Nabídka různých variant služby Office 365 již dříve byla poměrně pestrá a škálovatelná podle počtu uživatelů (resp. zaměstnanců), ovšem od letošního roku Microsoft nově nabízí balíčky služeb Office 365 Small Business a Office 365 Small Business Premium určené speciálně pro firmy s maximálně 25 zaměstnanci.
Jak s Office 365 Small Business, tak s Office 365 Small Business Premium firmy získají služby založené na produktech Exchange, SharePoint a Lync běžících ve veřejném cloudu. Software je zde poskytován jako služba (SaaS). I firmy do 25 zaměstnanců si mohou dovolit IT služby, které kvůli potřebě firemního serveru byly dříve dostupné hlavně pro větší firmy.
Exchange, SharePoint a Lync bez serveru
Firmy nepotřebují vlastní server pro Exchange, SharePoint či Lync, takže odpadají nejen náklady na jeho pořízení, ale také náklady na správu vlastního serveru a jeho případné opravy a modernizace. Není také nutné nakupovat licence pro Exchange, SharePoint či Lync a s nimi kompatibilní systém, popřípadě časem rozmýšlet investici do přechodu na novější verzi.
Microsoft firmám nabízí služby založené na jeho produktech Exchange, SharePoint a Lync vždy v nejnovější verzi. Firmy platí jen měsíční nebo roční poplatek odvíjející se podle počtu uživatelů s tím, že maximem je 25 uživatelů. Levnější varianta Office 365 Small Business vyjde bez DPH na 4,10 € na uživatele měsíčně nebo 49,10 € ročně.
Dražší varianta Office 365 Small Business Premium je zpoplatněna částkou 10.40 € na uživatele měsíčně nebo 124,80 € ročně. Ceny jsou opět bez DPH. Tato dražší varianta zahrnuje i poskytování licencí nejnovější verze kancelářské sady Office pro Windows či OS X a aplikace Office Mobile pro mobilní platformy Android a iOS. V tomto článku se ale budeme věnovat jen službám.
Roční fakturace je sice v obou případech na první pohled cenově výhodnější, ovšem má méně pružnou škálovatelnost z hlediska snižování nákladů při snížení počtu zaměstnanců. To se projeví až v dalším fakturačním období, tedy až při platbě na další rok. Pro firmy s velmi proměnlivým počtem zaměstnanců (resp. uživatelů) je zpravidla výhodnější měsíční fakturace (i přes svou vyšší cenu).
Řešení pro e-maily, kalendáře a adresáře
Základní službou je poskytování hostovaného e-mailu, na který jsou vázány služby adresáře a kalendáře. V pozadí je samozřejmě cloudový Exchange. Vedle privátních kalendářů jednotlivých uživatelů je možné vytvářet sdílené kalendáře například pro plánování firemních akcí. Pro každého uživatele je připravena e-mailová schránka s kapacitou 25 GB.
Lze využít vlastní internetové domény druhého řádu. Přístup k e-mailovým schránkám je možný prostřednictvím webové aplikace, ale také z libovolného e-mailového klienta podporujícího POP3 nebo IMAP. K jejich podpoře Microsoft přidává technologii Exchange ActiveSync (EAS), přes kterou lze synchronizovat jak elektronickou poštu, tak záznamy z kalendáře a adresáře.
Exchange ActiveSync spolupracuje především s programem Microsoft Outlook, ale umožňuje i synchronizaci dat s mobilním zařízením. Z mobilních platforem Exchange ActiveSync vedle Windows Phone podporují také například iOS či BlackBerry. V případě systému Android není podpora automatická. Záleží na konkrétním zařízení, popřípadě na instalaci aplikace třetí strany.
Webová prezentace, sdílení informaci a souborů
Cloudový SharePoint umožňuje firmám vytvoření webové prezentace na vlastní internetové doméně druhého řádu. Není nutná znalost HTML, CSS ani dalších webových technologií. Prezentaci lze poměrně jednoduše „naklikat“ ve webové aplikaci, která poskytuje i několik šablon. Ovšem prezentace je do značné míry uniformní, protože šablon a možností přizpůsobení není mnoho.
Větší přínos cloudový SharePoint vykazuje při generování a správě interních webových portálů pro sdílení informací mezi zaměstnanci firmy. Oproti klasickému intranetovému portálu je zde ta výhoda, že tzv. týmové weby jsou přístupné přes Internet, takže v případě potřeby k němu zaměstnanci mohou přistupovat na cestách či z domova i bez VPN.
Office 365 Small Business a Office 365 Small Business Premium nabízejí také službu pro sdílení dokumentů a dalších souborů jménem SkyDrive Pro. Každý uživatel má k dispozici 25 GB pro svá data, která volitelně může sdílet s dalšími uživateli anebo je synchronizovat mezi více počítači. K synchronizaci je ovšem nutná kancelářská sada Office 2013 v edici Standard nebo Professional.
K souborům v úložišti SkyDrive Pro lze také přistupovat pomocí stejnojmenné mobilní aplikace pro iOS a Android či dotykové aplikace pro Windows 8 a Windows RT. Webové rozhraní úložiště je též propojeno s Office Web Apps, tedy zjednodušenými webovými verzemi aplikací Word, Excel, PowerPoint a OneNote umožňující prohlížení a editaci souborů ve webovém prohlížeči.
Instant-messaging, videokonference a on-line prezentace
Cloudový Lync přináší firmám řešení pro interní on-line komunikaci. Nabízí jak klasický instant-messaging ve webovém prostředí, tak třeba videokonference s podporou videa ve vysokém rozlišení. Podporováno je také sdílení obrazovky, díky němuž lze vedle jiného provádět on-line prezentace. Stačí lokálně spustit prezentaci a následně obrazovku sdílet s dalšími uživateli.
Správa, nároky, dostupnost a podpora služeb
Pro správu služeb slouží jednoduché webové rozhraní lokalizované do češtiny, které je navržené pro širší uživatelskou veřejnost. Nevyžaduje IT specialistu. Pro úvodní nastavení je připraven jednoduchý průvodce, který mj. generuje i znění e-mailů s požadavky na registrátora internetové domény, aby bylo možné již dříve registrovanou doménu využívat pro e-mailové služby či webovou prezentaci.
V současnosti jsou služby Office 365 navrženy pro Office 2007, Office 2010 a Office 2013 v edicích pro firmy. Vedle zmíněných verzí pro MS Windows jsou podporovány také verze Office 2008 a Office 2011 pro OS X (dříve Mac OS X). Pouze synchronizace souborů v rámci služby SkyDrive Pro explicitně vyžaduje nejnovější Office 2013.
Microsoft smluvně garantuje 99,9% dostupnost služeb (SLA). Vedle komunitní podpory na diskusním fóru je k Office 365 Small Business a Office 365 Small Business Premium poskytována také nonstop telefonická podpora, ovšem její pracovníci nehovoří česky. Telefonická podpora je nabízena například v angličtině, francouzštině a němčině.
Čtěte také:
→ Office 365 pro menší firmy: pronájem licencí
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU