Mýty a realita mobilních řešení

Jednou z největších investic do ICT každého podniku je pořízení a implementace podnikového informačního systému. Přestože tato komplexní řešení dnes pokrývají téměř všechny podnikové procesy, podle některých výzkumů, například společnosti AMR z roku 2006, jsou využívány pouhými 15 % zaměstnanců. Jedním z možných důvodů takovéhoto neefektivního použití je to, že většina pracovníků, jak vyplývá z jejich pracovního zařazení, netráví pracovní dobu v kanceláři u svého počítače, ale musejí být takzvaně v terénu – ať už ve skladu, ve výrobní hale nebo třeba na obchodní cestě.

Nemožnost okamžitého přístupu k informačnímu systému pak vede ke zbytečnému protahování některých procesů, jako je zadávání zákaznických objednávek, manipulace s materiálem a výrobky ve skladech, odepisování výrobních zakázek apod. Řešením je dostat informační systém až na vzdálená pracoviště, aby všichni, kteří to potřebují, mohli plně využívat podnikový informační systém. Tomuto rozhodnutí v současné době nahrávají zejména dva faktory. Jednak je to dostupnost vhodných skutečně mobilních zařízení, jednak také skutečnost, že na mnoha postech v podnicích již pracují lidé z takzvané mobilní generace, kteří obsluhu těchto zařízení berou jako naprostou samozřejmost. Zavádění mobilních informačních systémů s sebou však přináší řadu úskalí a je opředeno i několika mýty.

Počátek tohoto stavu sahá do doby někdy před deseti lety, kdy firemní weby a intranety vznikaly jako houby po dešti. K jejich mobilnímu využití docházelo často zejména tak, že někdo, kdo měl na starosti komunikace, se naučil něco o HTML, někam umístil nový server a prostě „TO“ umožnil. Protože ale neřešil IT strategii a často ani nehovořil s IT vedením, nebylo možné zpřístupnění firemních informačních systémů a dalších firemních zdrojů dat. Jindy to proběhlo tak, že firemní IT oddělení vytvořilo podnikový intranet, a uživatelům – obchodníkům, manažerům, skladníkům a dalším zaměstnancům – se pak oznámilo, že „to“ prostě mohou používat. Nešťastné na tom bylo, že lidé zabývající se informačními technologiemi často při tvorbě intranetu ani při jeho využívání příliš nekomunikovali s cílovými koncovými uživateli a ve většině případů pak web nebyl vlastně vůbec používán. Nepomáhal totiž uživatelům plnit jejich vlastní cíle.

Je tedy na webové a mobilní projekty nutno nahlížet z technologického, nebo strategického pohledu? V ideálním případě platí obojí najednou. Role IT se za poslední roky výrazně transformovala. Za prvé se hovoří spíše o ICT, což vnímání IT a komunikačních technologií samo o sobě výrazně přibližuje. Za druhé se firemní IT transformovalo z „pouhých technologií“ na technologické lidi, kteří hrají významnou úlohu při plnění obchodních cílů společnosti. Sázka na mobilní technologie tak může pro firemní ICT znamenat posílení jejich role při hledání konkurenčních výhod firmy a zlepšení jejich postavení v rámci plnění strategických cílů společnosti.

Nezávislé studie dokazují, že počet mobilních uživatelů firemních systémů roste. Čísla udávají, že tento trend zaznamenává přes 70 % firem. V jiných průzkumech se mobilní řešení ukazují obvykle mezi prvními pěti prioritami pro ICT v nejbližší době. Přesto zavádění těchto řešení naráží na neúspěchy z minulosti nebo na některé obvyklé mýty, které vedou k odkládání mobilních řešení.

MEZI NEJČASTĚJŠÍ PATŘÍ NÁSLEDUJÍCÍ STANOVISKA:

1. Víme, že potřebujeme mobilní informační řešení. Nejprve ale musíme dokončit současný informační systém. Tento stav by byl ideální, ale všichni víme, že opravdu dokončený není informační systém nikdy. Navíc mobilní přístup může změnit nebo zjednodušit i procesy v informačním systému samotném. Mnoho procesů, které se dnes dělají v terénu – jako inventura majetku, objednávky materiálu nebo pořizování zákaznických objednávek – lze mobilním řešením významně zrychlit nebo zlepšit.

2. Jistě, ale mobilní řešení jenom přidáme k současnému řešení. Někdy se to může podařit. Nejúspěšnější mobilní projekty ale nejsou pouhým doplněním stávajícího řešení. Opravdu efektivní mobilní řešení je plně integrováno s informačním systémem. Na mobilní aspekt využití je třeba myslet již při návrhu celého řešení včetně výběru vhodných mobilních zařízení. Jedním z dobrých příkladů může být nasazení řešení, které zahrnuje podnikový informační systém, integrované mobilní řešení, integrované vývojové nástroje a prověřenou mobilní infrastrukturu pro takové řešení. Příkladem může být platforma Microsoft Dynamics spolu s Microsoft Dynamics Development Tools a mobilním řešením Mobile Sales, které bylo vytvořeno plně s ohledem na mobilní použití, jeho ergonomii a specifické použití v terénu.

S takovým přístupem mohou obchodníci přímo u zákazníka bezpečně pracovat s daty informačního systému a pořizovat do něj nové objednávky s přehledem o aktuálním stavu zásob. Nebo doktoři mohou přímo u postele pacienta provádět měření, předepisovat léčbu, elektronicky vydávat léky a zároveň vše zadávat v reálném čase do informačního systému.

3. Přece už mobilní řešení používáme. Naši manažeři používají mobilní telefony s datovým připojením. To je samozřejmě hezké, ale teprve s opravdovým živým přístupem k datům informačního systému a jeho procesům je možné mluvit o opravdovém mobilním řešení. Pouze v takovém případě se mohou v terénu činit opravdu důležitá rozhodnutí, založená na aktuálních datech o finančním zdraví a dalších klíčových ukazatelích výkonnosti firmy. Lepší přístup jak „být mobilní“ tak IT nabídne, pokud využije vhodné nástroje pro vytvoření opravdu mobilní aplikace, pro její správu, změny i pro připojení k firemním informačním systémům.

4. Ano, ale budeme mít bezpečnostní problémy. Ty je nutné mít na zřeteli, samozřejmě. Ale zabezpečení by nemělo být blokujícím faktorem. Využitím správného kryptování, zabezpečení sítě, bezpečnostních postupů a politik lze bezpečnostním rizikům předcházet. Mobilní platformy dnešní generace již bezpečnostní aspekty řeší v dostatečné a přijatelné míře.

Jak by tedy měl vypadat správný proces zavedení mobilního řešení?

Dostat ke společnému stolu správné lidi. Jedině za přispění IT, financí, obchodu, výroby, dalších oddělení a sponzorů z řad managementu lze vytvořit komplexní mobilní řešení, které může celou firmu výrazně posunout.

Sesbírat požadavky na řešení. Identifikovat požadavky jednotlivých oddělení a segmentů, s jejich pomocí navrhnout specifikaci řešení a testovat tyto navržené scénáře. Tímto způsobem lze uživatelům nabídnout pokrytí činností, které opravdu potřebují v terénu, způsobem, který může tuto jejich činnost zefektivnit.

Identifikovat také možné budoucí přínosy mobilního řešení. Neanalyzovat pouze současný stav, ale zeptat se také na to, co by mohli uživatelé dělat, pokud by dostali možnost přistupovat s mobilním zařízením přímo do podnikového informačního systému, jaké procesy by se mohly změnit, které činnosti optimalizovat.

Identifikovat možná rizika projektu. Která z oblastí – návrh aplikace, technické řešení, zákonné požadavky, organizační požadavky a struktura – může znamenat pro zavedení mobilního řešení riziko? Vyhodnotit, o jaká rizika se jedná, jak jim lze předcházet a řešit je. Mezi rizika je třeba zahrnout i rizika spojená s případným nezavedením mobilního řešení, včetně možné ztráty příležitostí a trhu nebo ztráty konkurenceschopnosti.

MÝTUS POSLEDNÍ

Někteří tvrdí, že mobilní řešení vyžadují velké dodatečné investice do infrastruktury. Omyl. Moderní mobilní řešení dokážou využít stávající IT infrastrukturu, na které podnik provozuje svůj informační systém. Pro datovou část mobilní aplikace se použijí stávající služby SQL databáze, jako jsou replikační služby využívající protokol https. Pro vývoj samotné aplikace lze využít rozšířenou platformu .Net, která umožňuje vytvořit uživatelsky přívětivé prostředí. Výměnu informací mezi aplikací a ERP systémem pak obstarají webové služby. Všechny výše uvedené komponenty jsou většinou součástí serverových a databázových systémů, a tak se celá investice do mobilního řešení redukuje pouze na náklady za služby spojené s implementací. A ani ty nemusejí být nikterak vysoké, protože dodavatel řešení dostává celou mobilní platformu předpřipravenou od výrobce informačního systému.

Celkově se výrazně zkrátí cyklus obchodního procesu, zrychlí se obrátka zásob a hlavně data v IS budou odpovídat skutečnosti, což bude mít pozitivní dopad na výrazné zpřesnění plánovacích procesů, a tím i snížení množství prostředků vázaných v zásobách. Na druhou stranu budou lépe uspokojovány požadavky zákazníků. Například po zavedení těchto řešení u dánské potravinářské společnosti Kims vyrábějící známé slané brambůrky došlo ke snížení ztrát ve skladech o 50 %, dále se snížily distribuční náklady o 25 % a vzrostla efektivita obchodníků o 15 %. To už jsou čísla, nad kterými stojí za to se zamyslet.

Autoři pracují jako produktoví specialisté Microsoft Dynamics ve společnosti Microsoft.