Nasazování řešení v oblasti Enterprise Content Management

Každý z nás se snaží najít cesty, jak pracovat rychleji a efektivněji. V oblasti podnikání a obchodu to platí dvojnásob. Díky rychlejšímu, kvalitnějšímu či levnějšímu doručení výrobku nebo zprostředkování služby můžete lépe oslovovat své zákazníky. K tomu všemu by vám mělo napomoci řešení ECM.

ECM (Enterpise Content Management), DMS (Document Management System), CMS (Content Management System) jsou systémy, které se kromě správy dokumentů a kontroly životního cyklu též zabývají správou webových stránek a webových serverů. Jejich prostřednictvím je možné spravovat obsah i vzhled stránek a provádět autorizace vkládaných článků. ECM se tedy stará o správu informací jako takových. Za informaci si lze v tomto případě dosadit strukturovaná i nestrukturovaná data (dokument, skenované informace, formuláře, emaily, databáze, video atp.). Tyto systémy musejí být maximálně adaptabilní a flexibilní, aby je bylo možné nasadit do stávající IT infrastruktury. Jen málokdy přijde zákazník s požadavkem postavení IT řešení „na zelené louce“. Navíc, každý projekt je originální a nelze jej použít pro jiného klienta.

JAK SPRÁVNĚ NASADIT ECM ŘEŠENÍ?

V první řadě je nutné znát potřeby zákazníka. Ten vždy přemýšlí, jak co nejefektivněji vynaložit své finanční i lidské zdroje. ECM řešení by tedy mělo být komplexní, plně škálovatelné a splňovat požadavky na systém, které je možné charakterizovat heslem „Start small and grow“. Co si pod ním představit?

Následující obrázek představuje hlavní komponenty ECM řešení. Postupně tak, jak dochází k nasazování řešení, jsou implementovány jeho jednotlivé části.

V prvotní fázi „Správy obsahu“ je důležité vyřešit problém velkého množství papírových dokumentů ve společnosti a nasadit skenovací řešení, které dokumenty digitalizuje. V rámci tohoto kroku je možné informace vytěžovat pomocí OCR, ICR technologií a na jejich základě také stahovat informace z jiných systémů. Ty jsou pak ukládány spolu s obrázkem do systému a na základě těchto informací je pak možné obrázky dohledávat. Řešení je dále možné rozšířit o integraci office dokumentů. Největší poskytovatelé ECM řešení dnes již standardně nabízí možnost integrace office nástrojů, které umožňují přímé ukládání a nahrávání dokumentů z ECM úložiště a do něj.

Po digitalizaci papírových dokumentů následuje nasazení elektronických formulářů. Tyto formuláře lze navrhovat v jednoduchých uživatelských rozhraních s možností definice komplexních formulářů, kde jsou informace stahovány z jiných systémů, je zde možné ověřit některé údaje, popřípadě sčítat položky atp.

Součástí kroků k úspěšnému zavedení ECM je „Vyhledávání“. To umožňuje prohledávat popisné (metadata) informace uložené spolu se soubory a obrázky, ale i fulltextově prohledávat samotné vložené soubory jako jsou pdf, word, excel.

Již při ukládání souborů se řeší otázka „Archivace dat“ na záložní systém a média, přičemž tento krok je možné plně automatizovat. Data mohou být též ukládána na pomalejší a levnější média v případě, že již dokument není využíván. To samozřejmě snižuje zátěž systému a zároveň zlevňuje požadavky na hardware.

Nejdůležitějším krokem při implementaci ECM je „Řízení procesů“ (Business Process Management). Jedná se o nasazení procesů (oběh informací po jednotlivých odděleních), které manipulují s digitalizovanými obrázky, formuláři, office dokumenty a provádí s nimi operace schvalování, eskalace, dohlížení, změny informací atd. Klasickou ukázkou procesu je fakturace, která může mít jen jeden krok schvalování a proplácení, ale ve větších společnostech prochází řadou oddělení. Všechny procesy uvnitř firmy musejí být velice dobře zmapované a popsané, jinak i sebelepší technologie není použitelná. Samotné nasazení procesů ve společnosti mohou díky propracovaným podpůrným nástrojům provádět i proškolené osoby bez technického vzdělání. Jedná se o designovací nástroje, nástroje na simulaci procesů, popřípadě nástroje na audit a analýzu. Díky simulaci a dalším nástrojům je často nutné procesy optimalizovat a provádět strukturální změny ve společnosti spolu se samotnou optimalizací procesů.

V neposlední řadě je možné použít Records Management, který je součástí „Dodržování předpisů“ a pomocí kterého je možné nastavovat různé politiky pro zálohování, retenční periody, a být tak v souladu s různými normami, nařízeními a zákony.

ECM představuje komplexní řešení pro problematiku životního cyklu dokumentu a umožňuje dosáhnout vysokého stupně automatizace práce. Návratnost investic do tohoto typu systému je rychlá – pohybuje se v řádu tří let. Díky nástrojům na optimalizaci je možné nasazené řešení dále rozšiřovat a přizpůsobovat novým potřebám zákazníka.

Autor pracuje na pozici SW IT Specialist ve společnosti IBM Česká republika.