Pošlete papír do sběru

Řešení pokrývající oblast Enterprise Content Managementu (ECM) jsou jedním ze základních pilířů podnikového IT. Mezi hlavní přínosy patří mimo jiné zrychlení a transparentnost podnikových procesů včetně efektivní kontroly informací a informačních toků.

ECM v sobě zahrnuje řadu složek, které lze řešit zvlášť, avšak jejich pravá síla se projeví až při komplexním propojení s ostatními součástmi a dalšími komponentami informačního systému. My vám na tomto místě přinášíme rozsáhlý přehled dodavatelů ECM řešení na českém trhu, který by vám při výběru potřebných vlastností, produktů i dodavatelů měl pomoci.
ECM řešení přináší podle Milana Brabce, šéfa ECM divize společnosti Cleverlance, výrazné úspory v denní operativě i v komplexních procesech, které využívají nebo vytvářejí nestrukturované dokumenty: „Tyto úspory jsou získány díky větší efektivitě při hledání a sdílení dokumentů, vysokému stupni znovupoužití informací, řízení přístupu k dokumentům a zajištění konzistence při jejich změnách, automatizaci celého životního cyklu dokumentů a automatizaci procesů pomocí workflow a Business Process Managementu.“
„ECM systémy obecně umožňují kvalifikovaný a zabezpečený přístup k informacím/dokumentům, jejich oběh a životní cyklus v rámci organizace a jejích procesů a v neposlední řadě poskytuje možnost efektivní kontroly nad informacemi. Jinými slovy ECM systémy umožňují organizaci pracovat s informacemi efektivně, zabezpečeně, kontrolovaně a hlavně transparentně,“ říká Jan Vobora, předprodejní manažer aplikačních služeb ve společnosti Getronics.
V současné době dochází podle Jiřího Lebrušky, produktového manažera společnosti Ness Czech, k rozšiřování pokrytí jednotlivých agend systémů ECM: „Již dávno nestačí pouhá funkcionalita DMS, ale standardem v kategorii ECM jsou moduly pro Web Content Management (WCM), Record Management (RM), Business Process Management (BPM), Digital Asset Media (DAM), Collaboration Content Management (CCM) a Information Rights Management (IRM). Jako největší nedostatek vidím v současnosti nemožnost nativně zpracovávat dokumenty vytvářené v rámci 3D CAD aplikací.

Přínosy
„Jedním z hlavních přínosů je zjednodušení a zautomatizování firemních procesů. Tuto oblast pokrývají moduly Business Process Managementu (BPM), které umožňují analyzovat, vykonávat, monitorovat, vyhodnocovat a optimalizovat jednotlivé procesy, a přispívat tak ke zvýšení výkonnosti firmy,“ říká Lebruška.
ECM systém může firmě podle Brabce pomoci zejména zrychlením procesů, úsporou času při hledání a znovupoužití existujících informací a také vysokou mírou řízení a monitorování operativy díky nástrojům automatizace, jako je workflow. Významným prvkem je prý rovněž dosažená centralizace a unifikace.
Obecně podle Lebrušky zákazníci v prvé řadě implementují systémy kategorie ERP a následně jeho funkcionalitu rozšiřují nasazením systémů ECM.

Požadavky a potřeby
Malé podniky podle Brabce často využívají jen základních knihovních funkcí, jako ulož a vyhledej. Často jde pouze o vytvoření elektronického úložiště zejména skenovaných dokumentů. „Střední firmy přidávají kromě rozsahu počtu uživatelů také jejich dělení do rolí a pokročilejší funkce: verzování, strukturované dokumenty, šablony. Velké podniky se soustředí na procesy s dokumenty a jejich automatizaci. Návratnost je zde díky vysoké přidané hodnotě velmi nadstandardní,“ doplňuje Brabec.
Různorodost požadavků firem se podle Vobory velice těžko definuje, protože problematika ECM je v jádru shodná pro všechny typy organizací zmíněných v otázce: „Rozdíl může být v komfortu provozu, v robustnosti, ale hlavně v možnosti propojení na ostatní systémy používané v rámci klientské organizace.“
Požadavky zákazníků nejsou podle Lebrušky závislé na velikosti jejich firem: „Spíše reflektují jejich potřeby a technologickou vyspělost. Je běžné, že malý zákazník má vyšší požadavky na funkcionalitu než zákazník střední nebo velký. Tyto požadavky mohou být zapříčiněny také typem a oblastí podnikání.“
ECM systém je podle Brabce horizontální řešení a samozřejmě je vhodnější pro společnosti spíše „papírové“, jako jsou banky, ale klidně i pro výrobní podniky, vysoké školy, ministerstva, distributory elektrické energie či dopravní společnosti.
„Typickým uživatelem je firma pracující s nekomoditními produkty, respektive službami, jako jsou banky a finanční instituce, telekomunikační operátoři, stejně jako výrobní podniky z oblasti farmacie, dále pak utilitní společnosti,“ říká Brabec.
„Pokud se podívám na členění našich zákazníků dle segmentů, jsou mezi nejčastějšími následující oblasti: farmacie, finance a bankovnictví, státní správa, utility a telekomunikace. Nedá se říci, že existuje nějaké odvětví, kde se ECM neprosazuje. Existují pouze agendy, pro které není ECM vhodné, jako je například správa 3D CAD dokumentace,“ všímá si Lebruška.

Návratnost a cena investice
Návratnost investic se podle Brabce projeví zejména v nákladech na operativu, ale často také v přímém zvýšení výkonnosti, ať už obratově nebo v množství: „Záleží samozřejmě na typu aplikace a odvětví. To platí ještě více o časovém horizontu, který se pohybuje kolem 2 let a méně.“
Brabec definuje, z čeho sestávají celkové náklady na implementaci a následný provoz ECM: „Co do struktury jsou to náklady, vynechám-li hardware a systémový software infrastruktury, na licence databáze a vlastní ECM platformy, na implementační práce, na maintenance poplatek a vlastní řešení pak zejména v prvních letech technickou podporu, popřípadě náklady na změny či rozvoj.“
Co do výše to podle Brabce mohou být částky od stovek tisíc do desítek milionů korun, náklady na typický enterprise systém se budou pohybovat v rozmezí jednotek milionů korun.
Návratnost investice do ECM řešení je podle Lebrušky přímo úměrná rozsáhlosti implementace a realizovanému řešení: „Nejkratší návratnost investice, kterou se nám podařilo dosáhnout, byl jeden rok po implementaci ECM systému, kdy se jednalo o implementace řešící zákazníkův core business. Průměrná návratnost investice do ECM se pohybuje v průměru od dvou do šesti let.“ Způsob návratnosti je závislý na tom, zda implementace řeší vlastní core business společnosti a návratnost je pak vyčíslena jako přímá úspora prostředků, nebo se jedná o vyřešení legislativních, jakostních požadavků, či zvýšení bezpečnosti informací a zabránění jejich úniku a zneužití, kde se návratnost vyčísluje komplikovaněji.
Návratnost investice podle Vobory záleží v první řadě na rozsahu samotné implementace, stavu klientské organizace a agendách/ /procesech, které klient požaduje pokrýt ECM systémem: „Jiná návratnost investice (časová) je potom u komerčních organizací a organizací rozpočtových, kde se velice těžko definuje úspora/přínos, který organizace získá tím, že její část bude fungovat efektivněji a transparentněji. U tohoto typu organizací je faktor návratnosti často vykompenzován tlakem ze strany legislativy.“

Co je třeba udělat
„Typický implementační projekt je možné rozdělit na několik základních etap: analýza, implementační práce, zakoupení licencí a následný servis a rozšiřování funkcionality systému, které tvoří celkovou cenu vlastnictví systému,“ říká Lebruška.
„V první řadě je nutno provést základní analytické práce, specificky pro řešení, která nemají ve finálním stavu fungovat jen jako obyčejná správa obsahu/dokumentů, ale zároveň mají za úkol s tímto obsahem pracovat vně i mimo organizaci, tzn. pracovat či ovlivňovat procesy organizace samotné,“ radí Vobora. Dalším krokem podle něj je úprava řešení dle závěrů analýzy a implementační práce, testovací provoz společně se zaškolením správců systému/procesů. Samozřejmě dalším nákladem je investice do softwarového řešení a případného hardwaru. „Stále častěji dnes klienti vyžadují, ještě před započetím analytických prací, vypracování studie proveditelnosti nasazení komplexního řešení v rámci organizace. Tato studie bývá většinou placenou službou a může být vypracována i partnerem, který samotnou implementaci neprovádí,“ doplňuje Vobora.
Globální, nebo lokální?
„Dle naší zkušenosti neexistuje jeden produkt vyhovující všem klientským organizacím, a proto je nasnadě konstatovat, že neexistuje univerzální odpověď ani na otázku, zda dát přednost lokálnímu, či globálnímu produktu. Globální řešení většinou poskytují větší robustnost a většinou i lepší propojení na zavedené globální vnitropodnikové systémy,“ podotýká Vobora.
„Určitě je globální řešení preferovanou cestou. Za tento názor mluví instalace předních enterprise systémů – opravdu ECM – v českých bankách, u mobilních operátorů či farmaceutických firem. Je to podle mého názoru vždy efektivnější cesta, i když prvotní náklady se zdají vyšší. Nejsou to ale systémy na rok, takže je třeba se zaměřit na další rozvoj v závislosti na rostoucích potřebách daní firmy i trendů v IT. Nicméně lokální produkt může být krátkodobě cenově dostupnější, což jistě ovlivní rozhodnutí zejména menších společností,“ podotýká Brabec.
„Dle mého názoru je jednoznačně výhodnější využít globální produkt, jenž je lokalizován. Za těmito produkty většinou stojí silné společnosti, které díky svému vývojovému oddělení, mnohonásobně většímu počtu referencí a akvizicím technologických firem neustále rozšiřují a vylepšují nabízenou funkcionalitu,“ potvrzuje Lebruška.

Přizpůsobit sebe, nebo ECM?
„Je pravdou, že implementace ECM systému je vhodným okamžikem k pohledu na firemní procesy, zda procesy tak jak jsou popsány, fungují v reálném prostředí. Druhým aspektem ovlivňujícím rozhodnutí, zda měnit procesy, nebo customizovat ECM systém, je fakt, že procesy zákazníka před implementací ECM systému s jeho nasazením obvykle nepočítají, a je tedy vhodné provést minimálně změny v oblastech, kterých se implementace ECM dotýká,“ radí Lebruška. Velkou výhodou totiž podle něj může být využití best practices metodologií a procesů, které jsou k dispozici od dodavatele či výrobce ECM systému tak, aby se zvýšila užitná hodnota systému a jeho návratnost byla co nejkratší.
Podle Brabce je určitě výhodné se poučit z cest prošlapaných jinými před námi a vzít si z předních ECM platforem best practice, která v nich bezesporu je: „Stejně je ale výhodné použít ECM systém, který je otevřený a má koncept, jak dosáhnout zákaznicky orientovaných řešení.“
„Snaha co nejvíce přizpůsobit systém požadavkům zákazníka, které vedou k úspoře času, nákladů a lidí, obecně zvyšuje náklady na implementaci, údržbu systému včetně následných upgradů a migrací, přičemž však zvyšuje jeho užitnou hodnotu. Díky této nepřímé úměrnosti je nutné velice citlivě posuzovat veškeré podněty k úpravě systému tak, aby bylo docíleno co nejlepšího poměru mezi zvýšením užitné hodnoty a nákladů na implementaci a údržbu,“ konstatuje Lebruška. Tento faktor podle jeho slov významně ovlivňuje celkovou cenu vlastnictví daného řešení a návratnost investice do jeho pořízení.

Informovanost o ECM
V současné době je již informovanost o ECM mezi potenciálními zákazníky značně vysoká: „Naopak se spíše setkáváme s určitou formou přeinformovanosti, která někdy vede k přehnaným očekáváním na straně klienta, jež mohou vést v konečném důsledku až k neúspěšné implementaci.“
Podle Brabce je informovanost o možnostech ECM rozhodně lepší než před 10 lety: „To byly z pohledu ECM začátky až dřevní. O imagingových technologiích a mikrofiších už dnes asi neuslyšíte. Na druhé straně zjednodušování k tzv. archivačním systémům znamená pro klienty ochuzení o významné přidané hodnoty. Každopádně dnes už vědí potenciální zákazníci opravdu hodně, vědí, co hledají.“
„V minulém roce došlo ke zcela jasné stabilizaci místa pro ECM systémy na IT trhu. Dnes už pojmy, jako je DMS, CMS, WCM či DAM, nejsou ničím neznámým. Letos tak může tento trend pokračovat nárůstem reálných a stále více kvalifikovaných poptávek po ECM řešeních,“ konstatuje Brabec.