Osm charakteristik vysoce efektivních CIO

Efektivní CIO pilně pracují na zjednodušení svých povinností a zaměřují se na spolehlivé způsoby, jak dosáhnout maximálních výsledků v minimálním časovém rámci, aby mohli rychle přejít na další úkol. Vědí, že i jen několik málo technik zvyšování efektivity může mít zásadní vliv na jejich podnik a kariéru.

Efektivita vedení je závazek na celou kariérní dráhu. Existuje osm hlavních způsobů, jak manažeři IT mohou zefektivnit svoji vlastní práci a tím zlepšit své dlouhodobé kariérní vyhlídky.

1. Důvěřují svému manažerskému týmu

CIO mají mnoho povinností, ale nemohou dělat všechno. Proto je důležité vybudovat talentovaný vedoucí tým a důvěřovat jeho členům, že zvládnou konkrétní delegované úkoly.

Jay Upchurch, výkonný viceprezident a CIO ve společnosti SAS, říká, že na svůj vedoucí tým může bez obav delegovat úkoly s důvěrou, že budou provedeny včas a kvalitně. „Pomáhá mi to také soustředit se na velké projekty a dává mi to čas věnovat se vedení lidí,“ vysvětluje. „Postupem času jsme si vybudovali důvěru, zavedli určitý rytmus a míru komfortu, které nám umožňují bezproblémově spolupracovat."

Přečtěte si také:

V databázích ročně zpracováváme miliardy záznamů, říká v podcastu CIO Ochranného svazu autorského Miroslav Slavík

Upchurch věří, že efektivita trpí vždy, když má CIO pocit, že musí znát každý detail každého produktu nebo služby, porozumět každé nově vznikající technologii a přečíst si každou knihu o managementu. „Pokud strávíte veškerý svůj čas honbou za těmito věcmi, ztratíte ze zřetele hlavní priority pro váš podnik,“ říká.

2. Plánují schůzky tak, aby proběhly maximálně efektivně

Kdykoli je to možné, efektivní CIO plánují termín a program schůzek předem, čímž poskytují sobě i členům týmu dostatek času na přípravu. „Udělejte z harmonogramu schůzek veřejnou a transparentní součást řízení IT,“ radí Bill VanCuren, CIO softwarové společnosti NCR.

Kalendář schůzek by měl přiměřenou měrou zahrnovat obchodní složky podniku, dodavatele/partnery, kancelář projektového řízení a tým IT, říká VanCuren. „Nechte si v kalendáři také rezervy na předem neplánovaná jednání nebo schůzky krizového řízení, které s sebou práce CIO nese.“

3. Sestaví provozní příručku

Každý CIO musí zpracovat provozní scénář, říká Anil Cheriyan, technický ředitel a výkonný viceprezident pro strategii ve společnosti Cognizant, která poskytuje profesionální podnikové služby. Scénář by měl stanovit a definovat agendy, obsah a metriky všech oblastí odpovědnosti CIO, včetně služeb poskytovaných interním zákazníkům, řízení investic, financování, personálního řízení a rizik kybernetické bezpečnosti. 

„Sestavení takového materiálu umožňuje CIO efektivně dohlížet na všechny aspekty každodenního provozu. Může tak věnovat více času inovacím ve spolupráci s interními a externími partnery,“ říká Cheriyan a dodává, že příručka přispívá také k lepšímu sladění IT týmu, protože všichni znají priority, procesy a očekávané výsledky.“

Přečtěte si také:

„Zuckerberg je manipulativní slizoun,“ tvrdí jeho vlastní umělá inteligence

Bez takového scénáře klesá efektivita práce CIO, varuje Cheriyan. „Ztrácí ze zřetele důležité cíle a může uvíznout v nekonečných debatách o otázkách s nízkou prioritou nebo neustále řešit špatnou dynamikou týmu způsobenou nevyjasněnými pravomocemi, odpovědnostmi nebo očekáváními.“

4. Podporují budoucí lídry

Efektivní CIO vytváří a udržuje pohotovostní plány pro případy, kdy on nebo klíčový manažer či odborník chybí, říká Ola Chowning z technologické výzkumné a poradenské společnosti ISG. „Identifikujte a vyberte potenciální vůdce ze skupiny kandidátů a tyto plány testujte tím, že na ně budete neočekávaně delegovat různé úkoly,“ radí. 

Plánování pro nepředvídané události v oblasti vedení by mělo sloužit k vybudování nových úrovní vedení tím, že špičkovým členům týmu poskytneme rozhodovací pravomoc a pocit odpovědnosti. To také uvolňuje CIO ruce k tomu, aby se soustředil na rozhodnutí s nejvyšší prioritou a zároveň budoval kulturu rozhodování zdola nahoru.

„Rozhodování je vždy rychlejší, když se odehrává blíže ke skutečné práci, a obvykle bývá správné,“ říká Ola Chowning. „To dává zaměstnancům pocit důvěry ve vlastní schopnost rozhodovat a zároveň omezuje zbytečné a neefektivní vícestupňové řešení problémů, ke kterému mnohdy dochází u přísně hierarchických rozhodovacích struktur.“

5. Připravují se

Brook Colangelo, CIO Bílého domu za působení prezidenta Obamy, nedá dopustit na přípravu podrobných agend a podkladů v dostatečném předstihu před klíčovými schůzkami. „Takové materiály jsou nutností, máte-li do hloubky pochopit problém, dříve než přijmete nějaké rozhodnutí,“ říká.

Colangelo, který v současné době působí jako CIO ve společnosti Waters Corp., která se zabývá analytickými laboratorními přístroji a softwarem, říká, že jeho firma klade důraz na přemýšlivost a všímavost. „Pokud jde o klíčové schůzky, ať v rámci našeho týmu nebo s dalšími zúčastněnými stranami, předem zpracované podklady dávají lidem dostatek času na přípravu a přemýšlení o tom, jak se rozhodnout.“ Tento přístup také zajišťuje, že CIO nemusí ztrácet čas organizováním opakovaných schůzek kvůli tématům, na které se při prvotním jednání nedostalo.

Přečtěte si také:

Digitální transformace nenašla u velké části zaměstnanců pochopení

6. Předchází problémům

Následná reakce na problémy, včetně výpadků IT systémů, bezpečnostních incidentů, personálního zajištění či compliance v oblasti ochrany dat je jednoznačně plýtvání časem.

CIO by měl sledovat systémy a procesy, aby odhalil možné potíže dlouho předtím, než k nim dojde, doporučuje Ellen Benaim, CISO společnosti Templafy, která poskytuje platformu pro generování dokumentů. „Musí mít pod kontrolou nástroje, které mají dopad na celkovou efektivitu, bezpečnost a hospodaření podniku,“ říká a poznamenává, že je také důležité zavádět nové produkty, služby a politiky namísto těch, které se neosvědčily nebo zastaraly. 

„Ať jde o výměnu excelové tabulky za databázový nástroj pro spolupráci kvůli zefektivnění řízení výdajů v celém oddělení nebo o řešení na podporu tvorby a správy obsahu, které zajistí efektivnější generování dokumentů – prozíraví CIO se spoléhají na techniku, aby udrželi krok s dnešním dynamickým obchodním prostředím, a hledí do budoucna, aby se připravili na to, co přijde dál.“

7. Automatizují

Automatizace zvyšuje efektivitu CIO a celého IT týmu tím, že snižuje množství jednoduchých, ale časově náročných úkolů. Podniky stále větší měrou zavádí sofistikované digitální technologie, což způsobuje exponenciální nárůst složitosti IT prostředí, se kterou se musí vypořádat jak IT týmy, tak jejich manažeři. Automatizace může zjednodušit a usnadnit život.

Zvyšuje efektivitu tím, že snižuje počet repetitivních úkonů a potenciálních chyb. „Technikou podporovaný, automatizovanější způsob práce minimalizuje výskyt chyb a čas potřebný k jejich nápravě,“ říká Greg Bentham, viceprezident pro služby cloudové infrastruktury a společenskou odpovědnost v poradenské společnosti Capgemini Americas. „Automatizované řídicí panely a vizualizace, které by měly být součástí každého projektu automatizace procesů, poskytují okamžitý přehled o kondici a efektivitě celého ekosystému.“

Přečtěte si také:

Růst mezd nedožene inflaci, IT specialisté stále chybí

Efektivní CIO si uvědomují, že čas je jejich nejcennější komoditou. „Chápou, že u zaměstnanců zahlcených nezáživnými rutinními a repetitivními činnostmi je nižší pravděpodobnost, že budou přicházet s inovacemi a projevovat kreativitu. V nejhorším případě začnou právi vykonávat zcela bez zájmu,“ upozorňuje Greg Bentham.

8. Přijímají za své principy Lean a Agile

CIO musí klást důraz na správné stanovení priorit práce a vyhnout se zbytečnému přepínání mezi úkoly, které výrazně snižuje efektivitu, říká Steve Padgett, CIO ve společnosti Actian, která poskytuje hybridní produkty pro správu dat, cloudovou integraci a datovou analýzu.

CIO se může inspirovat u vývojových týmů a zvýšit svoji efektivitu uplatňováním agilních a lean technik při řešení projektů a úkolů. „Začněte jedním úkolem a dotáhněte jej do konce, teprve poté se věnujte dalšímu úkolu,“ radí. „Soustředění vždy na jeden úkol, než přejdete k dalšímu, také dobře zapadá do jiných principů a procesů řízení IT.“

Při snaze o maximální efektivitu je důležité, aby CIO uvažovali o způsobech, jak posouvat projekty kupředu v co nejkratším čase. „Budou-li se muset pracovníci účastnit menšího počtu schůzek a mít více času se soustředit na samotnou práci, budou také produktivnější,“ uzavírá Steve Padgett.