Pět trendů ECM pro rok 2014 (I.)

Ve své krátké studii o podnikové správě obsahu se agentura IDC odvolává i na svůj koncept takzvané třetí platformy. V ní se vzájemně prostupují a kombinují technologie cloud computingu, mobility, sociálních sítí a velkých dat. V pozadí této provázanosti vznikají nové požadavky na podnikovou správu obsahu, neboť vedlejší efekt třetí platformy představují velké objemy dat primárně nestrukturovaných.

IDC ve studii o aktuálních trendech v oblasti ECM definuje pětici témat, jež rozvoj podnikové správy obsahu s velkou pravděpodobností v letošním roce zasáhnou.

1. Hybridní ECM

Termín hybridní ECM v sobě propojuje řešení pro správu obsahu a cloudové souborové služby pro synchronizaci a sdílení. Tento nový přístup řeší konflikt mezi potřebami uživatelů a potřebami organizace v oblasti spolupráce. Společnost IDC předpokládá, že nabídky hybridního ECM představí nebo rozvine většina dodavatelů. Půjde o řešení interní i kombinovaná s veřejnými službami.

Cloudové služby pro synchronizaci a sdílení souborů umožňují přístup k obsahu i externím spolupracovníkům. Lze tak jednoduše a efektivně zajistit, aby práce nad dokumenty probíhala v reálném čase a byla synchronizována. Tyto služby navíc podporují automatickou tvorbu verzí, čímž výrazně zjednodušují správu výstupů.

Druhý významně pozitivní efekt cloudových služeb pro synchronizaci a sdílení souvisí s jejich všudypřítomností. Pro správu dokumentů postačí uživatelům zařízení připojené k internetu. Významně se rozšiřuje i potenciál mobilních přístrojů. Analytici IDC tuto vlastnost dávají do souvislosti s nárůstem produktivity.

Výše uvedené přednosti uživatelé odhalili již dříve. Začali podobné služby využívat, což sice produktivitu a komfort zvýšilo, ale současně se zproblematizovala správa obsahu i řízení přístupů. Firemní IT oddělení tudíž vyvíjejí snahu o centralizaci a standardizaci služeb pro sdílení a synchronizaci. V rámci interních struktur dochází i ke střetu zájmů. Podpora služeb sdílení a synchronizace je často požadována od týmů, jež se nezabývají správou obsahu. Obvykle se věnují obecné administraci koncových stanic. Pracoviště pověřená správou obsahu, jako jsou například týmy SharePoint nebo ECM, se o existenci podobně situovaných úložišť ani nedozvěděla. Zejména s ohledem na citlivost ukládaných dat se jasně profiluje potřeba standardizovaného podnikového řešení.

V letošním roce tedy podle analytiků dojde k renesanci řešení ECM, která se primárně odehraje na poli spolupráce. Vyřešit se bude muset případný konflikt s portálovými aplikacemi typu SharePoint, které ovšem nenabízí komplexnost správy obsahu v rámci všech podnikových struktur a procesů.

2. Obsahové aplikace

Automatizaci podnikových procesů, jež jsou náročné či intenzivní z hlediska počtu zpracovávaných dokumentů, zajišťují tzv. obsahové aplikace. Obvykle tuto problematiku neřeší podnikové systémy kategorie ERP, CRM nebo HCM. Ty pracují s informacemi, obsahové aplikace operují s dokumenty, jež informace obsahují.

Podobné dokumentově intenzivní podnikové procesy mají horizontální i vertikální charakter. Do první skupiny patří například zpracování faktur nebo objednávek a řízení informací o zaměstnancích. Vertikální charakter má kupříkladu schvalování půjček, dokumenty o pacientech zdravotnických zařízení, reklamační žádosti nebo vyřizování pojistných událostí.

Historicky byly dokumentové procesy nezřídka vedeny v papírové podobě. Po následné elektronizaci vyvstaly problémy s formáty a jejich přenositelností a kompatibilitou. Tato úskalí šla vyřešit individuálními projekty. V moderní podobě však podle analytiků IDC řešení ECM převezmou nejen správu dokumentů, ale i jejich vytváření. Stanou se platformou pro realizaci všech podnikových dokumentových procesů, zajistí vznik obsahových aplikací jako takových. Výhoda podobného přístupu spočívá v tom, že řešení ECM získá kompletní přehled o dokumentech včetně souvisejících metadat.

Čtěte také:
→ Pět trendů ECM pro rok 2014 (II.)
Integrace s podnikovými aplikacemi. Mobilita. Informační dohled.
→ Světový trh DMS dále poroste
Byznys s DMS systémy (Document Management Systems) vzroste podle průzkumu společnosti Research and Markets do roku 2016 o čtrnáct procent.

Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.