IT: Zlevnit a zefektivnit!

Rok 2020 začal pro manažery IT s pozitivním výhledem, kdy většina CIO dotázaných v průzkumech očekávala navýšení rozpočtu oproti předchozímu roku. Dnes se mnozí připravují na naprostý opak – COVID-19, hospodářské zpomalení a stoupající hrozba globální recese dopadají na hospodaření podniků. V důsledku toho se očekává krácení rozpočtů na IT.

Řada firem loni na jaře zveřejnila údaje, které ukazují, že většinu IT manažerů čeká snižování výdajů. Například podle výzkumné společnosti Forrester by mohlo ještě letos dojít ke krácení rozpočtů v průměru o 5 %. To považuje za optimistický scénář. IDC předpovídá 5,1% pokles celosvětových výdajů na IT. A společnost Dresner Advisory Services zjistila, že pandemie má dopad na IT rozpočty nebo projekty u 60 % respondentů.

Ačkoli IT manažeři v minulosti již mnohokrát museli za méně peněz odvést lepší výsledky, ocitají se dnes opět pod tlakem na provozní úspory. Avšak vzhledem ke stoupající důležitosti IT pro obchodní činnost a udržení pozice firmy na trhu musí CIO šetřit, aniž krátí finance na projekty, které mají jednoznačný obchodní přínos. To znamená, že musejí být kreativní a myslet strategicky. Nemohou jednoduše všechny položky snížit o určité procento, aby nezbrzdili probíhající digitalizaci. Cílem tedy je dosáhnout nejvyššího možného užitku a kvality s co nejmenšími prostředky.

Kriticky zhodnoťte zavedené systémy

První z možných opatření spočívá v soustředění pozornosti na podporu obchodních potřeb a tvorby zisku a upozadění potřeb administrativních a podpůrných složek podniku. V oblastech s vysokou prioritou je potom variantou hledat možnosti zvýšení efektivity u dosavadních IT prostředků. Na základě ekonomické rozvahy se může ukázat, že se vyplatí nahradit starší, na provoz nákladné a na správu náročné systémy řešením novým.

Například společnost Polaris Transport Group uskutečnila analýzu nákladů na svůj software pro týmovou spolupráci a zjistila, že tým IT podpory měsíčně v průměru vyřizuje přibližně 600 požadavků od uživatelů při nákladech zhruba 50 dolarů za hodinu. Ačkoli původní systém ve své době představoval špičku na trhu, dnes je jedním z mnoha. Firma tedy změnila dodavatele, a i se započtením nákladů na pořízení nového systému a školení zaměstnanců dosáhla úspor. Počet požadavků na podporu poklesl téměř na nulu a systém se ukazuje jako celkově výkonnější.

Najměte profesionály na správu smluv s dodavateli

Další oblastí, kde lze hledat úspory, jsou staré smlouvy s dodavateli. Mnohdy je totiž možné vyjednat nejen snížení ceny, ale také vyšší plnění či lepší kvalitu služeb. Podle konzervativních odhadů představují výdaje na externí dodavatele 60 až 70 % rozpočtu na IT a dnešní trendy přechodu na služby a pronájem nenasvědčují tomu, že by se podíl měl do budoucna snižovat, spíše naopak.

Zdravotnická společnost Ascension založila v rámci IT oddělení celou novou jednotku sestavenou z odborníků na smluvní vztahy a vyjednávání, která se zabývala pouze vztahy s dodavateli. Během prvního roku její tým vyjednal nové parametry u více než 200 smluv. To vedlo nejen ke snížení nákladů, ale i ke zlepšení jiných podmínek, přičemž dosažené úspory výrazně přesáhly náklady na provoz nové jednotky.

 Zbavte se projektů s nejistým přínosem

Po letech, kdy docházelo k navyšování rozpočtů a vedení IT mělo volnou ruku k experimentům a zkoumání nejnovějších technologií, je nyní nutné se zaměřit na technologie a projekty, u nichž jsou jednoznačně zřejmé přínosy. Investice by tedy neměly v takové míře směřovat do neověřených novinek s nejistým výsledkem. To samozřejmě neznamená konec inovací. Měly by se ale zaměřit na technologie, které budou mít prokazatelný přínos v krátkodobém až střednědobém horizontu.

Zároveň je potřeba ukončit či pozastavit projekty, které sice mají potenciál, ale nepřinášejí očekávané výsledky. V době prosperity bylo možné si dovolit do určité míry riskovat, ale dnes je nutné věnovat finanční, materiální a lidské zdroje na projekty s jistým užitkem.

Automatizujte provoz IT

Většina firem automatizuje, aby urychlila provozní činnosti, uvolnila ruce zaměstnancům od repetitivních úkonů a minimalizovala chybovost. Technologie jako robotická automatizace procesů (RPA) spolu se strojovým učením a umělou inteligencí mají prokazatelný potenciál snížit náklady.

Týká se to však nejen obchodní a administrativní činnosti, ale také IT. Tam může automatizace přispět k zefektivnění provozu a omezení výpadků, stejně jako k urychlení, zlevnění a zvýšení kapacity uživatelské podpory, kde se uplatní zejména konverzační roboty.

Zdaleka ne všechny firmy si možné přínosy těchto technologií uvědomují. Podle výzkumu společnosti Flexera zaměřeného na priority CIO v roce 2020 necelé tři čtvrtiny dotázaných plánují zavést AI a strojové učení a pouhých 
58 % plánuje letos implementovat RPA. Automatizace přitom často propojuje byznys a IT a přináší úspory na obou stranách.

Pokračujte v cestě ke cloudu

Podnikové výdaje na cloud neustále stoupají. Podle výzkumu společnosti Flexera u 20 % respondentů překročí 12 milionů dolarů ročně a u 74 % přesahují 1,2 milionu dolarů ročně. Loni tato čísla uvádělo 13 %, respektive 50 % dotázaných. Experti upozorňují, že nárůst je potřeba považovat nikoli za zvýšené výdaje, ale za investice, které přinesou vyšší efektivitu a užitek jak IT oddělení, tak celému podniku.

Přechod na cloud má řadu aspektů, které je nutné pečlivě zvážit. Ačkoli 
může znamenat zvýšení nákladů, na druhé straně zbavuje IT činností s nízkou přidanou hodnotou a umožňuje mu zaměřit se na strategičtější aktivity přínosné pro obchodní činnost. Hodnotu má i lepší zajištění kontinuity provozu, omezení výpadků a odstávek, zvýšení kvality služeb a v dnešní době zejména také dostupnost systémů odkudkoli.

Stanovte si úspornost jako trvalý cíl

Podniky vlivem pandemie přecházejí do režimu všeobecného snižování nákladů a odborníci předpovídají, že krácení rozpočtů se bude týkat manažerů ve všech funkcích. Progresivně smýšlející CIO by však měli zefektivňování a zeštíhlování brát nikoli jako jednorázovou záležitost, ale jako celkový přístup. Tedy ne jako projekt, ale jako proces neustálého vyhodnocování, zda lidé, procesy a technologie, které slouží podnikovému IT, jsou optimálně nastavené a fungují maximálně efektivně.