Jak tisknou SMB

Podle nedávno zveřejněných výsledků průzkumu, provedeného na českém trhu, 93 % malých a středních firem nesleduje náklady na tisk. Z výsledků dále vyplývá, že v segmentu SMB si firmy vytvářejí více než 40 % tištěných materiálů interně, menší část pak zadávají grafickým studiím či agenturám.

Přestože externí tisk, zejména u objemějších zakázek, prozatím převažuje, podíl interního tisku neustále roste.

Zprůzkumu, který uskutečnily OKI Printing Solutions a Česká marketingová společnost je zřejmé, že velká část respondentů nemá představu o tom, kolik tisk stojí (odhady ceny letáku A4 s jednostranným potiskem se rozcházely o více než 1 300 %). Přestože 85 % dotázaných uvedlo, že při výběru tiskárny jsou nejdůležitější provozní náklady, pouze 7 % (4 ze 60 firem) sleduje pravidelně náklady na tisk buď prostřednictvím programových nástrojů, nebo za pomoci správce sítě. Průzkum tak poukazuje na zajímavý rozpor mezi představami o výběru tiskových řešení a skutečným přístupem k tisku v malých a středních firmách. Zeptali jsme se proto nejvýznamnějších dodavatelů pro tento segment na českém trhu, jak vnímají současnou situaci a trendy v oblasti tiskových řešení pro malé a střední firmy.

TISKOVÉ TRENDY V SMB

Podle Pavla Kelči, product managera společnosti Konica Minolta je v malých firmách "stále znát snaha ušetřit za každou cenu, což často vede k nákupu těch nejlevnějších tiskových zařízení s drahým provozem". To ve druhém kroku vede firmy ke snaze snížit provozní náklady použitím alternativních náplní, které ale mohou vést ke zhoršení provozuschopnosti strojů. Podle Kelči existují i alternativní cesty, například "sledování tisků uživatelů, které je nutí k odpovědnosti, a tím přispívá ke snížení nákladů daleko více než nákupy nejlevnějších tonerů". Používání neoriginálních materiálů a s ním spojené potenciální problémy vidí jako riziko také Dušan Novotný, product manažer Xerox Czech Republic. Může podle něj vést ke zvýšení servisních nákladů, ztrátě záručních služeb a v konečném důsledku vede k vyšším celkovým nákladům. Mezi aktuálními trendy zmiňuje Novotný postupný přesun od inkoustové technologie k laserové, která se v posledních letech stává cenově přístupnější, spolu s konsolidací zařízení typu tiskárna, kopírka, skener a fax do jediného zařízení, jehož pořizovací a provozní náklady jsou podle něj nižší než součet nákladů jednotlivých strojů. Markéta Fraňková, Sales Manager a Country Coordinator ve společnosti Epson, označuje za jeden z hlavních trendů "přechod na multifunkční produkty, a to jak laserové, tak i inkoustové, u kterých došlo k výraznému zlepšení poměru cena/výkon".

Vedle základních argumentů, jako je pořizovací cena a náklady na tisk hraje podle Fraňkové významnou roli také možnost integrace do firemní LAN, podpora faxování a v některých případech i design a ergonomie. Lucie Titková, manažerka dealerského prodeje společnosti Kyocera, uvádí mezi funkcemi, o něž se zajímají malé a střední firmy, také dokončovací práce (sešívání, děrování, třídění) a komplexní řešení správy tiskových zařízení a programové vybavení pro účtování a zabezpečený tisk. Josef Klinger, Colour Specialist společnosti OKI, vnímá u malých a středních firem snahu o optimalizaci nákladů spolu s touhou posílit svou image barevným tiskem. Mnohé proto přecházejí k tiskárnám typu 2v1, "od kterých požadují rychlost i náklady čb tisku srovnatelné s čb tiskárnami a možnost kvalitního barevného tisku". Podle Petra Kacíře, Country Managera IPGS ve společnosti HP, je "ošidné rozdělovat firmy na malé, střední a velké, protože i malá firma s několika zaměstnanci může generovat velký počet dokumentů. Naopak 'velká' firma se stovkami zaměstnanců tuto potřebu mít nemusí." Podle Kacíře je hlavním trendem omezování počtu reprografických zařízení a nasazení multifunkční techniky pro skupiny uživatelů, pokud možno stejného či podobného typu, aby uživatelé, ať už se objeví na kterémkoli místě ve firmě, byli schopni potřebný dokument realizovat.

SERVISNÍ BALÍČKY A OUTSOURCING

Zatímco v minulosti byly nejrůznější balíčky servisních služeb či kompletní řešení zahrnující spotřební materiál či pronájem tiskových řešení určeny spíše větším podnikům, dnes jsou nabízeny i středním a menším firmám. Pavel Kelča vidí v takovém řešení "smysl především v případě, že zákazník své tiskové objemy skutečně zná. Ze zkušenosti lze říci, že ve většině menších firem zcela chybí představa o reálných tiskových objemech a nákladech firmy. Již tisk pouhých několika set stran měsíčně na tiskárně s drahým provozem může být nákladnější než pronájem laserového zařízení s levným provozem." Dodavatelé obvykle tyto nabídky připravují dle individuálních potřeb zákazníka, podle Markéty Fraňkové jsou u zákazníků, jejichž měsíční počet výtisků přesáhne 30 000 stran jsou "balíčkové nabídky" jednou ze standardních nabídek. Titková naopak nevidí rozsah objemu tisku jako limitující faktor při výběru servisních balíčků, závady na tiskových zařízeních jsou z 80 % důsledkem absencí preventivní údržby strojů, takže balíček servisních služeb je podle ní cestou, jak předejít finančně náročným opravám. "Otázka balíčků služeb nebo pronájmu tiskových řešení nezávisí ani tak na tištěném objemu, ale spíše na typu podniku a tiskových úloh," uvádí Novotný a pokračuje: "Balíky tiskových služeb lze využít zejména v případě pracovních skupin, které sdílejí společné zařízení, kontrakt pak pokrývá náklady na nákup spotřebního materiálu, samotného zařízení, servisní služby, záruky apod." Pronájmy jsou podle Josefa Klingera žádány od středně zatěžovaných A3 zařízení nebo u většího počtu malých zařízení (10 ks) spou s optimalizací struktury tiskových řešení, servisní balíčky jsou ale využívány už při provozu jediného zařízení. Petr Kacíř vnímá otázku poměru objemu dokumentů a služeb jako velmi individuální: "Již při malém objemu dokumentů a počtu reprografické techniky je vhodné si zajistit určité služby, které firmu zbaví starostí se zajištěním servisu (finančně i procesně), dodávkou spotřebního materiálu atp." Dodávky spotřebního materiálu mohou být navíc koordinovány pomocí speciálního softwarového nástroje, logistika je pak individuálně řešena mezi konkrétním zákazníkem a partnerem. Zákazníci mají také možnost objednat si další služby či kompletní řešení spojené s tvorbou a tokem dokumentů ve firmě.

CO SE OPRAVDU PRODÁVÁ

Již v úvodu jsme zmínili rozpor mezi představami respondentů z oblasti SMB o nákupu a provozu tiskových řešení a skutečností. Jak vnímají jejich nákupní zvyklosti a preference a jaká řešení jim přednostně nabízejí dodavatelé? Podle Pavla Kelči v Konice Minoltě "z pohledu dodávaných jednotek zařízení jednoznačně vede dodávka samostatných tiskáren a spotřebního materiálu. Nicméně jde především o SOHO segment, kde kupující nemá představu o svých měsíčních objemech nebo ví, že jsou tyto objemy velmi nízké." Měřeno obratem ale jednoznačně vedou dodávky kompletních řešení, které Konica Minolta coby dodavatel upřednostňuje: "Máme pod kontrolou vše, co ovlivňuje spolehlivost strojů - od jejich umístění přes dodávku tonerů a náhradních dílů až po papír, na který se tiskne. To vede k výrazně vyšší celkové spolehlivosti." Podle Markéty Fraňkové z Epsonu v segmentu menších a středních společností nadále převládá samostatný nákup tiskárny a následný nákup spotřebního materiálu, v posledních letech ale dochází k postupnému přechodu na částečný či plný outsourcing, který je podle ní pro většinu zákazníků výhodnějši z časového i finančního hlediska. Lucie Titková z Kyocery vnímá jako významný faktor snížení rizik - a to prý jak u balíčků servisních služeb, které zajistí prevenci před nahodilými poruchami a závadami, tak v případě pronájmu, kdy pořízení a rizika spojená s provozem a opotřebením stroje nese dodavatel. Poměr poskytovaných a požadovaných služeb je podle ní pak především otázkou finančních možností a záměrů zákazníka. "Servisní smlouva garantuje dostatečné krytí spotřebním materiálem, takže se nestane, že by zákazníkovi vznikly dodatečné náklady kvůli nedostatku papíru nebo toneru," říká Dušan Novotný z Xeroxu. Časový horizont, pro který si většina zákazníků volí servisní a další balíčky, je podle Josefa Klingera z OKI čtyř- až pětiletý: "Zákazníci chtějí mít jistotu záruky trvalého provozu tiskových zařízení, případně reakce na hlášení závady - komplexní řešení jsou pak realizována prostřednictvím specializovaných partnerů." "Firem, které si při pořizování reprografické techniky nezajistí některou z možných servisních služeb, je stále méně," uvádí Petr Kacíř z HP a dodává: "U malých zařízení v řádech tisíců korun jde ale obvykle o přímé investiční pořízení." Naopak u větších tiskáren či multifunkčních zařízení v řádech desetitisíců korun je upřednostňován leasing a servisní smlouva nebo kompletní řešení. Podstatné podle něj je umožnit zákazníkovi, aby se mohl zaměřit na "core business".

BEZPEČNÉ A ROZÚČTOVANÉ

Jednou z rozvíjejících se oblastí jsou řešení pro zabezpečení tisku a s tím související programové vybavení umožňující přesné sledování tiskových nákladů a jejich rozúčtování jednotlivým oddělením, které je při přechodu na centralizovaná multifunkční zařízení či "chodbové" tiskárny v podstatě nezbytné. Podle Pavla Kelči se zejména v případě sledování a účtování nákladů jedná o jeden z hlavních směrů technologického rozvoje, zatímco bezpečnost je aktuální spíše pro banky: "Menším firmám zpravidla vyhovuje ověřování a restrikce uživatelů přímo na stroji, což nabízíme přímo v základní konfiguraci většiny strojů." Střední firmy volí spíše serverová řešení s jednoduchou administrací, horkou novinkou je ověřování uživatelů skenerem prstu - "velmi rychlé, efektní, spolehlivé a současně levné řešení, neboť není nutné nakupovat pro zaměstnance identifikační karty," dodává Kelča. Markéta Fraňková vnímá využití těchto řešení v malých a středních firmách prozatím spíše jako okrajové, přestože jsou dostupná již několik let - doposud byla ale využíváná především u velkých společností s vyškoleným týmem IT specialistů. "Vidíme velký prostor pro implementaci nástrojů, které umožňují výrazně ušetřit náklady způsobené zcizením důležitých dat nebo možností on-line sledovat a vyhodnocovat tiskové objemy v pracovních skupinách či regulovat práva například na tisk plnobarevných dokumentů," dodává Fraňková. Podobně vnímá situaci i Josef Klinger: "I když zabezpečený tisk už 7 let nabízíme, tento požadavek se začíná uplatňovat až nyní," požadavky na rozúčtování nákladů na daném zařízení pak mohou být řešeny už na úrovni standardně dodávaného softwaru. Podle Lucie Titkové zákazníci ze segmentu SMB stále častěji požadují obdobná tisková řešení jako velké podniky: "Jedná se především o zabezpečení tisku na sdílených tiskárnách, sledování množství tisku jednotlivými uživateli a skupinami uživatelů, případně zamezení barevného tisku pro část zaměstnanců." Vše může být navíc integrováno se stávajícím systémem zaměstnaneckých ID karet, jak dodává Titková. Dušan Novotný zdůrazňuje, že právě s přechodem na síťové tiskárny musí firmy řešit to, aby citlivé dokumenty jako například výplatní pásky, hodnocení zaměstnanců nebo kontrakty nebyly dostupné komukoliv, pokud byly odeslány na sdílenou tiskárnu." Petr Kacíř míní, že vedle bezpečnosti citlivých dat jde také o to, aby nedocházelo ke ztrátě či promíchání dokumentů v případě, že tiskne více uživatelů najednou. Důsledné rozúčtování nákladů na tisk a kopírování pak dnes často probíhá až na úroveň jednotlivce. Kacíř dodává, že přístup k užívání multifunkcí je možný pouze pomocí čipového, kartového nebo biometrického ověření. "Každý uživatel může být členem jedné nebo více skupin a zároveň je členem jednoho účetního střediska. U uživatele jsou evidovány čísla čipů karet, PIN, ale také tzv. aliasy, které umožňují identifikovat stejného uživatele s různými loginy (např. v SAPu má uživatel login jmeno.prijmeni, ale v AD má prijmeni.jm)."

Pohled z druhé strany

Vedle dodavatelů tiskáren a originálního spotřebního materiálu jsme oslovili také jednoho z nejvýznamnějších dodavatelů recyklovaných náplní a alternativního spotřebního materiálu. Podle Petra Poustky, obchodního ředitele ze společnosti Abel, lze na trhu SMB vysledovat různé cesty ke snižování nákladů na tisk. "U malých firem jde o hledání levných tiskáren a spotřebního materiálu, středně velké společnosti již přemýšlí o převedení správy tiskového parku na externí dodavatele. A to nejen v oblasti servisní péče, ale mnohdy i komplexního outsourcingu." Poustka ale upozorňuje, že firmy by se měly zamyslet, co od služeb v oblasti tisku očekávají - zda pěněžní úsporu, lepší využití zaměstnanců nebo větší kontrolu nad firemními dokumenty. "Naši zákazníci preferují v 95 % případů přímou, okamžitou a lehce vyčíslitelnou úsporu ve formě výrazně nižší ceny alternativního spotřebního materiálu nebo renovovaných kazet." Outsourcing je podle Poustky typický spíše u zákazníků s velkým počtem uživatelů v rámci snahy snížit celkové náklady na správu IT. "Segment středních firem - a těch je většina - bude mít dle mého názoru tiskový hardware i nadále ve svém majetku, protože jde o jen těžko vratný krok a firmy neumějí obvykle ani vyhodnotit výhodu a dopad outsourcingu na svou ekonomiku," uzavírá Poustka.