o cenách, když konečně vědí, kolik, čeho a na jak dlouho vaše firma potřebuje.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU