Existují manažeři, kteří mají neuvěřitelnou schopnost pojmout ohromné množství informací o svých podřízených. Pamatují si, nejen jakou má daný pracovník kvalifikaci a zkušenosti z projektů, ale také jeho silné a slabé stránky a aktuální vytíženost na projektech. Tito manažeři – „supermani“ dokážou plánovat zdroje na projekty téměř z paměti nebo s pomocí jednoduchých nástrojů. Ostatním smrtelníkům k tomu dopomáhají různě sofistikované systémy, které se rovněž uplatní ve větších a složitějších organizacích nebo při spolupráci napříč odděleními.
Kvalitní plánování zdrojů na projekty a průběžné sledování jejich vytížení včetně schopnosti plánování do budoucna mohou firmě ušetřit nemalé peníze. Nezřídka se totiž stává, že běží více prioritních projektů současně a přetahují se o klíčového experta. Pokud existuje plán zdrojů, je možné včas identifikovat potřebu posílení personálního obsazení na projektech a využít externí experty z trhu. Začne-li se odborník hledat včas, je větší pravděpodobnost, že bude možné si vybrat nejlepšího z několika kandidátů nejen s ohledem na odborný profil, ale také na cenu.
Klíčový význam má podpora plánování a vykazování v oblasti zdrojů i pro střednědobý a dlouhodobý plán kapacit interních pracovníků. Míra vytížení interních pracovníků s výhledem na 3, 6, a 12 měsíců je dobrým signálem jak pro HR (posílení nebo utlumení náboru některých pozic), tak i pro obchod (získání adekvátního množství placené práce pro zaměstnance firmy a eliminování prostojů, které jsou pouze nákladem pro firmu a snižují zisk). Ačkoliv se může na první pohled zdát, že plánování zdrojů není žádná věda, vyžaduje to určité zkušenosti, které umožní vyhnout se slepým uličkám. Zde opět může být výhodou know-how ukryté v podpůrných nástrojích. Ať jde o předdefinované obrazovky, toky událostí nebo grafy a reporty, všechny tyto funkce obsahují roky zkušeností mnoha odborníků v daném oboru.
Až se příště setkáte na projektové poradě s problémem nedostupnosti klíčových expertů nebo potřeby reportovat množství již odpracované práce či potřeby vyřešit zastupitelnost v době dovolených, zamyslete se, zda by kvalitní plánování a výkaznictví ještě více zkvalitnily výsledky vašich projektů.
Autor pracuje jako ředitel realizace ve společnosti Principal engineering.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU