Dvěma největšími výhodami implementace systémů řízení podnikového obsahu (Enterprise Content Management – ECM) je redukce počtu dokumentů a zajištění spolehlivějšího řízení jejich verzí. To ovšem nenastane bez řešení pro sledování životního cyklu dokumentů a bez důkladné přípravné fáze zahrnující například vytvoření skupiny vzorových dokumentů a příslušných metadat.
Počáteční fáze analýzy výchozího stavu a plánování by měla být v ideálním případě zadána projektovému týmu, který na základě dat sebraných pomocí dotazníků od samotných uživatelů zjistí, kolik typů dokumentů a obchodních procesů ve firmě existuje. S těmito informacemi může začít proces vytváření vzorových dokumentů a metadat — z nichž nejdůležitější jsou retenční metadata, přesněji informace o tom, jak dlouho který dokument existuje, dokud není rutinně archivován nebo skartován. Je také rozumné provádět počáteční průzkum trhu bez přímého kontaktu s prodejci řešení – v opačném případě se snadno může stát, že zavádění ECM bude již v počáteční fázi posunuto směrem, který bude vyhovovat především dodavateli.
Před zavedením ECM je samozřejmé požadovat důvěryhodné reference a obchodní případy a důkazy o návratnosti investic. Vzhledem k ceně těchto řešení, která se pohybuje od několika set tisíc do několika desítek milionů Kč, je to naprosto pochopitelné, je ale třeba mít na paměti, že měření návratnosti investic ECM systémů je velmi složité.
Systémy pro správu obsahu a řízení oběhu dokumentů musejí být obvykle upravovány podle potřeb zákazníka, a neexistují tak univerzální pravidla. Mnohé výhody a úspory jsou založeny na nehmotných faktorech, jakými jsou efektivita provozu, plnění zákonných požadavků, lepší sdílení a využití informací, konkurenční výhoda a zkrácení doby zavádění nových produktů na trh. Obecně by mělo platit, že investice do systémů řízení obsahu (zvláště pokud jde o obrazový obsah, správu dokumentů a pracovních toků) se většinou vrátí do dvou až tří let. Pokud je implementace systému pečlivě připravena, vrátí se investice do něj vynaložené rychleji.
Další úspory mohou souviset se snížením kapacity fyzických a elektronických archivů, zkrácením délky procesů, menšími požadavky na IT zdroje, schopností outsourcingu plně elektronických pracovních toků a zavedení samoobslužných procesů. Použití těchto technologií často vede ke značnému zhodnocení investic (Value On the Investment – VOI). VOI vyjadřuje širší pohled na hodnotu, včetně finanční návratnosti investic a více forem nefinanční hodnoty, jakými jsou opětovné použití, sdílení a využívání znalostí, obsažených v dokumentech a podobně.
V přípravné či počáteční fázi nasazení celopodnikových ECM systémů je třeba:
- Připravit metodologii a určit osobu odpovědnou za inventarizaci dokumentů. Inventarizace dokumentů identifikuje tok dokumentů, způsoby přístupu k dokumentům a jejich získávání, objemy a další populační atributy dokumentů, které pomohou definovat typ a rozsah systému řízení dokumentů, který bude použit.
- Identifikovat všechny probíhající projekty správy obsahu. Tradiční přístup zdola nahoru, který se pro zavádění technologií řízení obsahu často používá, může vést k duplikaci systémů. Jen málo podniků má dokonalý přehled o všech zdrojích a systémech jednotlivých oddělení.
- Identifikovat překrývající se funkční a technické požadavky, což pomáhá redukovat plýtvání zdroji a duplikaci činností.
- Posoudit možnost implementace jednotného systému řízení obsahu od jednoho dodavatele. Díky tomu, že dodavatelé neustále rozšiřují funkčnost a rozsah svých řešení, je použití systému od jednoho dodavatele stále logičtější.
- Vytvořit jednotný systém umožňující množstevní slevy na licence, administraci a školení.
Některé podniky usilují o zredukování počtu aplikací řízení obsahu a jeho úložišť, aby mohly obsah lépe integrovat a mít k němu lepší přístup napříč podnikovými strukturami. Taková redukce vede také často k úsporám nákladů na řízení a údržbu obsahu, zvláště z hlediska licenčních poplatků a provozu serverů.
Postup při nasazování ECM:
- Vytvořte business case
- Sestavte správný projektový tým
- Připravte inventarizaci dokumentů
- Vytvořte ECM architekturu
- Používejte strukturovanou metodologii
- Získejte důvěru uživatelů
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU