ECM systémy jsou komplexním celkem, který obsahuje řadu modulů. Není tedy snadné vybrat správnou kombinaci licencí, které pokryjí naše potřeby. Vyšší pořizovací cena pak navozuje dojem, že máme nákupem těchto licencí vlastně všechno vyřešeno. Překvapující jsou také často implementační nároky vybraného řešení. Je potřeba si uvědomit, že tyto systémy jsou stále pouze platformou, která je určena pro specifickou úpravu v rámci daného projektu na základě identifikovaných potřeb zákazníka.
Nicméně výhody pořízení ECM řešení značně převažují – první z nich je jistě již zmíněná robustnost. Určitě se vám nestane, že tři měsíce po spuštění dojde systému „dech“ a práce v něm bude zdlouhavá a únavná. A pokud ano, pak existuje několik cest, jak jednoduchým způsobem zvednout výkon a pokračovat dále. Další výhodou je široká otevřenost. Prakticky všechny ECM systémy jsou vyvíjeny jako platforma, kterou je potřeba upravovat podle zákaznických požadavků. To zahrnuje možnost kompletní změny funkčnosti, přidání nové, která dosud nebyla součástí řešení, nebo úpravy uživatelského rozhraní. V neposlední řadě je velkou výhodou široká komunita, která se kolem těchto systémů tvoří.
Třetí, zásadní výhodou je podpora legislativních norem – poslední tři roky můžeme sledovat doslova revoluci v oblasti práce s elektronickými dokumenty a rozvoji různých elektronických systémů. Dnes prakticky každý IS/ERP pracuje s dokumenty, a je tedy potřeba se o ně správně starat. Nepochybně správným místem pro ukládání je právě ECM řešení. Přesněji ECM systémy, které splňují normy MoReq a pracují s elektronickými podpisy a časovými razítky.
Čtvrtou výhodou je bohatá funkcionalita. Pokud opomeneme standardní věci, jako jsou hromadné ukládání, fulltextové vyhledávání, možnosti náhledu, jednoduché workflow a další, poskytují ECM systémy i další zajímavé možnosti, například:
Konverze formátů – Jelikož se většina dokumentů používá pouze pro čtení, je nanejvýš vhodné provést konverzi do jednoho formátu, a tento dokument pak distribuovat mezi zaměstnance, zákazníky atp. Nejčastěji jde o převody do formátu PDF/A, kterému nahrává i česká legislativa.
Práce s obrázky a videem – Obecně se schovává tato funkcionalita pod pojmem Digital Asset Management. Jde o tvorbu různých náhledů na obrázky a video, možnosti komentářů, různé spojování nebo podpora streamového přehrávání videa.
Digitalizace a hromadné importy – Plné využití ECM systému se projeví v případě, že systém obsahuje velké množství informací. Pomocí nástrojů na digitalizaci a hromadný import je možné poměrně v krátké době naplnit systém existujícími dokumenty.
Vazba na nástroje Office – ECM systémy se snaží být jakýmsi infrastrukturním prvkem v rámci organizace. Uživatelé tedy využívají známé nástroje. Nejčastěji jde právě o nástroje typu MS Office, Lotus Notes a další. Jejich využití usnadňuje zejména nasazení mezi koncové uživatele.
Web content management – Publikace vloženého obsahu je velmi důležitou součástí. ECM systémy obsahují velké množství dokumentů, nicméně existují množiny dokumentů, které mají specifický význam v rámci organizace a je potřeba je jednoduše a rychle zpřístupnit uživatelům.
Records management – V neposlední řadě je to i records management, tj. kompletní správa dokumentu v jeho životním cyklu, a to zejména archivace a skartace. Tyto systémy se nestarají pouze o elektronické dokumenty, ale umožňují evidenci a správu také listinných dokumentů.
Funkcionalita ECM je velmi široká a je důležité nebát se požadovat i takovou, kterou vám dodavatelé ERP systému nechtějí poskytnout. Jsme teprve na úsvitu ECM nástrojů a dochází k jejich postupnému nasazování a využití v různých organizacích a společnostech, v současné době pak zejména ve státní správě. Nicméně je před námi ještě dlouhá cesta – proto je důležité mít vytvořenou koncepci implementace vybraného ECM řešení, tak aby docházelo k postupnému nasazení zakoupených funkcionalit.
Autor pracuje jako business development manager ve společnosti CCA.
PŘEDPLATNÉ
ČLÁNKY DO MAILU