Mzdový outsourcing

Výpočet mezd a veškerá související činnost může být pro společnosti zatěžující. Nestačí jen mzdy spočítat a vyplatit, ale nabalují se na to další nutné a nezbytné úkony a starosti. Řádná evidence je nezbytná a velkým oříškem je zajištění bezpečnosti citlivých dat a eliminace jejich úniku. V neposlední řadě se jedná o náročnou agendu, která vyžaduje bezchybnost a dodržování termínů daných legislativou.

Mzdová agenda je typická vedlejší činnost, která je naprosto nezbytná pro chod firmy, ale negeneruje zisk. Je přímo učebnicovým příkladem činnosti, pro kterou lze výhody outsourcingu velmi dobře využít. Mzdový outsourcing již nevyužívají jen velké, nadnárodní koncerny, ale pozitivní zkušenosti s outsourcingem mezd mají i střední a menší firmy.

Výhody

Externí společnost na sebe přebere riziko za chyby, klientům odpadne starost o chod celého mzdového oddělení a uvolní se jim prostory ve firmě. Významné je rozložení rizika, které provází zpracování mezd. Velmi výrazně se na něm bude podílet dodavatelská společnost – dodavatel ručí za správnost zpracovaných údajů, výpočtu odvodů a čistých mezd, přesně vyplněných přehledů pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovny. Vysoké zabezpečení informací je již samozřejmostí.

Současně se pomocí mzdového outsourcingu významně sníží náklady na zpracování mzdové agendy oproti vlastní mzdové účetní. Důvodem jsou úspory na školeních, pořizování hardwaru a softwaru, sociálním a zdravotním pojištění, kancelářských potřebách atd..

Jistotou mzdového outsourcingu je také včasné zajištění služeb. Firma nemusí řešit situaci, kdy mu jeho vlastní mzdová účetní například onemocní. Odpadnout tak starosti se zajišťováním záskoku na poslední chvíli, případně posouvání termínu výplat. Další výhodou je stabilně vysoký standard odvedené práce a zkušený dodavatel disponuje širokým know how nabytým letitými zkušenostmi z obdobných zakázek.

Základní varianty mzdového outsourcingu

Obecně se dají popsat tři varianty mzdového outsourcingu, které se mohou vzájemně prolínat a doplňovat. Záleží na každém klientovi a jeho potřebách.

Klasický mzdový outsourcing: Nejjednodušší typ mzdového outsourcingu zahrnuje výpočet mezd a vytvoření potřebných reportů pro odeslání výplat a přenesení nákladů do finančního účetnictví.

Klient si vede základní evidenci personálních dat ve vlastním systému a všechny ostatní potřebné dokumenty jsou předávány dodavatelské společnosti. Vše běží dle dohodnutých termínů a jasně daných pravidel, které umožňují snadnou a pružnou komunikaci, klientovi uvolňují ruce a poskytovateli pomáhají sebrat všechna důležitá data pro správný výpočet.

Outsourcing mezd s využitím ASP: On-line přístup do aplikace – ASP (Application Service Providing) je jednou z možností, jak mzdový outsourcing rozšířit. V případě mezd se jedná o přístup do mzdového a personálního softwaru poskytovatele – klient si může vytvářet výstupy, doplňovat záznamy zaměstnanců a využívat personální software, aniž by si musel koupit licence a starat se o údržbu aplikace. Díky sdílení softwaru se zrychlí dostupnost dat pro klienta i pro poskytovatele mzdového outsourcingu.

Převzetí mzdové účtárny: Třetí typ je poměrně speciální a vyplatí se hlavně velkým společnostem s mnoha zvláštnostmi ve mzdové agendě. Klient odsune odpovědnost za výpočet mezd mimo svou společnost a současně nový dodavatel převezme mzdové účetní. Poskytovatel získá již zkušené zaměstnankyně, kterým pomůže jejich práci zefektivnit a poskytne jim přístup k novým postupům, nástrojům a technologiím.

Závěrem

Poskytování mzdového outsourcingu je služba vysoce individuální. Každá společnost má jiná specifika a je nanejvýše nutné proces externího zpracování mezd dopředu nastavit a důkladně analyzovat procesy na straně zákazníka. Profesionální dodavatel se musí umět pružně přizpůsobit všem potřebám klienta a případně mu poradit, jak je možné celý proces optimalizovat.