Pokud je možné pracovat s dokumenty, a to jak po obsahové, tak i procesní stránce v mobilním zařízení, jedná se o velmi významný posun u celého DMS. Mobilním zařízením se v tomto kontextu myslí nejen mobilní telefon, ale především pak tablety. Klíčové parametry mobilní aplikace jsou kromě funkčních požadavků uživatelů a správného nastavení procesů také nefunkční požadavky, jako jsou rychlost přenosu a odezva, množství přenesených dat a bezpečnost. Zatímco rychlost a množství přenesených dat považuje za klíčové téměř každý uživatel, v případě bezpečnosti tomu již tak nebývá. Není však přípustné, aby se citlivé dokumenty uchovávaly nezabezpečeně na mobilním zařízení, především proto, že mobilní zařízení může být kompromitováno např. při krádeži.
Nicméně i zde existují dostupné a rozšířené technologie a na nich postavená řešení, které na aplikační úrovni veškeré citlivé informace šifrují. Proto pokud si vybíráme nové nebo rozšiřujeme již existující DMS, je parametr mobilního přístupu k dokumentům klíčový pro budoucí rozvoj. Mobilním přístupem se ovšem právě z důvodu bezpečnosti nerozumí u citlivých dokumentů webová aplikace s responzivním designem, ale hybridní nebo nativní mobilní aplikace s dostatečnou mírou zabezpečení.
Vše, co bylo napsáno, lze shrnout do konstatování, že budoucnost DMS je v mobilních zařízeních a optimalizaci procesů, které s dokumenty souvisejí. Libovolný dokument musí být dostupný všem oprávněným kdekoliv a kdykoliv, což přivádí na scénu další pojem, a to je DMS v cloudu.
Tato alternativa je nejzajímavější pro SME segment, tj. malé a střední podniky, kde by zavedení kompletní infrastruktury a licenční poplatky znamenaly nemalé náklady. Díky cloudovému řešení lze náklady na zavedení a provoz významně snížit, a učinit tak DMS dostupné opravdu každému bez ohledu na velikost organizace. Navíc s výhodou neustálé aktualizace softwarového vybavení, které DMS uživatelům poskytuje, a při zachování enterprise parametrů řešení, jako je například vysoká dostupnost.
Autor pracuje jako IT konzultant ve společnosti IBA CZ.
Čtěte také:
→ Kam kráčí DMS: Bezpečnost
Jak zajistíte bezpečnost kriticky důležitých dat v případě havárie?
→ Světový trh DMS dále poroste
Byznys s DMS systémy (Document Management Systems) vzroste podle průzkumu společnosti Research and Markets do roku 2016 o čtrnáct procent.
Zaujal vás tento článek?
Zaregistrujte se k odběru našeho e-mailového newsletteru. Každý týden tak pohodlně získáte přehled o důležitých událostech v IT branži.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU