Organizace, jimž se blíží termín, do kterého se budou muset povinně vybavit spisovou službou, mají tu nespornou výhodu, že mohou stavět na zkušenostech desítek nebo stovek úřadů, které již takový informační systém provozují. Vědí již tedy, že v některých případech nasazení spisové služby významně usnadnilo a zefektivnilo práci úřadu. A vědí, že v jiných případech nepřinesla investice skoro nic nebo dokonce zkomplikovala situaci. Právě nyní je ten správný okamžik pro shrnutí některých zkušeností.
Povinnost zavést informační systém třídy spisová služba vyplývá pro organizace veřejné správy ze Zákona o archivnictví a spisové službě (499/2004Sb.). Komerčním firmám zákon žádnou takovou povinnost neukládá, nicméně mnohé ji přesto nasazují jako nástroj, který umožní mít pod kontrolou všechny významné dokumenty v organizaci během celého životního cyklu – od vzniku nebo příjmu do organizace až po skartaci.
Když spisová služba brání pořádně pracovat
Na trhu je dnes celá řada takových systémů. Všechny mají reference, všechny garantují splnění požadavků legislativy. Ti, kdo budou muset spisovou službu zavést, si budou muset vybrat správný produkt, dát nasazení správnou podobu a vyřešit spoustu dalších úkolů a otázek. Pochopitelně, že ti, kdo si určí správné zadání, mají mnohem větší šanci, že na konci budou úspěšní.
Jsou totiž v zásadě tři možnosti, jak ke spisové službě přistoupit.
1) Cílit na co nejjednodušší a nejlevnější splnění požadavků zákona.
Tak tomu bývá tam, kde mají pocit, že by se bez spisové služby dobře obešli (kdyby je k tomu legislativa nenutila) a že nepotřebují ani řešit otázky elektronizace, automatizace a snižování pracnosti. Z pohledu takové organizace by vlastně ideální řešení spočívalo v získání potvrzení o spisové službě, a nic by se nemuselo nasazovat. Jenže ve skutečném životě věci tak jednoduché nejsou, a ve skutečném životě není nic tak úplně zadarmo.
Takže i když si organizace najde produkt s velmi nízkou cenou nebo dokonce s bezplatnými licencemi, zaplatí za služby a výsledkem bude systém, který může paralyzovat její činnost. Vytvoří další zbytečnou administrativu a vyšší nároky na beztak již přetížené zaměstnance. Neustále se bude řešit, že někteří uživatelé mají problém systém zvládnout. Z běžných organizačních a procesních změn se stanou komplikované projekty. Zkrátka, zaměstnanci budou nostalgicky vzpomínat na doby před elektronickou spisovou službou. To není teorie, ale reálná zkušenost některých organizací.
2) Spisová služba jako promarněná šance
Za druhé. Můžete se setkat i s jiným přístupem. Organizace chce spisovou službu opravdu řešit. K projektu přistupuje odpovědně, pečlivě vybírá produkt, posuzuje funkce, zjišťuje reference. Ale překvapivě ani tato cesta nemusí vést k tomu, že by se zaměstnancům lépe pracovalo.
Při bližším pohledu je to logické. Jestliže bylo cílem přesné naplnění požadavků zákona a všichni pracovali dobře, bude výsledkem přesné naplnění požadavků zákona. Nic víc, nic míň. Organizace tedy získá informační systém, který v nejlepším případě překáží jen docela málo.
Mnohé organizace, které se daly touto cestu, investovaly do velmi drahých systémů, věnovaly více než rok implementačním projektům a získaly systém, který funguje velmi slušně. Až do chvíle, kdy bude zapotřebí provést změnu v některém procesu a ukáže se, že potřebná změna spisové služby zabere několik měsíců.
3) Spisová služba jako krok k modernímu a efektivnímu úřadu
A za třetí je možné ke spisové službě přistoupit úplně jinak. Je možné vyjít z toho, že naplnění požadavků zákona je jedním z cílů projektu. Základní kroky tohoto přístupu lze shrnout do podoby následujících doporučení.
1) Udělejte si revizi, co všechno je možné ve vaší organizaci elektronizovat. Kde všude obíhají papíry nebo hloupé tabulky v e-mailech a kde by obíhat nemusely. Kde všude lidi zdržuje mechanická práce typu přepisování. Kde všude některé věci trvají zbytečně dlouho. Kompletní seznam takových „příležitostí ke zlepšení“ by byl asi nekonečný. Ale je možné sestavit seznam těch nejpalčivějších, které kolegům opravdu komplikují život, ale dosud se neřešily, protože na ně nebyl rozpočet nebo energie absolvovat projekt.
2) Seřaďte tyto příležitosti ke zlepšení podle priorit. Zapojte do diskuze i kolegy z jiných odborů. Zpravidla se ukazuje, že nejvyšší místa v seznamu dostávají některé z následujících oblastí:
• Interní administrativa (služební cesty, dovolenky, vyúčtování, příkazy atd.)
• Sběry dat a dokumentů od podřízených organizací
• Sběry dat a dokumentů od občanů – od běžných podání životních situací až po zjišťování spokojenosti
• Specifické agendy úřadu, které nejsou pokryty agendovými systémy
Každou z těchto oblastí může vyřešit spisová služba. Pokud si ji vyberete správně a pokud budete mít partnera, který vás naučí s ní správně pracovat.
3) Zkuste si sestavit seznam, jaké oblasti budete chtít řešit v budoucnu. To vám dá představu, jakým směrem bude zapotřebí spisovou službu rozšiřovat.
4) Potom teprve vybírejte spisovou službu. Ke každé oblasti či funkci existuje spisová služba schopná ji pokrýt. Naplnění požadavků zákona je samozřejmostí. Ale s tím se nemusíte spokojit.
Myslete také na budoucí rozšiřování. Bude možné zprovoznit další funkce? Jak to bude obtížné? Nedejte na tvrzení obchodních zástupců dodavatele, co všechno bude produkt v budoucnu umět, ale nechte si funkce opravdu ukázat.
5) Věnujte dostatek pozornosti vytvoření zadání při výběrovém řízení. Je důležité sestavovat zadání až poté, kdy máte jasno o funkcích. Je také podstatné pečlivě zkontrolovat, že žádná důležitá funkce není vynechána.
I to je přístup podložený reálnou zkušeností. Jsou organizace, které ke spisové službě takhle přistoupily a na výsledek si rozhodně nestěžují.
Zkrátka, je škoda promarnit šanci, kterou nasazení spisové služby přináší. Může to být moment, který organizaci skokově posune k vyšší efektivitě a usnadní jejím zaměstnancům práci. Kdo na začátku položí správnou otázku a správné zadání, není ještě u cíle. Ale má za sebou důležitý první krok.
Autor je ředitel pro významné zákazníky v Software602
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU