Jak řídit podnikové IT

Podnikové oddělení IT musí v současnosti nejen nabídnout služby odpovídající potřebám hodnototvorných pro­cesů a celého podnikání, ale především tyto potřeby včas předvídat a poskytovat ostatním oddělením odpovídající podporu. Jeho investice do výpočetních prostředků a služeb musejí být v souladu s prioritami hlavního oboru podnikání, přičemž by měly pružně reagovat na změny v obchodní orientaci. Investice musí být možné posuzovat z hlediska měřitelných přínosů.
Je také nutné, aby IT oddělení umělo využít moderní způsoby snižování nákladů a zvyšování kvality, jako jsou outsourcing výpočetních prostředků a služeb nebo jejich pronájem, dodávky na klíč atd. Neobejde se ani bez efektivní komunikace s obchodními a výrobními odděleními stejně jako s vrcholovým managementem, protože jen tak může pochopit potřeby koncových uživatelů a vysvětlit přínosy využívaných nebo doporučovaných technologií.
K dosažení co nejlepšího stavu řízení podnikového IT je potřeba stanovit jasný a transparentní rámec tohoto řízení vymezený na jedné straně analýzou potřeb uživatelů, na straně druhé rizikovou analýzou řízení celé organizace. Nezbytností je samozřejmě i definice procesů a rolí v organizaci.
Jednou z nejvíce uznávaných metodologií pro řízení IT procesů je IT governance, kterou můžeme definovat jako souhrn vztahů a procesů sloužících k řízení a kontrole nasazení a využití informačních technologií a IT procesů v organizaci za účelem dosažení podnikatelských cílů vytvářením přidané hodnoty při udržování rovnováhy mezi riziky a výnosy. IT governance umožňuje organizaci efektivněji a z hlediska rizik bezpečněji využít prostředky IT, lépe zhodnotit nabízené možnosti a maximalizovat zisky a výhody.

Iterativní proces zavádění
Sladění IT s podnikatelskou strategií je nezbytnou podmínkou pro úspěšné řízení IT i celé organizace. Zdařilé zavedení IT governance vyžaduje, aby vrcholový management zohlednil IT při orientování, vedení, sledování a kontrole činnosti organizace. Způsob, kterým jsou IT využívány v rámci organizace, mají hluboký dopad na realizaci jejích vizí, poslání a strategických cílů.
Implementace IT governance je iterativní proces postupného vylepšování a vyzrávání IT procesů od počátečního stavu, kdy se jednotlivě řeší pouze dílčí problémy, přes kompletaci a následnou automatizaci procesů až k celkové optimalizaci portfolia IT služeb, která vede k co nejlepšímu využití rozpočtu a prostředků pro naplnění cílů celé organizace.
Pokud zkoumáme vztah mezi řízením organizace z hlediska podnikatelské strategie (corporate governance) a řízením podnikového IT a jeho procesů (IT go­ver­nance), můžeme dojít k závěru, že u organizací, které na svém IT životně závisejí, se obě tyto složky vzájemně ovlivňují. Abychom zajistili plnění jejich cílů, je potřeba vytvořit vnitřní procesní metodiku řízení.
Zavádění IT governance v organizaci probíhá v několika fázích a začíná zjištěním, v jakém stadiu vývoje se daná organizace právě nachází. Jednotlivé fáze jsou:
Popsaná (Defined): V této fázi společnost identifikuje a zdokumentuje klíčové komponenty svého IT portfolia a získá hrubou představu o nákladech a přínosech každého prvku. Údaje o jednotlivých projektech (vyčleněné finance, dostupné prostředky atd.) jsou kodifikovány a zaneseny do centrální databáze.
Vedení podnikového IT definuje metody pro vyhodnocování investičních návrhů a přidělování priorit. Zároveň je zaveden centrální management projektů a dozor nad hlavním rozpočtem. Zaměstnanci IT mají zároveň základní představu o finančních metrikách použitých při investičním rozhodování. O projektovém portfoliu se rozhoduje na základě souhrnu připravených a odsouhlasených údajů.
Na této úrovni však chybí jednota dodržování předpisů a norem v rámci celé organizace, vazby na rozpočtové cykly a zpětná vazba umožňující vyhodnocovat aktuální zisky. Společnost nacházející se ve fázi Defined také často postrádá vazbu IT portfolia na podnikovou strategii.
Řízená (Managed): Společnost ve fázi Managed se od předchozí fáze odlišuje standardizovaným procesem správy portfolia IT, který umožňuje objektivní výběr projektů a má přímou vazbu na podnikatelskou strategii. Správa projektových portfolií těchto firem je sledována příslušnými kontrolními procesy. Propočítává se návratnost investic a čistý přínos a tyto údaje slouží vrcholovému managementu k harmonizaci výdajů na IT a celkové strategie firmy. Ve fázi Managed se však tyto rozvahy zpracovávají nárazově, nikoli kontinuálně.
Optimalizovaná (Optimized): Nejpokročilejší týmy pro správu IT jsou schopné uvést svá investiční portfolia plně do souladu s podnikatelskou strategií. V takové společnosti se využívají moderní metriky určené k posouzení hodnoty projektu během celého jeho životního cyklu. Optimalizovaná oddělení IT zvyšují celkovou hodnotu svých investic do IT vyhodnocováním rizik spojených s každým projektem (prodlení, přečerpání rozpočtu, strategické nesrovnalosti, přijetí koncovými uživateli atd.) i rizik spjatých s celým portfoliem (správná kombinace výkonnosti potřebné k rutinnímu chodu podniku a efektivity nutné pro dosažení skokové změny výkonu). Na základě těchto hodnocení běžně zastavují projekty, které nepřinášejí očekávaný výsledek. Analyzují také přínosy investic do projektů, které umožní využití budoucích příležitostí.
Vedení optimalizované společnosti je zvyklé dostávat častou zpětnou vazbu od managementu jednotlivých divizí a od vedoucích pracovníků odpovědných za celopodnikovou strategii. To zajišťuje, že i poté, co dojde k rozhodnutí o investicích, zůstane činnost oddělení IT v souladu s firemní strategií. Top management pak může také snáze upravovat směr dalšího vývoje podle potřeby.

Více v BW 7-8/2004.