Podpora hybridní práce letos CIO moc nepůjde. Tady je devět věcí, kde pohoří nejvíc

„Z pohledu IT již pandemie poskytla mnoha společnostem zkušební provoz, aby se přizpůsobily hybridním pracovníkům,“ říká Robin Hamerlinck, senior viceprezident IT a CIO ve společnosti Shure.

Ale řešení a procesy rychle sestavené během prvních dnů lockdownu samy o sobě nebudou stačit k tomu, aby hybridní pracoviště umožňovaly v dlouhodobém měřítku. I když zaměstnanci očekávají flexibilitu a schopnost pracovat na dálku dle libosti, mnoho organizací bude mít v následujících měsících s podporou smíšeného pracovního prostředí potíže.

„Třetina společností selže v práci odkudkoliv a nebude to chyba viru,“ prohlašuje nedávná zpráva Forrester „Predictions 2022: The Future Of Work“. Bude to důsledkem neschopnosti adekvátně podporovat hybridní práci, říká zpráva, protože vedoucí pracovníci podporují étos práce odkudkoli jen naoko, ale vracejí se k tradičním systémům a procesům, protože se do kanceláře alespoň po určitou dobu vrací více zaměstnanců.

Umožnění hybridní práce je navíc komplikovanější než podpora plně vzdálených prostředí. „Když všichni zaměstnanci pracují na dálku, je dynamika jasná – a tedy i očekávání: Všichni budeme ke spolupráci používat digitální metody,“ říká J. P. Gownder, viceprezident a hlavní analytik týmu Future of Work společnosti Forrester. „Návrat do kanceláře otevírá prostor pro nové výzvy. Ti, kteří se vracejí do kanceláře, mohou být frustrovaní kalendáři naplněnými Zoom hovory. Ti, kteří pracují doma, mohou být podráždění, když se zaměstnanci v kanceláři vrátí k chování z roku 2019, jako je čmárání na bílou tabuli.“

Pište pro CIO Business World

Máte dobré nápady, máte co říct? Chcete se podělit o své znalosti se čtenáři CIO BW?

Je tu ideální příležitost. V redakci neustále hledáme externí autory, kteří rozšíří náš záběr. Nabízíme možnost publikací zajímavých článků nejen na webu, ale také v našem tištěném magazínu. Pokud máte zájem, ozvěte se šéfredaktorovi na e-mail: radan.dolejs@iinfo.cz

Trvat na tom, aby se všichni navrátili k práci v centrále, již nepřichází v úvahu. Těch 30 % organizací, které plánují svoje pěšáky fyzicky ohradit, podle čísel společnosti Forrester, pravděpodobně zaznamená, že míra opotřebení předčí již tak navýšené průměry.

Práce odkudkoli je budoucnost a rok 2022 je rokem, kdy bude hybridní práce fungovat. CIO budou v tomto úsilí hrát klíčovou roli. Komplikace s navigací v otázkách odpovědnosti a pravomoci, (kromě jiných problémů) však pravděpodobně povede k řadě chybných kroků. Níže jsou uvedeny některé způsoby, jakými mohou vedoucí IT selhat při hladkém přechodu na budoucnost hybridní práce – a co mohou dělat namísto toho.

Odpočinek na vavřínech pandemie bez úprav a revizí

Co bylo dost dobré na jaře 2020, už nestačí. Hybridní práce, to je něco jiného než práce na dálku. A co víc, mnoho řešení zavedených během posledních dvou let nemusí být dostatečně flexibilních nebo škálovatelných pro podnik z dlouhodobého hlediska.

„Když pandemie začala, organizace musely reagovat rychle. Služby byly implementovány v rychlosti a agilně, aniž by nutně upřednostňovaly škálovatelnost a spolehlivost,“ říká Bob Lamendola, senior viceprezident pro technologie a vedoucí centra digitálních služeb ve společnosti Ricoh USA. „Již tak rozšířené IT organizace budou nyní muset podporovat hybridní infrastrukturu a infrastrukturu vzdálených pracovníků se stejnou prioritou, jakou mají kritické podnikové systémové infrastruktury.“

V roce 2022 budou muset IT lídři přehodnotit své investice na pracovišti, zdroje a priority, aby zajistili, že budou schopni splnit současné i budoucí potřeby hybridní práce. „Existuje zde nadbytečnost? Existuje zde více přístupových bodů? Jsou zavedeny bezpečnostní postupy? To jsou všechno zásadní otázky, které je třeba si položit,“ říká Lamendola. „Nyní je úkolem zajistit, aby služby nasazené pro hybridní práci byly trvalé, škálovatelné a hlavně bezpečné, aby udržely krok s naší novou vzdálenou a hybridní realitou.“

Selhání při zajišťování adekvátních investic

„Ať už jde o provoz, projekty, spolupráci nebo virtuální akce, hybrid je skutečností,“ říká Ron White, CIO ve společnosti Avanade. „Neúspěch, jak se říká, prostě nepřichází v úvahu a přesvědčit o této skutečnosti nejvyšší vedení podniku může být ten největší problém. Jakmile tuto ‚fakt‘ přijmete, můžete začít vyhodnocovat své pracovní nástroje a určit, zda tato zkušenost odpovídá očekávání vašeho zaměstnance.“

Vedoucí IT budou muset podniknout kroky k podpoře dalších investic do hybridní práce ze strany vedoucích pracovníků, kteří budou předpokládat, že jejich (často velké) investice do práce na dálku by měly stačit.

Přehlížení technologické nerovnováhy

Vzdálená konektivita je jednou z největších nerovnováh zaměstnaneckých zkušeností na hybridním pracovišti. Je to také jedno z nejobtížnějších zkušenostních slabých míst, která musejí IT organizace napravit.

„S tolika možnostmi, jak se pracovníci mohou vzdáleně připojit, je výzvou zajistit kvalitu služeb a redundanci, které jsou mimo kontrolu IT organizace,“ říká Lamendola. „Šířku pásma lze snadno ovládat v kancelářském prostředí; nicméně v obytných prostorách s více nájemníky a daleko odlehlých oblastech je zajištění konzistentní úrovně služeb výzvou.“

Zapomínání na kulturní normy

Není pochyb o tom, že investice do nových technologií mohou pomoci zlepšit hybridní pracovní procesy. Více kamer a mikrofonů v konferenčních místnostech, digitální tabule, hotelingový software pro správu kancelářských prostor jsou jen některé příklady druhů investic, které organizace pravděpodobně vynaloží na podporu smíšených pracovních prostředí.

„Ale není to primárně technologický problém,“ říká Gownder z Forresteru. „Je to otázka kultury a vedení. Musíte vytvořit nový soubor očekávání a chování, abyste se ujistili, že vzdálení zaměstnanci nebudou občany druhé kategorie.“

Aby tak učinili, musejí IT lídři řešit kulturní a behaviorální nekonzistence, jakož i ty technologické, říká Lamendola z Ricoh USA. „Organizace musejí zvážit, jak mohou rychle porozumět existujícím slabým místům ve zkušenostech a sestavit plán, jak je vyřešit,“ říká. „Definování dodržování norem, vedení příkladem, neustálé školení/přeškolování a experimentování jsou rozhodující pro úspěch a neustálé zlepšování.“

Chybějící hbitost

Hybridní pracoviště vyžaduje svižnou technologickou podporu, což může být výzvou pro mnoho IT oddělení. „Samotná povaha hybridní práce však vyžaduje agilitu a schopnost rychle reagovat na měnící se obchodní požadavky,“ říká Lamendola.

Schopnost rychle udělit nebo odebrat síťový přístup, který byl vždy důležitým bezpečnostním a provozním požadavkem, je nyní v hybridní éře kritická nejen pro ochranu dat, ale také pro podporu produktivity.

Selhání partnerství s HR

„IT má jen omezené možnosti, pokud jde o stanovování norem a jití příkladem,“ říká White z Avanade. Zkušenosti zaměstnanců jsou v konečném důsledku vlastněny oddělením lidských zdrojů.

„V důsledku toho mnoho ředitelů IT zjistí, že potřebují úzce spolupracovat s ostatními manažery na nejvyšší úrovni a také HR oddělením, aby změnili kulturu a získali rozpočet na inovace na podporu této nové kultury,“ říká Gownder ze společnosti Forrester.

Vezměte si příklad společnosti, která se rozhodla, že digitální tabule bude středobodem všech společných setkání. „Vytváření tohoto obchodního případu vyžaduje, aby se ředitelé IT přizpůsobili očekáváním obchodních a HR lídrů a dosáhli konsensu,“ říká Gownder. „CIO musejí především zdůraznit, že technologie je nástrojem, který pomáhá této širší transformaci společnosti ve službách hybridní práce. Ale technologie sama o sobě není všelék."

Zaostávání za tempem změn

„Zdá se, že existuje několik klíčových věcí, které způsobují největší problémy, a většina z nich se soustředí na ‚stálezelenou‘ povahu nástrojů a procesů, které se používají k podpoře hybridní práce,“ říká White ze společnosti Avanade. „Množství změn, které dodavatelé zavádějí do svých sad nástrojů, je obrovské a je tak náročné skutečně pochopit, jak se přizpůsobit této neustálé změně.“

IT musí zajistit, aby jeho infrastruktura byla schopna přizpůsobit se této úrovni změn. Aby toho dosáhli, budou IT lídři muset porozumět plánům dodavatelů a získat náskok před klíčovými funkcemi. IT oddělení musí také pomáhat zaměstnancům v tom, aby udrželi krok; i ti technicky nejzdatnější firemní uživatelé mohou mít potíže se začleněním množství nových nástrojů a funkcí, které k nim přicházejí.

„Možná na svých nástrojích pro spolupráci zaškolíte nové zaměstnance, ale v den, kdy opustí školení, budou pravděpodobně mít nové funkce, se kterými by měli být seznámeni,“ říká White. „Tohle je výzva.“ Týmy by měly být pravidelně školeny o všech nových funkcích. Nejde jen o to, jak je používat, ale jak je používat v hybridním světě, aby interakce měla větší dopad na zaměstnance.“

Ztráta pulsu zapojení zaměstnanců

Práce na dálku si vybrala daň na morálce a angažovanosti. „Měření teploty“ pracovní síly bude zásadní pro správnou aktivaci hybridního pracoviště.

„Vzhledem k ‚Velké rezignaci‘ se nyní vedou diskuse o tom, jak zabránit tomu, aby váš talent nevyšel ze dveří a nepodělil se o své dovednosti a odborné znalosti s konkurencí,“ říká Jay Upchurch, výkonný viceprezident a CIO společnosti SAS. „Je to diskuse o tom, co je pro vaše zaměstnance důležité a jak může organizace využít technologie k uspokojení těchto potřeb.“

Ve spolupráci s dalšími členy nejvyššího vedení musí CIO provádět pravidelné průzkumy zaměstnanců. „Nyní není čas na jízdu na tempomat,“ říká Upchurch. „Bez pravidelných kontrol pulzu můžete být zaslepeni ochromujícími chybami, nízkou produktivitou a odlivem klíčových zaměstnanců na zdánlivě zelenější pastviny u konkurence.“

Jsou zaměstnanci stále angažovaní a nadšení pro práci ve vaší organizaci? Podávají výkon na vysoké úrovni, aby potěšili vaše zákazníky? Mají nástroje, které potřebují k tomu, aby byli produktivní? „Pokud na tyto otázky nemůžete odpovědět ano, možná vaše hybridní uspořádání není tak vyladěné, jak by mělo být,“ říká Upchurch. „Poslouchejte, co říkají zaměstnanci. Poslouchejte pečlivěji, co neříkají. IT musí být schopno předvídat a plnit potřeby pracoviště.“

Hamerlinck ze Shure s tím souhlasí. „Musejí naslouchat svým zaměstnancům v první linii, aby pochopili, jaké další zdroje mohou být potřeba, když se podmínky vyvíjejí,“ říká.

Neupřednostňování retence IT

Když už mluvíme o tsunami z obratu, najímání a udržení technologických talentů je pro podporu hybridní práce zásadní.

„V našem novém, stále se měnícím pracovním prostředí je zásadní kultivovat, růst a odměňovat svou talentovou základnu, abychom udrželi týmy motivované,“ říká Nicola Morini Bianzino, globální CTO společnosti EY. „Uchování a zajištění toho, aby se IT týmy cítily podporovány, ceněny a pochopeny, je zásadní. Očekávám, že válka o technologické talenty bude pokračovat i v novém roce a zůstane prioritou číslo 1 pro organizace na celém světě.“

Ředitelé IT by se měli v roce 2022 zaměřit na pobídky svých vedoucích týmů. „Pomozte odemknout inovační potenciál svého týmu podporou vyváženého riskování a odměňováním převratných inovačních iniciativ,“ říká Bianzino. „Kromě toho se ujistěte, že vaše vedoucí technologické vedení ví, že rozumíte hlavním výzvám, které před námi stojí, jako je udržení technických talentů. Ukažte jim, že podporujete jejich úsilí upřednostňovat rychlost a nábor a odměňte jejich úsilí při přijímání zaměstnanců různorodě.“

Důležité bude také vytvoření nebo posílení komunikačních linek, aby každý v IT mohl vyjádřit své potřeby. „Pokud váš tým nemá základy důvěry a transparentnosti, vedoucí otevřenými komunikačními linkami,“ říká, „tento pocit podpory se ztratí.“

I když technologie budou hrát zásadní roli v efektivním fungování hybridního pracoviště, IT lídři si musejí uvědomit, že tento přechod – stejně jako jakákoli jiná významná technologická změna – bude vyžadovat od IT organizace více.

„Ve skutečnosti svým lidem nezajistíte diferencovaný zážitek, pokud se s tím nevypořádáte staromódním způsobem,“ říká White ze společnosti Avanade. „Lidé, proces a pak technologie.“