Projekt je nástrojem pro uskutečnění cílů. V průběhu realizace je však vystaven pozitivním a negativním faktorům (rizikům). Přístup používaný v moderním managementu předpokládá připravenost pro řízení všech faktorů, které mohou negativně ovlivnit projekt.
Právě RIZIKO způsobuje nezdar projektu, neboť může ovlivnit tři klíčové parametry projektu: rozsah prací, dobu trvání a cenu. Cílem plánování řízení rizik je nejpreciznější prognóza možných následků rizik a navržení postupů pro jejich minimalizaci nebo zamezení.
Plánování řízení rizik
Zpracování technologie pro řízení rizik začíná řešením následujících otázek:
1. Kdo z firmy realizující projekt bude činit úkony pro řízení rizik?
2. Jaké postupy a metody hodnocení rizik se budou používat?
3. S jakou periodicitou se budou revidovat projektová rizika a který způsob výkaznictví bude použit?
Při odpověďi na tyto otázky je nutné brát zřetel na typ naplánovaného projektu (třídu projektu), reálné zkušenosti firmy při realizaci projektů tohoto typu a na toleranci firmy realizující projekt vůči veškerým typům rizik.
Zjištění rizik
Plán pro řízení rizik je zdrojem informací nezbytných pro určení souhrnu rizik projektu. Dalšími zdroji údajů jsou:
- informace o problémech, které se staly během realizace obdobného projektu,
- předpoklady etapy inicializace projektu,
- omezení projektu,
- kategorie rizik (viz rámeček),
- závěrečné výsledky jiných procesů plánování (rozsah prací, cena, trvání, zdroje atd.).
Cílem procesu identifikace rizik je přechod od celkového plánu pro jejich řízení až k jejich detailům cestou jednání, sběru informací o možných negativních faktorech, dotazováním expertů, analýzy SWOT (silné, slabé stránky, příležitosti a hrozby).
Finálním výsledkem je seznam rizik a jejich spouštěcích mechanizmů - tzv. triggerů (efektů, událostí, informací, výsledků svědčících o spuštění jednoho z rizik). Na základě těchto údajů se asi bude nutné vrátit k počáteční etapě plánování projektu a upravit jeho základní plán nebo posoudit celkovou účelnost realizace (jestli se projekt vůbec vyplatí). Je také nutné posoudit rizika a jejich následky z hlediska kvality a kvantity.
Kvalitativní analýza
Tento rozbor rizik vychází z kvalitativních specifikací rizik a jejich následků. Pro provedení analýzy ve firmě realizující projekt se musí přizpůsobit stupnice pro hodnocení rizik (od 1 do 10, nebo od minimálně pravděpodobného do jednoznačně reálného). Všechna rizika a jejich účinky se zařazují podle této stupnice. Hodnotí se celkové riziko projektu. Tyto údaje jsou většinou dostačující pro zásadní rozhodnutí o osudu projektu („ano", nebo „ne").
Kvantitativní analýza
Často je důležité ohodnotit rizika a jejich následky, ještě než vzniknou, ve finančním vyjádření (nebo v hodinách, zdrojích atd.). Čím je kvantitativní vyhodnocení přesnější, tím snadněji lze rozhodovat o výběru nejperspektivnějšího projektu, o pokračování prací na projektu nebo o zastavení dalších prací, případně o navržení opatření pro řízení jeho rizik, pokud se rozhodlo v pracích pokračovat.
Výběr nástrojů kvantitativního vyhodnocení rizik a jejich následků mohou ovlivnit:
- „cena tématu", tj. nakolik je projekt důležitý pro firmu a jaké jsou případné následky úspěchu/neúspěchu prováděného projektu,
- celková cena softwaru, který se může používat pro kvantitativní vyhodnocení pravděpodobností vzniku rizik a jejich možných následků,
- dostupnost odborníků schopných provést výpočet kvantitativních charakteristik rizik,
- typ projektu,
- náročnost projektu - čím náročnější je projekt, tím je proces vyhodnocení jeho ukazatelů (včetně rizik) dražší a komplikovanější.
Univerzální nástroje kvantitativního vyhodnocení:
- „vývojové diagramy řešení" - grafické znázornění variant realizace projektu s ohledem na jeho cenové charakteristiky a pravděpodobnosti událostí. Cílem je ocenit všechna předpokládaná omezení projektu (cenu, trvání, rozsah prací) a plánované výsledky vzhledem k rizikům,
- dotazování - technologie shromáždění a vyhodnocení informací (tj. schůze, dotazování expertů a odborníků při realizaci určitého typu projektu). Záměrem je získat odborné informace ohledně možných kvantitativních ukazatelů projektu.
Plánování odezvy na rizika
V momentě, kdy jsou rizika stanovena a zanalyzována, se informace zpracovávají do plánu rizikové odezvy. Je nutné vybrat ta, která maximálně odpovídají danému projektu. Plán odezvy je zaměřen na to, aby se dala s konečnou platností určit a popsat všechna zjištěná rizika projektu, definovat, kdo ze zaměstnanců firmy zodpovídá za sledování jejich vzniku, co přesně se lze s konkrétním rizikem dělat, co a v jakých oblastech plánování musí být upraveno a jaké postupy lze použit pro minimalizování rizik, která nebyla zjištěna při plánování.
Doba trvání plánování projektu je závislá na tom, nakolik jsou sladěny zájmy účastníků projektu, na kvalifikaci týmu plánujícího projekt (podle toho, kolik firem se tohoto procesu zúčastnilo), typu a náročnosti projektu, organizační politice a „kultuře řízení" firmy, i na výkonnosti technologie řízení programů a projektů ve firmě.
Monitoring a kontrola rizik
Projekt během realizace ovlivňují tři nestabilní podmínky: výskyt rizik projektu nezjištěných ve fázi plánování, „spuštění" rizik zjištěných ve fázi plánování a konečně výskyt „vedlejších" rizik, která mohou vzniknout v důsledku učiněných opatření.
Destabilizující faktory je nutné hlídat do chvíle formálního ukončení projektu. Krok za krokem by se měla zjišťovat nová rizika a jejich následky, upravovat plán projektu na základě evidence stavu prací a určovat způsoby minimalizace následků „spuštění" rizik a hledat varianty pro řešení problémů.
Procesy řízení rizik, využívané mechanizmy a kroky, podniknuté na základě analýzy stavu projektu, nezaručují stoprocentní úspěch. Ignorování technologií řízení rizik je nicméně téměř jistou zárukou neúspěšnosti projektu. Vzhledem k tomu, že v současném světě právě tyto projekty jsou nástrojem k dosažení cílů, úkolem managementu je zajistit proces kvalitního řízení projektů bez zanedbávání metodik zacházení s riziky.
Jeho Veličenstvo Riziko si váží pozornosti vůči své osobě a nechává se zkrotit, aby bylo možné dosáhnout vytčených cílů.
Autor je ředitelem společnosti Innovare CZ.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU