Podle údajů vyplývajících z průzkumu společnosti Coleman Parkers Research dle zadání firmy Ricoh (světový výrobce mj. tiskáren a skenerů) se celých 88 procent vedoucích pracovníků v evropských podnicích domnívá, že rozhodovací procesy by se značně zjednodušily, kdyby se přistoupilo k digitalizaci fyzických dokumentů. Více jak dvě třetiny (70 %) z respondentů si navíc myslí, že by digitalizace papírových dokumentů snížila náklady jejich firmy o 5-20 procent (!) z celkového ročního obratu.
U poloviny společností nalezneme informace, které je třeba uchovávat 5-10 let pouze v papírové podobě. Ačkoli pak tyto informace uložené ve fyzické formě obsahují data, která mohou být důležitá pro chod podniku, mnozí vedoucí pracovníci udávají, že se zdráhají je vyhledávat, neboť procházení papírových dokumentů je časově extrémně náročné.
Navzdory tomu panuje shoda o důležitosti těchto informací. Více jak tři čtvrtiny (76 %) dotazovaných vedoucích pracovníků udávají, že by byli bývali schopni minimalizovat dopad ekonomické recese posledních let na svůj podnik v případě, že by měli lepší přístup k relevantním informacím z let minulých. Z historických dokumentů by totiž mohli čerpat zkušenosti pro překonání úskalí specifických pro doby ekonomické nejistoty.
Podle výsledků průzkumu více jak tři čtvrtiny dotazovaných vedoucích pracovníků věnovalo čas digitalizaci historických dokumentů. Šest z deseti respondentů (57 %) přitom udává, že do tří let budou veškeré dnešní papírové dokumenty v jejich firmě dostupné kompletně v digitální podobě.
U nás v České republice jsou si přitom dokumenty v papírové a v elektronické podobě před zákonem rovny, což je dáno především novou legislativou a přijatými evropskými normativy. Ryze elektronická bezpapírová archivace tak nyní firmám a dalším organizacím poskytuje úplně stejné záruky jako sklady přeplněné papírovými smlouvami, fakturami a dalšími dokumenty.
Zásadní výhodou je nejen výrazně jednodušší správa celého procesu archivace a poměrně výrazná úspora nákladů s ní spojených, ale především ona jednodušší následná manipulace, dohledávání a práce s dokumenty v digitální podobě.
Čtěte také:
→ Papír a elektronický dokument jsou si před zákonem rovny
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU