SaaS pro řešení problémů s místem

ilustrační foto: frankh

Školní okrsek Yellowknife č. 1 v severní Kanadě čelí podobným tlakům jako jiné vzdělávací systémy, to znamená zejména tendenci snižovat či alespoň udržovat veřejné výdaje na konstantní úrovni.

Na rozdíl od situace v našem českém školství však musí školy v Yellowknife čelit problému se stále rostoucím počtem žáků (Česko to čeká za několik let). Osm škol v YK1 zaměstnává přes 250 lidí, kteří mají na starosti na 2 000 žáků.

Martin Male je ředitelem IT služeb v YK1 a vede tým, který je velmi hrdý na informační služby, jež poskytuje svěřeným školám, a to v kanadském prostředí, kde je na informační zajištění a bezpečnost kladen velký důraz. Jejich hrdost ovšem dostala menší ránu, když zjistili, že rychle dochází úložné místo a že při současném tempu jim v polovině roku dojde prostor ve dvou SAN úložných jednotkách.

Tým vedený Martinem Malem stál proto před nelehkým úkolem vypořádat se s tímto problémem, přitom získal zkušenosti uvedené v následujícím textu.

1. Nepřidávejte další disky

Častou chybou mnoha manažerů konfrontovaných s problémem nedostatku místa je, že se prostě rozhodnou přikoupit další místo. Ať už jde o koupi disků či pronájem dalšího místa v datovém centru, je to lákavé a v zásadě snadné řešení, jenže stojí peníze a neřeší podstatu problému, tedy rostoucí množství dat. Neřešení tohoto problému tak dlouhodobě vede k dalším potížím. V YK1 při bližší analýze zjistili, že většina uložených dat je zastaralých či rovnou nepotřebných. Jenže ačkoli došli k takovému zjednodušenému závěru, nebylo lehké se rozhodnout, která data ponechat a která smazat.

2. Jádrem problému jsou nestrukturovaná data

Zřejmě každý IT manažer, který měl možnost řídit úložnou infrastrukturu nějaké organizace, ať již komerční či neziskové, může potvrdit, že je skoro obdivuhodné, jak rychle jsou koncoví uživatelé schopni zaplnit datová úložiště. Nestrukturovaná data rychle zabírají místo, následnou reakcí je obvykle pořízení dalších úložných kapacit, což vede ke spirále zaplňování a dalšího dokupování. Nestrukturovaná data jsou volně definována jako počítačové informace neuložené v databázi a zahrnují například e-maily, texty, tabulky, prezentace a jiné běžné kancelářské dokumenty.

Nestrukturovaná data jsou skutečně klíčem k problému řešení datových úložišť, protože již z jejich definice vyplývá, že je obtížné spravovat data uložená v těchto formátech. V YK1 se proto rozhodli přikročit k data governance řešení.

Lidé jsou obvykle při zmínce data governance řešení opatrní, protože si představí velká on-premise řešení, která jsou nákladná, co se pořízení i údržby týče. Martin Male měl k dispozici malý tým lidí spravující osm škol, každou se svým SAN a file serverem a v dané situaci bylo potřeba řešení, které by rychle přineslo výsledky. To znamená odpovědi, které soubory je možné okamžitě smazat a které průběžně, aby se tak získalo potřebné místo, a to bez nároků na organizaci a velkou infrastrukturu, které obvykle vyžadují velká podniková řešení.

3. SaaS nabízí rychlost

Většina organizací si nemůže dovolit velká data governance řešení, na druhou stranu SaaS nabízí model, který najednou řeší mnoho problémů. K SaaS se nakonec uchýlili i ve školách v okrsku Yellowknife, a to konkrétně k řešení pro správu dat Aprigo NINJA pro jeho jednoduchost instalace a použití. Aplikace tohoto řešení rychle projde metadata všech souborů nestrukturovaných dat a zobrazí přehledně údaje o velikosti adresářů, zastaralé soubory, které mohou být smazány, i data, která na síť nepatří, zejména soukromé aplikace jako iTunes, hudební soubory atd. Díky těmto zjištěním je možné snadno smazat nepotřebná, zastaralá či dokonce nebezpečná data, a tím získat potřebné cenné místo.

SaaS řešení také YK1 nabízí centralizovaný nástroj pro vzdálenou správu dat v distribuovaném prostředí. To zahrnuje instalaci aplikačního klienta v každém místě, který do centrály hlásí všechny kritické informace a umožňuje i přímo prohlížet, která data jsou na místě uložena. Celé řešení bylo přitom velmi jednoduché a podle Martina Malea nezabrala instalace více než jeden den.

4. Centralizovaná správa práv zvyšuje produktivitu

Tento krok vyřešil akutní potřebu úložného místa, nové údaje o infrastruktuře však zároveň ukázaly, že YK1 postrádá propracovaný systém přístupových práv, zejména co se některých tajných souborů týče.

Rychlý výpočet ukázal, že průměrně má jeden terabajt pět milionů souborů a průměrně je v datové infrastruktuře uloženo 1,5 TB dat. To znamená, že malý IT tým YK1 je zodpovědný za více než 60 milionů souborů rozložených na osmi místech. Primárním cílem bylo za­jistit, aby studenti neměli přístup k adresářům a souborům určeným jen pro učitele. Což byl větší problém, než by se na první pohled zdálo, protože soubory i adresáře jsou vytvářeny přímo koncovými uživateli, kteří také mohou operovat s právy k nim.

Tato správa práv přímo koncovými uživateli znamená pro celou síť i její data zvýšené riziko, například pokud by se jeden ze zaměstnanců rozhodl začít škodit, či spíše, a to je mnohem více pravděpodobné, prostě zapomněl nastavit potřebnou úroveň přístupových práv a ochrany dat.

Aby se zajistila alespoň základní ochrana dat, museli ještě před implementací SaaS řešení pracovníci IT oddělení procházet všechny složky a nastavovat je, aby k nim neměl přístup jakýkoli uživatel. Aby bylo jasné, které adresáře a soubory je takto nutné zabezpečit, bylo nutné se neustále dívat do správce souborů a Active Directory dokumentu v Excelu. I v tomto případě však měli pracovníci jen statický pohled na situaci, který velmi rychle zastaral.

To se změnilo po pořízení SaaS aplikací pro správu dat, protože to umožňuje rychle zobrazit přístupová práva ke složkám a souborům, to znamená, kdo má k čem­u přístup s důrazem na složky, ke kterým mají přístup všichni uživatelé („Everyone“) a ke kterým doménoví uživatelé („Domain Users“), které složky mají explicitně definovaná přístupová práva pro konkrétní uživatele – což jde proti konceptu přístupů založených na základě uživatelských skupin.

Martin Male je s výsledky svého IT oddělení spokojen. Po nepříjemném zážitku, kdy jim během školního roku málem došlo místo na několika SAN úložištích, mají vše nyní více pod kontrolou. Hlavní problém by nadále měla představovat nestrukturovaná data, což je společné většině organizací, nicméně nově implementované nástroje by měly být účinnějším pomocníkem v boji s narůstající záplavou souborů.

Vyšlo v CIO Business World 12/2010