Hledání úspor a snaha vyřadit nepotřebný, nadbytečný či nepoužívaný majetek je sice doménou hlavně soukromých společností, kde je motiv kladného hospodaření prvořadý, nicméně občas se tomu nevyhnou ani státní či soukromé instituce. Podívejme se proto podrobněji na nedávnou iniciativu na americkém ministerstvu obrany (U.S. Department of Defense – DoD), která měla za cíl najít nepoužívaný a nepovolený software a hardware a odstranit ho z ministerských počítačových sítí a tím snížit náklady a zvýšit bezpečnost.
V daném roce hospodařilo ministerstvo obrany USA s rozpočtem na informační technologie ve výši přibližně 20 miliard dolarů a vzhledem k obsáhlosti aktivit a velikosti obhospodařovaného majetku nebyl k dispozici ucelený přehled, ani databázový, ani účetní, všeho používaného či vlastněného hardwaru a softwaru.
To není u velkých organizací nijak výjimečný jev, což je i jeden z důvodů, který dal vzniknout asset managementu jako nové ekonomické disciplíně. Prvním krokem k nápravě věci v tomto směru je zjistit, jaké počítačové zařízení a vybavení je v sítích (i skladech) organizace a co z toho je skutečně potřeba a co jen zabírá místo a spotřebovává neužitečně peníze a čas, nemluvě o jejich nízké efektivitě.
K tomu se odhodlalo i ministerstvo obrany, a to vlastně až poté, co k něčemu podobnému došlo v samotné armádě USA, kde tento krok přinesl značné úspory – tedy relativně v rámci IT rozpočtu, ne v rámci celého, nicméně šetřit je nutno všude. Řízením tohoto projektu na ministerstvu byl pověřen Joe Paiva, manažer zodpovědný za IT portfolio management a vývoj informačních politik. Projekt však nebyl napoprvé spuštěn v některé z lokálních sítí ministerstva, ale na vybrané základně armády Spojených států, a jeho řízením byl také pověřen Joe Paiva.
Ten se rozhodl použít specializovaný asset management software Insight od kalifornské společnosti BDNA. On a jeho tým během jednoho dne nainstalovali BDNA Insight „agentless discovery“ aplikaci na servery v centrální armádní kanceláři vybrané základny. Program pak začal vyhledávat servery a počítače připojené k síti.
Agentless discovery, což by šlo volně přeložit jako bezagentové vyhledávání, znamená, že software automaticky prochází počítače v IP síti a zaznamená jakékoli zařízení k ní připojené a jakýkoli nalezený software. Tedy nejen samotné počítače, ale například i tiskárny či skenery, dokonce i externí disky. Úvodní skenování ve větší síti trvá asi jeden den. BDNA Insight poté vypracuje zprávu, kde lze výsledky třídit podle typu zařízení, serveru či dalších parametrů.
Již úvodní operace se ukázala jako úspěch a i další přinesly některá překvapení, díky čemuž se následně armádě podařilo omezit náklady. Například na softwarové straně se přišlo na to, že armádní základny a úřady si samy nakupují jednotlivé licence k databázím Oracle od místních prodejců, navíc prostřednictvím armádních nákupních agentů. Armáda se proto rozhodla všechny tyto licence konsolidovat na enterprise úroveň a smlouvy o údržbě podepsat přímo s Oraclem. Podle Joea Paiva tak armáda ušetřila „desítky milionů“ dolarů.
V oblasti hardwaru armáda mimo jiné zjistila neefektivní využívání tiskáren. Zatímco na některých bylo tištěno mnohem více, než na co byla jejich kapacita, takže docházelo k přílišnému opotřebení, naopak jiné, velkokapacitní, vytiskly v krajním případě jen několik desítek listů za měsíc. Joe Paiva byl povýšen ještě před tím, než armáda zavedla řešení mající tyto nedostatky vyrovnat, nicméně jeho podobu si lze asi snadno představit.
Projekt uceleného asset managementu přinesl i další, původně nepředpokládané přínosy, zejména armádě pomohl zlepšit počítačovou bezpečnost. Například díky BDNA Insightu objevil Joe Paivův tým na jedné základně takřka historickou verzi FoxPro databáze, kterou už jinde armáda přestala používat před mnoha lety. Samozřejmě takto stará databáze měla řadu neopravených chyb, mezi nimi posílání nezašifrovaných dat po síti, kvůli čemuž tvořila místní bezpečnostní riziko.
A Joe Paiva uvádí i další příklad, tentokrát již konkrétnější: Na základně Fort Belvoir ve státě Virginia BDNA Insight nalezl poměrně rychle 103 neregistrovaných kopií aplikace Google Earth. Možná si říkáte, že to přece není nějak závažné, že přece tento program používá zdarma kdekdo, potíž je ale v tom, že zatímco jedinci ho skutečně mohou používat zdarma, velké organizace již nikoli, ty musí licence platit.
Na stejné základně bylo navíc nalezeno 54 neschválených kopií iTunes a několik verzí programu Google Talk, který umožňuje povolený přenos zpráv i internetové telefonování. A to na vojenské základně, která byla v představě jejích velitelů pečlivě střežená a zabezpečená po stránce fyzické i digitální.
Joe Paiva zdůrazňuje, že tohle není jen problém armády, že jakákoli větší organizace musí řešit problémy s bezpečností a instalací neschváleného a nepovoleného softwaru. A ten problém je vážnější tam, kde jsou činnosti či podnikání svázány právními předpisy, to znamená, že se tam zachází s daty zvláště chráněnými zákony.
Správa softwaru a zajišťování jeho bezpečnosti se v asset managementu spojuje se snahou o efektivní využívání hardwaru a omezování nákladů na IT. Jack Heine, analytik společnosti Gartner, odhaduje, že v prvním roce po zavedení uceleného asset managementu může firma ušetřit kolem 20 % ze svých výdajů na informační technologie, v dalších letech pak kolem 5 procent.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU