Jak vybrat správné ERP pro SMB?

Klasicky je ERP spojeno zejména s velkými podniky, které se už bez něj prakticky neobejdou, nicméně stále častěji je k vidění i ve středních firmách, které chtějí optimalizovat využití svých zdrojů, lépe plánovat svou produkci, a tím získat konkurenční výrobu. A nakonec se specializované ERP softwarové balíky zabydlují i v malých společnostech spolu s tím, jak roste tržní tlak na efektivitu podnikových procesů.

Dohromady tak malé a střední společnosti (SMB) tvoří tržní segment se vzrůstající atraktivitou pro vývojáře ERP aplikací. Výhody ERP se mimo jiné ukázaly v období nedávné ekonomické krize, kdy připravené podniky s efektivnějším řízením obstály lépe. Do popředí se v souvislosti s ERP dostává také jejich napojení a využití se stále rozšířenějšími mobilními sítěmi.

Zeptali jsme se zástupců dvou na našem trhu etablovaných společností Vladimíra Bartoše (Minerva ČR) a Michalise Michailidise (Notia), jak vidí využívání ERP ve středních a malých firmách, a jaké hlavní trendy jsou podle nich ve spojení ERP a mobilních technologií.

Jak hodnotíte využívání ERP v rámci podnikové strategie v segmentu SMB firem?

Bartoš: Většina malých firem stále ještě ERP systém nemá nebo mnohé z nich nazývají ERP systémem software, který nesplňuje obsahem a funkcionalitou toto označení. V průběhu krize Minerva implementovala ERP systém QAD i v menších firmách, jimž pomohly k jeho pořízení i dotace Evropské unie.

Podle naší zkušenosti se menší firmy soustředí na vytěžení funkcionality obsažené v ERP systému. Největším problémem implementace u výrobních firem bývají například data TPV, která je nutno před nahráním do ERP systému upravit. Specializované moduly se v malých firmách implementují málokdy.

Michailidis: U našich zákazníků převažuje snaha o integraci všech procesů v rámci jednoho řešení. Toto řešení sice často zahrnuje různé aplikace, ale ty jsou až na výjimky vždy nějakou formou propojené. U nových zákazníků a zájemců o náš software se naopak v jejich současných systémech setkáváme s oddělením i tak věcně svázaných agend, jako jsou finance a obchod, nemluvě o tom, že jsou u nich zcela běžně odděleny CRM, elektronický obchod, distribuce a speciální agendy.

Celosvětově se zvýšil tlak na mobilní dostupnost systému. Vnímáte tento trend i u nás? A existuje v tomto případě na našem trhu nějaké specifikum?

Bartoš: Český trh s ERP systémy skokem dohonil západní Evropu. Mobilita vzrostla díky dynamickému vytěžování zaměstnanců. Zejména střední a menší firmy nebo organizace z automobilového průmyslu nedodržují striktně danou pracovní dobu. Když je potřeba, musí zaměstnanec okamžitě provést svou práci. A v tom jim vychází vstříc moderní ERP systém. Mohou se do něho přihlásit odkudkoli, z domova, z dalších počítačů apod. Mobilní profese, jako třeba prodejci nebo montážní inženýři, mají aktuální data k dispozici v terénu a mohou další informace pořizovat do systému hned při jejich vzniku.

Michailidis: Verbální tlak na mobilní přístup k datům vnímáme roky. Skutečné použití v praxi je zejména v oblasti CRM a práce obchodníků. Poslední rok je velký zájem uživatelů z řad managementu o pasivní získávání informací ve formě podmíněných nebo periodických zpráv, které v případě potřeby umožňují aktivní reakci i v mobilním zařízení.

V SMB segmentu nasadila řada firem nově ERP systémy jako určité východisko z krize. Můžete zhodnotit, s jakým úspěchem, případně v jakých oblastech přinesly ERP systémy rychlé výsledky?

Bartoš: Největší přínosy zaznamenáváme v oblastech plánování a řízení výroby a nákupu a v oblasti řízení nákladů. ERP systém umožní firmám udělat si pořádek v technologických normách a pak je využívat k plánování a kalkulacím nákladů. Snížení zásob, rozpracovanosti, okamžitá informace o odchylkách skutečných nákladů od plánovaných, zajištění dosledovatelnosti šarží.

Michailidis: Poslední dva roky pozorujeme tlak na zavádění sofistikovaných obchodních praktik a silné propojení s různými formami internetové podpory prodeje, ale nedokážeme posoudit, jestli to má spojitost s krizí ekonomik.

Implementace nového informačního systému představuje v každé firmě významnou změnu. Je náročná na veškeré zdroje, zejména pak lidské, což může hlavně menší organizace předem odradit.

Celý proces lze přitom významně zjednodušit a zkrátit, a přitom mít všechny potřebné aplikace k dispozici v plném rozsahu. To vše díky využívání aplikací formou služby (ASP), která je v posledních letech stále žádanější.

Pořízení softwaru formou ASP je výhodné pro všechny složky organizace. Především ve firmě zcela odpadá potřeba mít vlastní hardwarový server pro podnikový systém a pracovníky IT, kteří by se o něj starali. Není třeba instalovat aplikační server – ten je instalován již u dodavatele. Odpadá rovněž školení pracovníků oddělení IT v obsluze databázového a aplikačního serveru. Databáze podnikového systému je vytvořena a uložena opět na straně dodavatele systému. Proto není třeba se starat o mechanizmus archivací a zálohování a zabezpečení proti virům.

Samotní uživatelé mají na svých počítačích instalovány pouze tenké klienty. Někteří z nich mohou se systémem pracovat přes internetový portál, v tom případě využívají běžný internetový prohlížeč.

Z výše uvedených důvodů je implementace systému provozovaného přes internet zpravidla kratší a méně nákladná, což vede k rostoucímu zájmu o jeho využívání. Důkazem je také více než 340 zákazníků, u kterých úspěšně implementovala podnikové informační systémy formou služby ASP česká softwarová společnost Vema.

Jaroslav Šmarda, ředitel obchodně-provozní divize Vema.

O čem se dříve jen mluvilo, je dnes zřejmé – informační systémy se stávají službou. I my, dodavatelé ERP systémů, se tak probouzíme do reality, kdy se zákazníci přestávají bránit myšlenkám cloudu a začínají vnímat přidanou hodnotu outsourcovaných řešení. Současně se mění struktura nákladů a roste poměr hodnoty lidské práce na úkor ostatních složek dodávek systémů.

Dobře se dá tento posun ukázat na jednoduchém příkladu základního procesu ERP systému, jako je elektronická fakturace. Zatímco dříve bylo obvyklejší využití „inhouse“ řešení prostřednictvím formátů s nutností manuálního zpracování (typicky PDF), přecházejí dnešní zákazníci na platformu typu SaaS s výrazně vyšší funkcionalitou.

Ta jim přináší i původně zamýšlenou efektivitu včetně automatického zpracování dokladů v systémech obou protistran. EDI formou služby (EDI 2.0) má totiž úplně jiný charakter, jak co se týče používaných formátů, tak i komunikačních kanálů včetně podpory tuzemského ISDOC nebo nepopulárních datových stránek. Prostřednictvím některého z poskytovatelů EDI (VAN) jsou tyto služby navíc dostupné i pro nejmenší subjekty.

Přechod na SaaS pro firmy ve výsledku znamená kvalitnější vzájemnou komunikaci a výrazné úspory. Zbavuje je nutnosti investic do technologií, údržby i bezpečnosti. Proto očekávám, že v nejbližších letech budeme svědky situace, kdy významnější část trhu již nebude vlastnit žádná IT aktiva.

Petr Ondrášek, ředitel pro strategický rozvoj ve spol. CCV Informační systémy.