Začněme od začátku, respektive od zákona
Elektronické a papírové faktury, respektive elektronické a listinné daňové doklady byly v České republice zrovnoprávněny od 1. ledna 2013, kdy vešla v platnost novela měnící zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty (dále jen „zákon o DPH“). Bez ohledu na skutečnost, zda jde o daňový doklad vystavený v listinné nebo elektronické podobě, musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost původu (musí být prokazatelné, kdo doklad vystavil), neporušenost obsahu (musí být prokazatelné, že v dokladu nebyly provedeny změny) a jeho čitelnost (musí být možné seznámit se s obsahem dokladu buď vizuálně – u listinné podoby nebo zobrazením - u elektronické formy). Při odeslání faktury mailem nelze garantovat bezpečný přenos dat. Z tohoto důvodu není možné zaručit ani věrohodnost původu, ani neporušenost obsahu daňového dokladu. Tyto nezbytné zákonné náležitosti je v takovém případě potřeba ošetřit jiným vhodným kontrolním mechanismem tak, aby byla vytvořena dostatečně průkazná „auditní stopa“ vytvářející vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním.
Nevýhody zasílání faktur v PDF e-mailem versus elektronická fakturace
Fakturu lze zaslat jako přílohu e-mailu ve formátu PDF, jedná se o běžný postup mnoha firem. Elektronická fakturace to ale není. O elektronické fakturaci můžeme hovořit tehdy, pokud je zajištěno další automatizované zpracování daňového dokladu. V případě PDF v e-mailu jde pouze o zaslání “normální“ faktury elektronicky s tím, že odběratel si ji následně vytiskne. Výhoda takového postupu je pouze na straně výstavce. Příjemci naopak vznikají se zpracováním faktury v PDF nemalé náklady. Předně, daňový doklad v PDF je v podstatě pouze obrázek, který je nutné přepsat do interního účetního systému. V případě, že odběratel pracuje s tisícovkami faktur měsíčně, je taková činnost náročná co do lidských kapacit, tak i časově. Naproti tomu faktury zaslané v datové formě umožňující automatické načtení do systému, tj. ve formátech ISDOC, EDI nebo XML, zajistí protistraně jejich rychlé zpracování. Navíc nelze opominout, že s využitím EDI (Electronic Data Interchange, elektronické výměny dat) je zachována věrohodnost původu daňového dokladu a neporušenost jeho obsahu. O zajištění doručitelnosti, resp. prokázání, že se tak stalo, se „starají“ přímo k tomu určené mechanismy EDI.
Elektronická fakturace rovná se úspora
S EDI je zajištěno automatizované potvrzování zpráv o doručení faktur. Odpadá i manuální kontrola obsahu dokladů, případné vracení na opravu dodavateli či zdržení proplacení faktury kvůli lidské chybě. Standardní náklady na jednu papírovou fakturu od vystavení výstavcem po zpracování příjemcem činí v průměru 50 Kč (práce účetní, poštovné, balné, papír, tisk). Zavedení do systému protistrany trvá 2 - 3 dny od odeslání faktury. Díky e-fakturaci je celý proces řádově zkrácen na desítky minut a cena se pohybuje v propočtu kolem 5 Kč, podle počtu dokladů. Kromě značné úspory nákladů přináší elektronická výměna dat (EDI) výhodu v podobě ušetřeného času zaměstnance finančního oddělení, který se tak může věnovat důležitějším a odbornějším prvkům své práce.
I přes nesporné výhody elektronické výměny dat patří České republika k zemím v této oblasti málo edukovaným a EDI teprve začíná poznávat. Ale trend se nicméně dle dostupných statistik každoročně zlepšuje a české společnosti přichází oprávněně EDI na chuť.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU