Rentgen pro informační systémy

Řízení informačního systému firmy by mělo být současně účinné a smysluplné. V duchu filozofického rozlišení P. F. Druckera hovoříme o efektivitě a efektivnosti. První termín odkazuje na správnou realizaci činností (účinnost), druhý na výkon správných aktivit (smysluplnost). Podnikové strategie by měly na prvním místě řešit otázky efektivnosti, na druhém efektivity. Výkon smysluplných činností má prioritu nad jejich účinností.

Účelný informační systém poskytuje správné výstupy ve správném čase, místě a za správnou cenu. Účinný informační systém splňuje požadavky efektivnosti v relacích nákladových a investičních. Oba pohledy představují spojité nádoby, neboť nedává smysl, aby organizace provozovala efektivně nesmyslný nebo neefektivně účelný systém.

HOS z VUT

Pro posouzení efektivity a efektivnosti podnikového informačního systému lze využít v tuzemsku vyvíjenou metodu HOS. Vznikla zhruba před deseti lety na Vysokém učení technickém v Brně a jejím hlavním autorem je Miloš Koch. Jde o relativně jednoduchou metodu, která se svou náročností použití řadí po bok obecným manažerským nástrojům v podobě analýzy SWOT nebo Bostonské matice.

Většina podobných metod pro hodnocení informačních systémů zpravidla operuje pouze s ekonomickými parametry. Úskalí tohoto přístupu ovšem spočívá v samotném sběru dat. Organizace jsou obecně velmi citlivé na sdělování finančních informací, konkrétní parametry informačního systému nevyjímaje. Metoda HOS proto nezkoumá nákladové vztahy, ale poskytuje výstup v podobě stupně dosažení určitého cíle. Finanční vazby k výsledkům hodnocení ponechává zcela na zvážení dané organizace.

Akronym HOS v sobě skrývá termíny Hardware, Orgware a Software. Metoda ohodnocuje úrovně jednotlivých složek informačního systému a nachází nejhorší prvky, jež negativně ovlivňují celkovou úroveň. Stanovuje tedy vyváženost klíčových oblastí systému, která přímo ovlivňuje jeho efektivnost. Nevyvážené složky nežádoucím směrem ovlivňují celý chod, a tudíž se negativně projevují i v souvisejících finančních parametrech.

Nejslabší z osmi článků

Informační systém v abstraktní rovině tvoří prvky, vazby a definovaný způsob chování. Úrovní jednotlivých částí chápeme míru naplnění reálných potřeb. Pokud se úroveň jednotlivých prvků liší, jakou má systém úroveň jako celek? Průměrné hodnocení za jednotlivé oblasti sice indikuje představu o stavu celku, ale neumožňuje hledat a nacházet slabá místa. Metoda HOS primárně detekuje slabiny informačního systému, hodnotí jej podle nejslabšího článku. Jeden prasklý článek řetězu negativně ovlivní celkovou funkci bez ohledu na kvalitu článků ostatních.

Oblasti zkoumání informačních systémů stanovili autoři metody HOS na základě dlouhodobého empirického ověřování. Ve výsledku sestavili osm částí, které vstupují do hodnocení. Jde o hardware, jenž reprezentuje technické vybavení organizace. Programové vybavení zastupuje software včetně jeho funkcionality nebo snadnosti ovládání. Položka orgware má podobu pravidel provozu informačních systémů, doporučených pracovních postupů a bezpečnostních nařízení. Na povinnosti pracovníků ve vztahu k informačnímu systému se soustředí oblast s názvem people ware. Na data, jejich dostupnost a roli v procesech se zaměřuje položka dataware. Vymezení zákazníků informačního systému operuje se všemi entitami, jež pracují s jeho výstupy. Analogicky je chápán i termín a oblast dodavatelů. Jde o subjekty, které provoz informačního systému zajišťují. Oblast management pokrývá řízení informačního systému ve vztahu k informační strategii, stanoveným pravidlům a ke vnímání koncových uživatelů.

Čtěte také:
→ Rentgen pro informační systémy II. (pokračování)
→ Co znamená CIO: Jak se mění role ředitelů IT oddělení
IT prochází neustálými změnami, ať už je to cloud, big data, či mobilní aplikace. Co to znamená pro ředitele IT oddělení (Chief Information Officer, CIO)? Jak se mění jejich role?