Douglas se dříve potýkal s příliš drahými nákupy. „Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli jsme zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhnuli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky,“ popisuje Tereza Trunečková, která v Douglasu působí na pozici Controlling & Reporting Manager.
Dalším problémem, který řešili, byla obtížná dohledatelnost dokumentů. Objednávky totiž neukládali na jednom místě, ale zaměstnanci je měli v e-mailech nebo v tabulkách u sebe v počítači. Kvůli tomu bylo obtížné kontrolovat čerpání rozpočtů. „Peníze si hlídají kolegové, kteří jsou zodpovědní za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorázové investice plánuje i vedení. Informace byly roztroušené a kvůli tomu se někdy stalo, že jsme rozpočet překročili,“ uvádí Tereza Trunečková.
Aby těmto komplikacím zabránili, domluvili se s firmou Grit na vývoji řešení na automatizaci nákupu. Douglas už totiž využívá Invoice Flow, nástroj od Gritu na automatizaci zpracování faktur, se kterým lze nové řešení bez problémů propojit a jeho výhody tak ještě znásobit.
Pokud nyní někdo ze zaměstnanců připravuje objednávku, rovnou ji vytvoří v novém systému. „Ten ji automaticky pošle přidělenému schvalovateli a po jeho souhlasu dodavateli, který poskytne plnění a posílá fakturu. Invoice Flow z ní vytěží údaje, takže je fakturanti nemusí ručně přepisovat. Poté fakturu spáruje s objednávkou,“ popisuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka Invoice Flow.
Pokud oba dokumenty sedí buď na korunu přesně, nebo v rámci nastavené tolerance, fakturu už neposílá na schvalovatele. Jestliže objeví nesrovnalost, ihned o ní informuje. V obou případech tandem softwarů celý proces výrazně urychlí. Novou službu lze používat i samostatně bez napojení na Invoice Flow.
V Douglasu mají také lepší kontrolu nad rozpočty jednotlivých oddělení. „Když zaměstnanec vytvoří objednávku, hned vidí, jestli právě nepřekračuje rozpočet, případně kolik peněz zbývá,“ říká Tereza Trunečková.
Digitalizace a s tím spojená automatizace je v oblasti nákupu stále větším trendem, což potvrzují i výsledky celosvětových průzkumů. Podle loňských dat univerzity v Mannheimu 84 % nákupčích věří, že digitalizace má zásadní vliv na vylepšení výsledků jejich oddělení. Většina firem má však v této oblasti velké rezervy – jen 5 % respondentů uvedlo, že mají vysoce automatizované procesy.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU