Podívejme se na práci s tiskovými náklady na příkladu Lékařského centra Pittsburské univerzity (University of Pittsburgh Medical Center – UPMC). Před třemi roky se vedení centra rozhodlo sloučit tiskový obchod, zajišťující vydávání vázaných tiskovin jako velkých bloků či informačních brožur, s technologických tiskovým centrem, které vydávalo například výplatní šeky a formuláře.
Z provedené analýzy vyplynulo, že náklady centra činily ročně 10 milionů dolarů, fyzicky to znamenalo 13 tisíc různých tiskových přístrojů pro 43 tisíc zaměstnanců – jedno pro 2,5 člověka. To bylo pro vedení šokující číslo a následující obnovovací proces měl za cíl snížit tento počet na 3 tisíce multifunkčních tiskáren (Multifunction Devices – MFD) a finančně ušetřit 30–35 % tiskových nákladů.
Většina firem nevěnuje tiskovým výdajům příliš pozornosti, ať už jde o pořízení přístrojů, jejich údržbu či přímé náklady na tisk. Nejsou tak dobře vidět jako jiné náklady a jejich kontrola je otázkou dlouhodobé pečlivé práce.
Správa tiskových výdajů je navíc jen zřídka centralizovaná. Většinou IT oddělení zajišťují pořízení tiskových zařízení a back office či zásobování obstarávají dodávky materiálu. Podle odhadu analytické společnosti Gartner tak kvůli tomu firmy vynakládají 1–3 % příjmů zbytečně na tisk a kopírování, přičemž v některých společnostech s vysokým oběhem dokumentů je to až dvojnásobek.
Příklad University of Pittsburgh Medical Center je v souladu s doporučením Gartneru, že jako nejlepší se ukazuje nahradit záplavu jednoúčelových zařízení multifunkčními tiskárnami. Nejenže to šetří přímo náklady na pořízení, navíc to spolu s vhodně zvoleným DMS (Document Management System) vede k rychlejším procesům a úspoře času. Takový přechod od starého uspořádání není jednoduchá záležitost, nicméně pokud ho CIO či jiný zodpovědný manažer zvládne, ušetří tím firmě dlouhodobě náklady a ještě zpříjemní práci zaměstnancům.
1. Analýza a návrh
Sy Esfahani, CIO společnosti GES pořádající každoročně Consumer Electronics Show v Las Vegas, doporučuje vyčlenit si dostatek času pro zhodnocení potenciálních užitků z konsolidace a upgradování stávající „tiskové flotily“. Úsporu lze jen obtížně realizovat tak, že se stávající tiskárny nahradí za nové v poměru 1:1.
Vhodné může být přibrat si na spolupráci některého z dodavatelů tiskových zařízení, v případě GES to byla společnost HP. Obě firmy sepsaly seznam přístrojů, jejich parametry, stáří, umístění a také četnost používání. HP poté navrhla adekvátní náhradu ve formě menšího počtu multifunkcí a výhodný pronájem, jehož cena zahrnovala údržbu i spotřební materiál. Součástí návrhu byl i nákres nového umístění MFD tak, aby byly co nejlépe dostupné s ohledem na nejaktivnější uživatele.
Celková úspora nového řešení proti starému stavu měla činila 28 % za rok, to znamená více než 280 tisíc dolarů, nicméně výsledek byl ještě lepší, náklady se snížily o 32 % a počet zařízení pokles ze 754 na 268 multifunkcí.
2. Uklidněte uživatele
Podle zkušenosti Sy Esfahaniho byli v průběhu analýzy i výměny zařízení velkým problémem rozčílení zaměstnanci, kteří se nechtěli vzdát svých osobních tiskáren a faxů. Mnozí lidé totiž takové vybavení neberou jen jako pracovní nástroj, ale i jako výsadu.
Zde přišel kritický krok, totiž že vedení GES se jako první symbolicky vzdalo svých osobních tiskáren, aby tak ukázalo důvěru v chystané změny. Stejný přístup zvolil v obdobné situaci i management Lékařského centra Pittsburské univerzity. To předpokládá, že nejprve je o potřebnosti a užitečnosti změny přesvědčeno vlastní vedení firmy.
Samozřejmostí je co nejlépe plány, důvody a výhody změn vysvětlit všem pracovníkům ve firmě, ať již e-maily či meetingy, je-li je to nutné a velikost firmy to dovoluje. Pokud lidé nereagují na avizované úspory nákladů (nakonec se to většinou neprojeví na jejich výplatních páskách), může vedení apelovat také na jejich ekologické cítění, protože vyšší tisková efektivita často vede i k úspoře papíru, tiskových barev a energií. A jestli se takové úspory nechystají, zřejmě nebude projekt zcela v pořádku.
Pokud se přechází z fyzického oběhu dokumentů na elektronický, je na místě po implementaci nového softwaru provést audit a prezentovat jeho výsledky zaměstnancům.
3. Nové procesy
Úspory nákladů pramenící z menšího počtu zařízení a nižší spotřeby materiálu a energií jsou jen částí ušetřených peněz. Novou „tiskovou flotilu“ je třeba pojmout jako příležitost ke změně dosavadní práce s dokumenty, implementování nových procesů urychlujících jejich tok včetně přechodu z výměny tištěných dokumentů na elektronický tok dat tam, kde to jen jde.
Zvláště je vhodné využít skenovacích schopností nových multifunkčních tiskáren. Například v GES nově zaměstnanci skenují svoje papírové pracovní výkazy, které se poté automaticky odesílají do centrály, přičemž dříve se tyto posílaly pozemní poštou. I když nejlepší by v tomto případě zřejmě bylo přímo vyplňování elektronického pracovního rozpisu.
Chytré multifunkce také umí automaticky kontaktovat jejich správce, v případě GES je to firma HP, když mají málo toneru nebo jsou porouchané. To zmenšuje výpadky v tisku a snižuje náklady na zaměstnance, kteří nemusejí tyto činnosti vykonávat.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU