IT strategie a projektové řízení

Strategie v oblasti informačních technologií by měla úzce navazovat na podnikové záměry a být konzistentní s dalšími články celkové firemní strategie. Přitom je vhodné formalizovat projekty, jejichž cílem je právě dosažení jednotlivých částí a cílů celkové informační strategie, a při jejich realizaci pak důsledně uplatňovat principy projektového řízení.

Prvním krokem při realizaci takového projektu je stanovení jeho cíle, pak následuje rozhodnutí, zda projekt bude realizován vlastními silami, nebo dodavatelsky. Pro toto rozhodnutí lze využít tzv. „Make or buy analysis“, která je vlastně formou běžné manažerské techniky zvažování výhod a nevýhod.

Dalším krokem je definování a vyjasnění předmětu dodávky. Obecně čím přesnější a detailnější je zadání, tím je to lepší pro obě strany. Na začátku projektu je však jen zřídka znám popis cílového řešení, obvykle se popisuje funkcionalita nebo účel řešení. Ten právě úzce souvisí s obchodním záměrem, který implementace projektu podporuje v rámci IT strategického plánu. Detailní popis cílového řešení může být předmětem 1. etapy dodávky nebo samostatného projektu, a ten pak slouží jako předmět dodávky následujícího realizačního projektu.

Dobré zadání...

Obecně lze říci, že dobré je takové zadání a specifikace předmětu dodávky, kterému obě strany rozumějí stejně. V případě, že se během dodávky mění požadavek na rozsah nebo funkcionalitu řešení, je třeba důsledně uplatnit mechanismus změnového řízení, které umožní transparentně uplatnit důsledky požadované změny na shora uvedené základní parametry projektu (čas, kvalita, náklady). Vždy je však třeba vycházet z analýzy potřeb a cílů, až následně lze vybrat technologie a aplikace, které budou dodány. Při volbě konkrétního řešení je třeba vždy uvažovat jak přidanou hodnotu, kterou přinese svou implementací, tak návratnost investic v dlouhodobém horizontu. Také není zanedbatelná otázka ochrany investic již vynaložených před zahájením daného projektu.

Plán a realizace

Dříve, než je zahájena samotná realizace projektu, je třeba mít v ruce projektový plán. Je to formální dokument, schválený zástupci dodavatele a klienta, podle něhož je celý projekt řízen a kontrolován jeho postup. V takovém projektovém plánu nesmí chybět zmíněná definice rozsahu dodávky, dále pak odhady nákladů, časový harmonogram, jmenování projektového týmu a pokud možno také základní principy projektového řízení, které budou při řízení projektu uplatněny (tzv. projektová metodika).

Je dobré v plánu zachytit předpoklady, z nichž projektový tým při implementaci vychází, a otevřené problémy a chybějící rozhodnutí, která je třeba řešit. Zde se poprvé objeví přehled známých rizik a plán jejich eliminace či zmírnění jejich negativních důsledků. V dobrém projektovém plánu jsou také definovány parametry kvality dodávky a způsob jejich vyhodnocování.
Během řízení dodávky je optimální, pokud obě strany podle předem stanoveného harmonogramu vyhodnocují dosahování postupných milníků v projektu. Tato pravidla postupného plnění a akceptace jsou dobrým předpokladem pro vyvarování se nepříjemných překvapení na konci projektu.

Hodnocení úspěchu IT projektů nezůstává dnes omezeno na klasické vyhodnocení, zda byl projekt dodán včas, v daném rozsahu a rozpočtu a v potřebné kvalitě. Na konci každého projektu je na místě otázka, zda projekt splnil ty cíle, pro které se stal součástí IT strategie firmy, zda podpořil očekávané obchodní záměry firmy. Proto roste poptávka po službách dodavatelů schopných spojit vysoké technologické znalosti se strategickým poradenstvím, po dodavatelích, kteří v rámci dodávek projektů jsou schopni z pozice důvěryhodného partnera pomáhat při rozvoji a implementaci obchodních cílů klienta.


Autorka je ředitelkou projektové kanceláře HP.