První úspěchy nasazení této technologie a metodiky ve vývoji vedly ke zkrácení času potřebného pro vývoj nového softwaru na polovinu a vyvolaly pochopitelný zájem v dalších odděleních a divizích společnosti, které nyní připravují spuštění vlastních BPM projektů. Společnosti jako Wyeth ale vidí skutečný potenciál BPM v možnosti definovat obchodní procesy podniku, sjednotit informační systémy a odstranit tak překážky mezi organizačními a geografickými divizemi, což ve svém důsledku zlepší spolupráci na výzkumu a vývoji. Jak říká CIO Jeffrey E. Keisling: „Ve společnosti existuje silná poptávka po propojování dříve oddělených nádob."
Onu poptávku vyvolává zčásti globální povaha farmaceutického průmyslu, kde již nyní fungují virtuální týmy složené z různých obchodních jednotek umístěných po celém světě, pracující na vývoji nových léků a souvisejícím výzkumu. „Kupříkladu jeden z aktuálních BPM projektů se zaměřuje na postupy při vytváření příbalových letáků, k nimž je třeba vyjádření mnoha zainteresovaných stran a schválení úřadů ve všech zemích, kde bude lék distribuován," konstatuje Keisling. Jedná se podle něj o proces srovnatelný svou komplikovaností se schvalováním nového léčiva. Je třeba předložit složení léku s molekulárními diagramy, vysvětlit omezení pro jeho užívání - tedy kontraindikace, a zdokumentovat známé interakce s jinými léky. Softwarová aplikace, jejíž vývoj ještě stále probíhá, zasáhne do mnoha oblastí provozu firmy počínaje R&D přes klinické testy a právníky až po oddělení schvalování léčiv.
Skutečnost, že se Wyeth odvážil svěřit takto zásadní a přísně regulovaný postup aplikaci BPM, je důkazem důvěry. Podle Kieslinga je při řízení BPM nejdůležitější propojení vznikajících zkušeností a praxe s používáním BPM ve společnosti s projekty, které nabídnou nejlepší návratnost investic. „V současné době pro nás představuje největší výzvu řízení portfolia projektů BPM," prohlašuje. BPM je podle něj na seznamu věcí, kterým by se společnosti měly aktuálně věnovat, mnohá IT oddělení a podniky ale s jeho funkčním a efektivním nasazením dost bojují. Zkušenosti společnosti Wyeth naznačují, kam může být úspěšná BPM iniciativa v podniku nasměrována.
Byznys především
Jednou z příčin úspěchu BPM ve společnosti Wyeth je definování projektů s důrazem na podnikové procesy spíše než na technologie. „Vycházejí z podnikových směrnic, jež jsou pro změnu založeny buď na zákonných, nebo na vnitropodnikových požadavcích," dodává k tomu Keisling a pokračuje: „Našim obchodním partnerům je v podstatě jedno, jaký nástroj použijeme, jediné, na čem jim záleží, jsou výsledky." Celá iniciativa a definování procesů, jehož cílem je vyplnit mezery mezi systémy a napomoci jejich plynulé souhře, tak leží především na bedrech podnikových analytiků a obchodníků a nikoliv programátorů. Pro úspěch jsou tak podnikové procesy stejně důležité jako samotná technologická platforma - tou je v tomto případě sada Metastorm BPM, která nabízí vizuální modelování procesů a nástroje pro modelování procesů, workflow, automatizaci a integraci. Software je schopen orchestrace procesů přesahujících několik výpočetních systému, využívajících webových služeb a dalších integračních technologií, které směrují transakce mezi jednotlivými systémy.
Dalším důležitým mezníkem při nasazování BPM je určení těch podnikových procesů, které nejsou automatizovány. Často se jedná o zdržení způsobená tím, že je třeba vzít informace z jednoho systému, provést na nich manuální změny či úpravy vyžadující lidský úsudek a následně nastartovat další proces v jiném systému. V takových případech mohou samotné BPM nástroje zajistit e-mailové upozornění a připomínky, které mohou v kombinaci s webovými formuláři urychlit ruční zpracování těchto úloh. Tato forma „automatizace" pracovních toků navíc poskytuje lepší možnost sledovat a dokumentovat procesy, které by jinak probíhaly mimo dohled informačních systémů. To může v odvětvích podléhajících přísné regulaci, což je pochopitelně i případ společnosti Wyeth, pomoci při auditech a jednání s dohledujícími úřady.
BPM ale pomáhá podniku také zefektivnit rutinní administrativní procedury. Jedním z příkladů jsou výzkumné projekty, které společnost provádí ve spolupráci s praktickými lékaři. V tomto případě nejde o práci s citlivými lékařskými informacemi, ale o zlepšení komunikace mezi pracovníky Wyethu a lékaři v terénu - podstatou je zlepšení řízení, spolupráce a časové souslednosti při řízení klinických výzkumů. Zatímco v minulosti byla používána řada nástrojů a systémů pro sledování klinických testů, zasílání zpráv, kontrolu jejich úplnosti a správnosti nebo pro správu plateb výzkumným týmům, které bylo následně nutné převést do podoby požadavku v SAPu, BPM nástroje všechny tyto funkce propojují a automatizují. „Hlavním přínosem je konzistence procesů. Nemusíme se už spoléhat na fungování všech oddělených prvků, protože je nahradily automatizované a dokumentované procesy, které vše takříkajíc dotáhnou do konce," vysvětluje Jazz Tobaccowalla, viceprezident informačních služeb - technologické skupiny, která podporuje divizi výzkumu a vývoje.
Rozbijte sila a svažte procesy
Pro Wyeth vzešlo rozhodnutí zaměřit se na BPM z analýzy toho, s čím má výzkum a vývoj nejvíc práce. „Divize, kterou jsem zdědil, se v minulosti zaměřovala zejména na vývoj vlastního softwaru, který byl často vytvářen takříkajíc na zelené louce," říká Tobaccowalla a pokračuje: „Vývoj se soustředil především na transakční systémy s datovými sily. Měli jsme integrační technologie, které umožňovaly přesouvat data z jednoho systému do jiného, obvykle jsme ale mezi těmito systémy neměli provázané procesy. Bylo zkrátka nezbytné, aby proces tekl společně s daty." Oddělení informačních služeb se zaměřilo na úpravy komerčních nástrojů namísto tvorby vlastních a soustředilo se na vyšší efektivitu, konzistenci a jasné určení toho, kdo za co v rámci procesů zodpovídá. BPM systémy tak jsou například vybaveny pravidly pro monitorování procesů, která upozorní třeba na to, že se již příliš dlouho čeká na něčí souhlas.
Mezi pozitiva, která přineslo nasazení BPM ve výzkumu a vývoji, je i zkrácení doby potřebné na vývoj nových aplikací na polovinu. Průměrná délka vlastní práce se tak zkrátila ze šesti na tři měsíce (to nezahrnuje přípravnou fázi definování, jak by proces měl fungovat, která může sama představovat významnější část celého projektu) - zatímco původní plán pro rok 2007 počítal se třemi projekty BPM, zvládli jich ve Wyethu nakonec osm. Tobaccowalla ale dodává, že BPM zcela neodstranilo potřebu klasické práce programátorů na projektech. Podnikoví a obchodní analytici mohou předem odvést velký kus práce při definování podnikových procesů, je tu ale stále trocha klasického IT při integraci systémů, které mají spolupracovat s BPM aplikací. Společnost také využívá zkušené konzultanty, kteří konfigurují software Metastorm pro vytváření vlastních procesních modelů, což je činnost, která běžnému firemnímu uživateli stále připomíná spíše programování. Wyeth ale plánuje nákup nástrojů ProVision, které jsou uživatelsky přívětivější a umožňují vizuální návrh procesů.
S jídlem roste chuť
Úspěch R&D divize s BPM pochopitelně přivolal pozornost dalších oddělení ve společnosti Wyeth. Skupina informačních služeb tak nyní zakládá Centrum kvality BPM (BPM Center of Excellence), jehož prostřednictvím mohou ostatní oddělení získat rady, jak tuto technologii efektivně využít. Investice do centra kvality je sama o sobě důkazem, že je vedení společnosti přesvědčeno o strategickém významu dané věci.
Tato cesta nasazování BPM byla ostatně popsána i v nedávné zprávě IDC - zatímco některé společnosti zahajují BPM s velkou vizí lepší kontroly všech podnikových procesů, jiné, jako Wyeth, začnou s konkrétním využitím, které se ukáže být pro BPM obzvlášť vhodné. Pokud v takovém případě vše dobře dopadne, nakazí se i zbytek společnosti a nový postup se takříkajíc propaguje sám.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU