Jak na dokumenty

V dnešním světě jsou firmy nuceny řešit řadu problémů se zastaralými metodami uchovávání dokumentů a problémy spojené s omezenou schopností jejich sdílení. Papírový dokument je k dispozici pouze na místě, kde se právě nachází, a elektronický zpravidla leží jako soubor na některém ze sdílených disků.

Papírové a elektronické dokumenty neumožňují systematické budování struktury a procesů, velmi nízká je i možnost jejich zabezpečení.

V rámci obchodních procesů tak dokumenty ve společnosti obíhají zpravidla v papírové podobě, což je v dnešní době již velmi zdlouhavé a neefektivní. Neexistuje možnost zjistit, v jakém stavu se právě dokument nachází, kým už byl odsouhlasen a čí souhlas ještě potřebuje. V případě, že někdo ze schvalovacího řetězce vypadne, je jen velmi složité najít jeho zástupce.
Samostatnou kapitolu pak tvoří archivace dokumentů, která se ve většině případů vůbec neprovádí, a proto hrozí ztráta dat. Pokud již firma zálohování provádí, je zpravidla velmi časově náročné a vyhledávání a přístup k historickým datům je spíše teoretické.

Většinu výše popsaných problémů týkajících se oběhu dokumentů řeší moderní Document Management systémy. Tato řešení umožňují komplexní řízení životního cyklu dokumentů, od jejich pořízení, ukládání a publikování přes archivaci a správu bezpečnosti až po řízení změn dokumenů, jejich vyhledávání a prezentaci.

Komponenty DMS

DMS je vytvořen jako funkční spojení standardních softwarových a hardwarových komponent:
1. Multifunkční tiskárna/tiskárny s kvalitním skenerem a funkcí digital sending
2. Middleware pro zpracování naskenovaných úloh
3. Portál pro prezentaci dat uživatelům
4. Workflow software

Výhodou komponentního uspořádání je to, že si zákazník může jednotlivé komponenty pořizovat samostatně a tedy lépe zvládat celkovou změnu procesů a také lépe rozložit finanční investice do systému.

Multifunkční tiskárna

Multifunkční tiskárna slouží jako vstupní a výstupní brána do DMS. Proto je potřeba požadovat vysokou kvalitu a rozlišení skenovací jednotky. Další nutnou podmínkou, kterou multifunkční tiskárna musí splňovat, je funkce Digital Sending. Tedy funkce skenování a odesílání dokumentů s parametry, které zadá uživatel na ovládácím panelu multifunkční tiskárny (například faktura, hodnota 10 000 Kč). Pro snadnější obsluhu je potřeba vytvořit ovládací prvky přímo na dotykovém panelu (například tlačítka definující skenování faktur nebo skenování dodejek). Uživatelé a správci také velmi ocení jednotné uživatelské rozhraní na různých multifunkčních tiskárnách.

Middleware

Zásadní rozšíření funkčnosti multifunkčních tiskáren vybavených technologií Digital Sending představují middleware aplikace. Tato řešení umožňují integraci papírových dokumentů do Document Management systémů třetích stran. Aplikace je schopná dokumenty pořízené na multifunkční tiskárně poslat přímo do předem určeného místa v DMS.

OCR umožňuje přímý převod skenovaných dokumentů do elektronického textu. Pro hromadné zpracování dokumentů je velmi výhodná podpora čtení jedno i dvourozměrných čárových kódů. Systém podporuje rovněž práci s obrazem.

Portál pro prezentaci dat

Standardizovaná portálová řešení jsou výkonným nástrojem pro sdílení informací. Jejich výhodou je jednotné komunikační rozhraní prostřednictvím standardního webového prohlížeče, verzování dokumentů nebo rezervace přístupu k dokumentům.

Portálová řešení podporují týmovou spolupráci a vytváření seznamů pro rychlé sdílení informací. Důležitá je rovněž možnost vyhledávání nebo automatického zasílání informací o změnách zvoleného obsahu podle zadaných kritérií.

Workflow software

Rozšíření portálového řešení je možné pomocí workflow softwaru.

Některé workflow softwary pracují v grafickém rozhraní, ve kterém umožňují definování schvalovacích procesů s podporou sériových, paralelních a kombinovaných procesů.
Jednotlivé schvalovací procesy jsou navíc podporovány přímými funkcemi pro monitorování, logování a audit všech aktivit realizovaných v rámci schvalovacího procesu a dokumentových úložišť. E-mailové notifikace s možností ukládat k jednotlivým krokům schvalování vlastní komentáře dále významně rozšiřují možnosti sledování oběhu dokumentů.

Zajímavostí pak je možnost obnovení smazaných dokumentů, které v případě smazání nemusejí být obnovovány ze zálohy, ale prostým nahlédnutím do složky smazaných dokumentů a jejich obnovením.

Výhody a shrnutí

Document management systémy se v blízké době stanou běžnou součástí moderních firem. Jejich přínosem je především zlepšení efektivity sdílení informací a snížení objemu práce s papírovými dokumenty.

Autor je Category Manager, Imaging and Printing Division společnosti Hewlett-Packard.