Jak dosáhnout agility IT v digitální éře? Tady je dvanáct tipů

„Jako CIO neustále hledám způsoby, jak se stát agilnějším, a používat IT jako strategický prvek pro odlišení,“ říká Scott duFour, globální CIO ve společnosti Fleetcor pro řešení digitálních plateb. „To přesahuje implementaci agilní metodiky. Jde o průběžné hodnocení toho, jak můžeme naše současné systémy provozovat efektivněji, abychom splnili naše cíle digitální transformace.“

S tím, jak se všechny podniky staly digitálními, stala se každá organizace technologickou organizací. „Strategické cíle organizací jsou stále více závislé na odolných, agilních technologických funkcích, které nejen podporují každodenní operace, ale jsou průkopníkem v oblasti nových inovativních řešení pro zefektivnění zkušeností a umožnění nabídky nových produktů,“ říká Chris Nardecchia, senior vice prezident a hlavní informační a digitální ředitel ve společnosti Rockwell Automation.

„Lídři, kteří si to uvědomují, chtějí postupovat rychle, a to vytváří tlak,“ dodává Nardecchia. „Je ale také důležité si uvědomit, že tlaky, jako je tento, jsou obrovskou příležitostí k přehodnocení strategických cílů IT organizací a realizaci škálovatelné architektury, která se rozšiřuje s rostoucími obchodními potřebami.“

CIO.com hovořil s řadou IT lídrů o jejich zkušenostech s optimalizací IT pro agilitu. Následuje tucet jejich nejlepších tipů, jak se k ní dostat.

Myslete o krok napřed

Hlavní prioritou IT ve společnosti Marco’s Pizza je vývoj vlastní cloudové technologické platformy v době, kdy se digitální objednávky ztrojnásobily. Rick Stanbridge, výkonný viceprezident a CIO Marco’s Pizza, vyzdvihuje důležitost vytvoření technologické základny schopné začlenit nové funkce, aby si udržela náskok před konkurencí.

„Umístěním vlastních dat prostřednictvím nového systému správy objednávek můžeme nyní i v budoucnu umožnit nejrůznější aplikace,“ říká Stanbridge. „Budeme schopni být flexibilní a připojovat další technologické funkce pro zákazníky, jakmile budou k dispozici, jako je objednávání od virtuálních asistentů, vzdálené objednávání z kiosků, přesné doručení pomocí GPS, okamžité objednávání přes sociální média a integrace automobilových aplikací.“

Vyvažte kontrolu a agilitu

Obory podnikání, které hledají agilitu tváří v tvář přísným požadavkům na IT, se tradičně obracely ke „stínovému IT“ – investicím do technologií, které IT výslovně neschvaluje a které jsou placeny obchodními jednotkami podle jejich potřeb. Ve snaze podpořit obchodní cíle a znovu prosadit určitou kontrolu se vedoucí IT snaží rovnici stínového IT znovu vyvážit.

Například IT organizace v Ricoh USA sice nepodporuje stínové IT, ale také nevyžaduje, aby zaměstnanci zasílali každý požadavek do IT, pokud je to něco, co mohou spravovat sami.

„Ano, politika a kontroly musí existovat, ale musíte také přijmout smysl pro flexibilitu, abyste umožnili agilitu,“ říká Bob Lamendola, senior viceprezident pro technologie společnosti Ricoh USA a vedoucí centra digitálních služeb. „Podle definice nemůžete být agilní vynucováním nadměrné struktury. Zejména u hybridní pracovní síly vede snaha mít vše pod kontrolou k letargii a může vyvolat dojem, že omezujete fungování podniku. To je ten bod, v němž musíme odložit naše IT klobouky stranou a uznat, že rozhodovat a vést IT organizaci je umění.“

Snižte složitost pomocí automatizace

Nardecchia z Rockwellu a další IT lídři jsou oddanými zastánci automatizace jako prostředku pro dosažení agility.

„Implementace inteligentní automatizace procesů zvyšuje kvalitu výsledků, činí organizaci svižnou a rychle dosažitelnou pro měnící se dynamiku podnikání,“ říká Nardecchia.

Ve společnosti Voya Financial oddělení IT vždy vyhodnocuje obchodní procesy a hledá způsoby, jak implementovat přímé zpracování pomocí funkcí, jako je zpracování přirozeného jazyka, optické rozpoznávání znaků, AI a automatizace s nízkým kódem. Nedávný projekt RPA ve Voya úspěšně zkrátil dobu procesu výpočtu daně o 80 %, čímž se snížilo riziko lidské chyby.

Pište pro CIO Business World

Máte dobré nápady, máte co říct? Chcete se podělit o své znalosti se čtenáři CIO BW?

Je tu ideální příležitost. V redakci neustále hledáme externí autory, kteří rozšíří náš záběr. Nabízíme možnost publikací zajímavých článků nejen na webu, ale také v našem tištěném magazínu. Pokud máte zájem, ozvěte se šéfredaktorovi na e-mail: radan.dolejs@iinfo.cz

Interní centrum excelence Blue Prism se zaměřuje na automatizaci co největšího množství práce a posun směrem k samoobsluze. „Velká část IT práce se opakuje. Práce, která se neopakuje, se mění pozoruhodným tempem,“ říká Jon Walden, technický ředitel Blue Prism pro Ameriku. „Pro můj tým je rozhodující se dívat na práci, kterou je třeba dokončit. Dalším krokem je často to, jak lze tuto práci omezit nebo automatizovat. Tato kapacita nejen zvyšuje agilitu, ale obecně také problémy s udržením zaměstnanců.“

Zatraktivněte pracoviště pro IT profesionály

Talent je dalším klíčem k agilitě, říkají IT lídři, což znamená, že najímání a udržení IT profesionálů je pro efektivitu a transformační úsilí v rámci celé organizace naprosto nezbytné.

„Bez jejich dostatečného množství bude těžké dosáhnout agility,“ říká DuFour ze společnosti Fleetcor. „Nabídněte flexibilní pracovní podmínky. Poskytněte jim školení, aby mohli zlepšit své dovednosti a zároveň vyhovět vašim měnícím se potřebám.“

Co se týče IT talentů, doporučuje DuFour také rozhazovat širší síť. „Mnoho společností je moudrých v tom, že nehledí jen na odborníky v oblasti IT se čtyřletým vzděláním,“ říká. „Proč se nepodívat i na potenciální zaměstnance, kteří mají certifikace související s IT, přidružený titul z vysoké školy komunity nebo jiné související dovednosti, aby v oblasti IT mohli vykonávat určité úlohy?“

Zvažte decentralizaci

Jako mnoho organizací, i Voya Financial konsolidovala své technologické operace v rámci své transformace, vytvořila společné procesy, sdílené znalosti a silnou lavičku talentů.

„Tento model však vytvořil funkčnější sila, předávání procesů a provozní složitost,“ vysvětluje Keshavan. Počátkem roku 2021 tedy IT skupiny Voya začaly přecházet zpět na decentralizovaný model, sjednocovaly hodnotové toky a přibližovaly spolupráci sdílených služeb, aby se snížilo zpoždění a složitost procesů.

Ukliďte technologické prostředí

„Pokud je vaše technologická sada efektivní, snadno přístupná a snadno použitelná, mohou vaši zaměstnanci rychle a hladce reagovat na potřeby podniku nebo zákazníků,“ říká duFour z Fleetcor.

Klíčem k tomu je racionalizací portfolia IT zvládnout rozšiřování aplikací. Cesta zjednodušování společnosti Voya Financial začala s takovým úsilím, procesem, který snížil její aplikační stopu o 17 procent a počet technologických nástrojů o jednu čtvrtinu. Práce pokračují v rámci její snahy o migraci do cloudu.

„Tato praxe vštěpuje standardy a disciplínu, které pouze pomohou zajistit, aby naše prostředí zůstalo přehledné a moderní po dlouhou dobu,“ říká Keshavan. Výsledkem je, že IT skupina je rychlejší a flexibilnější a nedávno nasadila pět nových cloudových služeb pro vývojáře datové vědy a analytiky, které mohou použít do čtyř hodin – což by v minulosti trvalo nasazení mezifunkčnímu IT týmu několik týdnů.

U Snow Software bylo také cenné omezení rozšiřování aplikací. „Společnosti a týmy často investují do aplikací s podobnými účely,“ říká Alastair Pooley, CIO Snow Software. „Omezením sady používaných aplikací a omezením překrývání můžeme zaměstnancům pomoci efektivněji se orientovat v práci.“ To vyžaduje viditelnost napříč technologickými aktivy. „Toto je výzva číslo jedna většiny organizací,“ říká Pooley. „Nemůžete zlepšit něco, o čem nevíte, že to máte.“

Přečtěte si také:

Přihlaste se do soutěže o nejlepší případovou studii roku 2022

Zvažte „high-low“ strategii

Od IT organizace ve společnosti Databricks se očekává, že bude řídit škálování společnosti a zároveň urychlí poskytování služeb. „Žijeme ve světě nestálosti, nejistoty, složitosti a nejednoznačnosti a to, jak dobře se naše týmy dokážou přizpůsobit tomuto neustále se měnícímu prostředí, je tím největším určujícím faktorem úspěchu,“ říká CIO Databricks Naveen Zutshi.

Zutshi nedávno implementoval „high-low“ strategii IT, aby dosáhl lepšího zaměření a větší agilnosti. „Zaměřujeme se na několik transformačních priorit, které mají vysokou hodnotu na úrovni společnosti a zahrnují složité iniciativy. To jsou ty velké stavební kameny a ty běží souběžně s velkým počtem priorit IT s nízkým úsilím/vysokou hodnotou, které jsou jak funkčně zaměřené, tak prioritní,“ říká Zutshi.

„Tato strategie nám umožňuje pracovat na řešení pro společnost komplikovaných věcí, které před dodáním zaberou několik čtvrtletí, a zároveň zajistit, aby IT mělo kapacitu soustředit se na poskytování hodnoty podle podnikových funkcí s vyšší úrovní volitelnosti změn,“ říká a dodává, že posun snížil úzká místa a zvýšil zapojení podniku.

Budujte samoobsluhu

Přestože Boomi pro výjimky udržuje tradiční service desk, IT organizace se zaměřuje na vytváření nástrojů s ohledem na samoobsluhu.

Neil Kole, CIO ve společnosti Boomi, která přebudovala svou IT organizaci poté, co byla vyčleněna z Dell Technologies, zdůrazňuje význam samoobsluhy pro organizace, které hledají agilitu.

„Replikace struktury IT společnosti Dell, která je navržena pro 170 000 lidí, nebyla správnou odpovědí,“ říká Kole. „Boomi je rychle se rozvíjející společnost zrozená v cloudu, a takové by mělo být i IT oddělení Boomi.“

Přečtěte si také:

Pětice výzev zabezpečení budoucnosti

Přesto Boomi říká, že zatímco tlak na agilitu IT přichází zevnitř, IT oddělení společnosti Boomi se musí zaměřit také na bezpečnostní a provozní dokonalost. „Vyvážení těchto atributů je náročný úkol, ale naší vstupenkou k úspěchu bylo naše laserové zaměření na cloud,“ říká Kole. „Už žádná starší řešení, která vyžadují velké týmy a rozpočty. Ústředním bodem všech řešení, která navrhujeme a implementujeme, je agilita.“

Posilujte a odměňujte

Vedoucí IT musí uznat, že být agilní a zůstat agilní jsou různé věci, říká Keshavan z Voya Financial.

„Největší výzvou je udržet efektivní a zjednodušené prostředí,“ říká. „To vyžaduje neustálou, proaktivní komunikaci a posilování takového chování v celé společnosti.“ Obzvláště vzhledem k neustálému tlaku na zavedení další „lesknoucí se“ technologie. „Při nesprávném řízení můžete snížit počet aplikací v jedné oblasti a přidat tři další do jiné oblasti,“ varuje Keshavan.

Sdělovat hodnotu jednoduchosti a agility včas a často je klíčové. „Je důležité vytvořit koalici zastánců napříč společností se společným porozuměním a sdílenými cíli, abychom posílili mnoho výhod agilního prostředí,“ říká Keshavan. „[Tito zastánci] pouze nepomůžou vytvořit kulturu jednoduchosti; stanou se také vysoce ceněnou sítí jednotlivců připravených pro včasnou identifikaci potenciální složitosti přidané do operačního systému společnosti.

Ovládněte data

Globální komerční realitní společnost Avison Young se rozrostla akvizicemi – a „cestou“ nashromáždila velká a rozptýlená technologická aktiva. Výsledná datová sila mařila agilitu. Konsolidace těchto systémů byla důležitým prvním krokem k tomu, aby podnik mohl rychleji analyzovat data a poskytovat informace klientům.

„Dnes může tým strávit 80 % svého času poskytováním přehledů a analýz a pouze 20 % času získáváním dat,“ říká Mike Hart, CIO společnosti Avison Young. „Prostřednictvím kombinace našeho úsilí o konsolidaci naší technologie a kritické iniciativy v oblasti správy kmenových dat jsme byli schopni využít pasivních dat ke zvýšení viditelnosti naší současné činnosti – což pak využíváme k poskytování vynikajících zkušeností zaměstnanců a zákazníků.“

Ujasněte si priority IT

Zajištění, aby byly klíčové priority IT jasné všem, je zásadní pro dosažení agility při realizaci obchodních cílů, říká duFour ze společnosti Fleetcor.

Přečtěte si také:

Tři opakované konzultační chyby s externím poradcem

To v roce 2021 pro IT oddělení Fleetcoru znamenalo sledování čtyř klíčových oblastí: vytvoření jednotného zákaznického zážitku pomocí architektury stylu „sestavit jednou a spustit kdekoli“; vytvoření více integrací API pro rychlejší umožnění příležitostí k tržbám; modernizace základních systémů pomocí cloudu; a zlepšování datových služeb pomocí standardizovaných procesů a schopností strojového učení. IT bylo schopno implementovat cloudové API a datovou architekturu, která umožňuje ubytovacímu byznysu Fleetcoru integrovat více zdrojů dat.

„Proces přenesení dat do firmy, jejich integrace a vyčištění by obvykle zabral až 18 měsíců, ale s využitím cloudu a architektury API to zvládneme během několika týdnů,“ říká duFour.

Definujte koncový stav

Každodenní požadavky na IT mohou příliš často způsobit, že IT oddělení odkládají transformační práci. Ale dělat to znamená vykopávat jámu, která se postupem času stává stále hlubší a je stále obtížnější se z ní vylézt. Namísto toho je třeba na transformaci pohlížet jako na pokračující, opakující se proces, který je třeba udržovat. Zde je klíčové mít vizi – a neustále k ní IT směřovat.

„Nejprve definujte svůj koncový stav a pak zjistěte, jak se tam dostat,“ říká Kole ze společnosti Boomi. „Potom sestavte plán, který čtvrtletí za čtvrtletím přinese významnou a smysluplnou transformaci.“

Stanley Huang, spoluzakladatel a technický ředitel společnosti Moxo, souhlasí s tím, že je důležité plánovat zlepšení agility s ohledem na to, jak se může vyvíjet podnikání. „Hluboce analyzujte současnou situaci svého podnikání z různých úhlů pohledu, včetně toho, jak zefektivnění snah IT ovlivní model služeb, strukturu týmu, možnosti realizace a situaci udržení zákazníků. Odtud je důležité analyzovat, která strategie pro zefektivnění IT je pro obchodní potřeby nejvhodnější,“ říká Huang, který dohlížel na automatizaci všech pracovních postupů od začleňování zaměstnanců až po služby zákazníkům.