Provozní ředitelé nebo IT manažeři ve firmách korporátní sféry si často kladou otázku, v čem spočívá nejefektivnější způsob zajištění problematiky firemního tisku dokumentů a jakými kroky či opatřeními by bylo možné zvýšení efektivity (nákladů, produktivity) dosáhnout.
S jistou mírou nadsázky lze říci, že řešení problému je velice jednoduché – netisknout! Bohužel je to varianta ještě nějakou dobu v praxi nereálná, díky hluboce zažitým zvyklostem a nepříliš progresivní legislativě zůstává model bezpapírové kanceláře stále ve značně zamlžených obrysech. V kontextu výše zmíněného je tedy vytištění informace na papír jakési nutné zlo, které však musí být uspokojivě vyřešeno, protože je jedním z běžných firemních procesů a firma z hlediska svého tradičně nastaveného modelu fungování dokument na papíře ke svému životu potřebuje.
Tedy nejen ke svému vnitřnímu, ale také ke komunikaci s okolím. V této situaci existují z mého pohledu tři základní parametry, které je nezbytné hledat:
1. Minimalizace nákladů na tisk při zajištění „racionální“ dostupnosti pro koncové uživatele.
2. Minimalizace interních zdrojů (čas, investice, lidské know-how…).
3. Minimalizace závazků, resp. maximalizace flexibility zákazníka.
V případě, že se firma zajímá o možné úspory v tisku dokumentů, bychom doporučili následující – prioritizujte! Produkce fyzických (papírových) dokumentů není totiž pouze o kanceláři. Kromě tohoto prostředí tištěné dokumenty vznikají také centralizovaně v různých útvarech (centrální reprografické středisko, středisko zpracování hromadné korespondence). I v oblasti tisku fungují základní principy pravidla „20:80“, a v praktickém životě firmy je možné najít oblasti, kde lze určitým optimalizačním opatřením v jedné nebo dvou oblastech produkce dokumentů ovlivnit majoritní část celkových nákladů.
Na samotném začátku úvah by si management firmy měl oblasti tisku dokumentů strukturovaně rozdělit, stanovit úroveň jejich „kritičnosti“ pro chod společnosti a přidělit těmto oblastem nákladové ohodnocení. Teprve na základě tohoto vstupního schématu se může rozhodovat, co a jak dále a v jaké časové posloupnosti. Nebo je možné nechat si již v této fázi poradit od externí společnosti specializované na problematiku dokumentů.
„Fenomén“ barevného tisku
O barevném dokumentu, jeho významu, přidané hodnotě a souvisejících nákladech na jeho produkci bylo již v poslední době napsáno dost. Z hlediska racionality je zde z mé strany pouze jedno základní doporučení – dostaňte barvu pod kontrolu. Jednou z „best practise“ je minimalizovat počet barevných strojů v kancelářském prostředí (barevné dokumenty ke své práci potřebuje omezený okruh lidí/oddělení a náklady na černobílý tisk na černobílém zařízení jsou přece jen nižší) a umožnit širokou škálu zpracování barevných dokumentů včetně dokončovacích prací v centrálním reprografickém středisku. Jak aktuální trendy naznačují, barevný dokument bude v budoucnu zastávat důležitou roli v oblasti hromadné klientské korespondence.
Z hlediska způsobu zavedení optimalizovaného řešení do života existuje několik variant, např. investiční pořízení technologií, finanční či operativní leasing, klasický dodavatelský pronájem nebo plný outsourcing. Zejména v prostředí středních a velkých společností, pokud hledají dlouhodobé systémové řešení s garantovanou úsporou nákladů, je vhodné přemýšlet o zajištění diskutované problematiky neinvestiční cestou, zpravidla formou externí komplexní služby. Outsourcingové služby jsou totiž obvykle koncipovány tak, že se přizpůsobí potřebám a aktuální situaci klienta, se základním principem „chtějte pouze to, co potřebujete – plaťte pouze za to, co skutečně využíváte – plaťte pouze tehdy, když to využíváte“.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU